Une carte d'entreprise ne doit jamais être utilisée pour des dépenses personnelles, et encore moins pour la création d'une note de frais. Si cela se produit, Perk peut vous aider à garantir une gestion correcte.
Si une transaction résulte d'une dépense personnelle réglée avec une carte d'entreprise, vous pouvez la marquer comme dépense privée afin de garantir un enregistrement correct dans votre système ERP.
Pour ce faire :
- Allez dans Finance > Révision > Transactions par carte , onglet Transactions par carte .
- Trouvez la transaction que vous souhaitez marquer comme dépense privée et ouvrez-la.
- Sélectionnez Marquer comme dépense privée .
- Perk ouvre une nouvelle dépense sans justificatif dans la catégorie « Dépenses privées ». Cliquez sur Soumettre pour continuer.
- La transaction est rechargée et son statut passe à Correspondance .
: Si la transaction a déjà été appariée, vous devez annuler l’appariement avant de continuer. Sélectionnez ensuite la transaction à nouveau ; plusieurs actions s’afficheront en haut de l’écran.
: administrateur de votre compte doit avoir configuré une catégorie de dépenses spécifique pour traiter ces transactions. Sinon, vous ne pouvez pas les marquer comme privées.
Vous pouvez désormais exporter la transaction sans avoir besoin d'un justificatif de dépenses correspondant.
Une fois la transaction exportée, son montant est versé sur le compte de la carte pour couvrir les frais. Le mode de facturation au titulaire de la carte dépend de vos politiques et de votre configuration ; généralement, le montant de la transaction est déduit du compte de l’employé et apparaît sur son bulletin de paie.