La suppression de transactions engendre des pertes de données, des confusions et un travail fastidieux pour restaurer les informations perdues. De plus, ces transactions ne seront plus disponibles à des fins d'audit et de reporting.
Pour les intégrations de cartes tierces, il est impossible de supprimer les transactions une fois importées dans Perk. Si une transaction a été importée par erreur, vous pouvez l'archiver.
Remarque : Vous ne pouvez pas archiver les transactions de la carte Perk, uniquement celles provenant d’intégrations de cartes tierces. Si vous constatez une transaction erronée qui ne devrait pas être affichée, veuillez nous contacter. soutien.
Lorsqu'une transaction est archivée, elle est masquée aux personnes qui l'ont soumise, aux approbateurs, aux administrateurs de cartes et aux gestionnaires de dépenses de voyage, aussi bien dans l'application web que dans l'application mobile.
Les transactions archivées ne peuvent pas être :
- Appariement manuel ou automatique
- Marqué comme privé
- Soumis pour approbation
- Exporté
- Modifié de quelque manière que ce soit
Les transactions archivées sont affichées dans Finance > Révision > Transactions par carte avec le statut Archivées.
Vous pouvez désarchiver les transactions directement depuis Transactions par carte ou depuis Finance > Révision > Recherche, si nécessaire. Les transactions archivées sont également affichées dans la vue Analyse avec le statut Archivées.
Archivage d'une transaction par carte
Une transaction doit être non appariée (c'est-à-dire non associée à une dépense spécifique) pour être archivée.
Pour archiver des transactions, allez dans Finance > Révision > Transactions par carte et dans l'onglet Transactions par carte, choisissez la transaction que vous souhaitez archiver en cochant la case correspondante.
Cliquez sur Archiver pour archiver la transaction ou appuyez sur l'icône d'archivage à droite de la transaction.
Une fois archivée, un message de confirmation apparaît indiquant que la transaction a été archivée et qu'elle doit être désarchivée avant de pouvoir être associée à une dépense.
L'action d'archivage est consignée dans l'historique de la transaction à des fins de traçabilité :
La transaction est désormais masquée pour les personnes l'ayant soumise, les approbateurs, les administrateurs de cartes et les gestionnaires de dépenses de voyage. En tant que vérificateur financier, vous pouvez toujours consulter les transactions archivées dans la vue Finance > Vérification > Transactions par carte ou dans la vue Recherche.
Déarchivage des transactions par carte
Si la transaction a été archivée par erreur, elle peut être récupérée pour être réutilisée en cliquant sur Désarchiver directement dans la transaction ou sur l'icône de désarchivage depuis la vue Transaction par carte.
Le statut de la transaction est rétabli à Non associée, la rendant visible à tous les utilisateurs dans l'historique des transactions par carte. Elle peut désormais être associée à une dépense, marquée comme privée ou exportée. Cette action est enregistrée dans l'historique de la transaction.
Consultation des transactions archivées
Outre l'accès aux transactions archivées dans la vue Transactions par carte, vous pouvez également filtrer les transactions archivées dans la vue Recherche, Transactions par carte :