L'examen des notes de frais, des déplacements et des factures est une tâche essentielle pour les responsables financiers. Il est important de vérifier que les documents soumis sont conformes aux politiques en vigueur, de détecter les fraudes potentielles et de s'assurer que les employés et les fournisseurs sont remboursés dans les délais. Pour consulter les notes de frais, rendez-vous dans Finances > Examen > Notes de frais et factures afin de visualiser toutes les dépenses à examiner.

Selon les paramètres de votre entreprise, vous pouvez voir :

• Toutes les dépenses, tous les voyages et toutes les factures qui ont été soumis et approuvés par les approbateurs précédents.
• Seules les dépenses, les voyages et les factures qui ont été soumis et approuvés par les approbateurs précédents, mais qui comportent un avertissement, seront prises en compte.
• Aucune dépense si la stratégie d'examen financier de votre entreprise est définie sur Examen entièrement automatisé dans les paramètres de dépenses de votre entreprise (Paramètres > Compte > Entreprise > Afficher les paramètres de dépenses, Approbation et examen financier).

Pour examiner une note de frais, vous devez :

1. Sélectionnez une entreprise et un type de dépenses .
2. Examiner un rapport de dépenses .
3. Terminez votre évaluation .

Sélectionnez une entreprise et un type de dépenses

Selon votre rôle, vous pouvez avoir accès à plusieurs entreprises (entités juridiques). Les types de dépenses sont regroupés dans l'un des trois tableaux de cette page :

• Onglet Dépenses  : Vous voyez toutes les dépenses individuelles qui ont été précédemment soumises et approuvées et qui sont prêtes pour examen.
• Factures Onglet : Vous pouvez consulter toutes les factures dont le statut est En cours de vérification.
• Voyages onglet : Vous voyez les collections de dépenses individuelles engagées lors de vos voyages, qui ont été soumises et approuvées et sont prêtes pour examen.

Utilisez l'option de menu déroulant Type de dépense dans le coin supérieur droit pour basculer entre les types de dépenses.

 : est possible que les onglets  Voyages et  Factures ne soient pas visibles. Ces onglets ne s’affichent que si les voyages et les factures sont activés pour votre entreprise.

Conseil : Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner la recherche des rapports que vous souhaitez consulter. . Voir Filtrer les rapports dans la section Révision .

Si aucun document de dépense n'est disponible pour le type de dépense sélectionné, un message s'affiche.

Examiner une note de frais

Lors de l'ouverture d'une note de frais, vérifiez que toutes les informations sont correctes et corrigez-les si nécessaire.

En tant qu'utilisateur du module Finance, vous pouvez modifier ces champs en fonction du type de dépense :

 : Si la dépense a été réglée par carte bancaire, les champs pertinents pour l’association tels que le mode de paiement et la carte professionnelle ne peuvent pas être modifiés. Pour modifier certains champs, comme la devise ou le montant de la dépense, vous devez d’abord dissocier cette dépense de toutes les transactions par carte.

Pour les voyages, vous pouvez consulter les informations relatives au voyage, télécharger un PDF de l'itinéraire ou de ses pièces jointes. Vous pouvez soit examiner chaque dépense individuellement, chaque demande de remboursement kilométrique et chaque indemnité journalière séparément, soit consulter l'ensemble des dépenses incluses en une seule action en cliquant sur Terminer la vérification (tout) .

Pour le voyage lui-même, vous pouvez modifier tous les champs, y compris l'itinéraire, pour indiquer la date actuelle ou passée. Lorsqu'une modification est apportée à un voyage, Perk recalcule automatiquement les dépenses générées automatiquement. Ces nouvelles dépenses passent automatiquement au statut « En cours de vérification ». Les dépenses ajoutées manuellement restent inchangées.

Lors du calcul des indemnités journalières dans le cadre d'un voyage, il faut garder à l'esprit que la date ne peut être modifiée car elle est calculée à partir des dates du voyage.

Attention : Si le voyage contient une dépense déjà exportée, vous ne pouvez pas la modifier.

Lors de l'examen du rapport, trois scénarios sont possibles :

• Si vous avez des doutes sur certains détails et souhaitez vérifier auprès de vos collègues avant de poursuivre, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le rapport et pouvoir y revenir ultérieurement pour terminer sa vérification. La dépense/facture reste en statut En cours de vérification .
• Si vous avez des doutes concernant la justification de la dépense ou si vous devez modifier un champ grisé, cliquez sur Renvoyer pour obtenir des précisions. Un motif est toujours requis pour renvoyer une note de frais. Une fois la note renvoyée pour révision, l'expéditeur doit y apporter les modifications nécessaires, ce qui relance le processus d'approbation.
• Si le montant, la devise et/ou la date doivent être modifiés, vous devez cliquer sur Dissocier pour dissocier d'abord le rapport de dépenses et la transaction par carte avant de renvoyer le rapport à l'expéditeur pour modifier les champs de correspondance pertinents .

Si votre administrateur Perk a configuré l'affichage des taxes sur les dépenses, vous pouvez consulter et modifier les taux et montants de taxe. Ces informations sont extraites automatiquement par Perk. Par conséquent, assurez-vous de les vérifier et de les corriger si nécessaire.

Si la société est configurée pour autoriser des dates de comptabilisation autres que la date du jour, vous pouvez consulter et modifier la date de comptabilisation d'une facture. Cette date détermine la période comptable dans laquelle la transaction est enregistrée.

Terminez votre évaluation

Après avoir vérifié les informations du rapport, vous pouvez marquer la dépense, la facture ou les frais de déplacement comme prêts à être exportés en cliquant sur Terminer la vérification . Les frais de déplacement doivent également être vérifiés individuellement avant de pouvoir être exportés.

Une fois que les notes de frais, les transactions et les factures sont prêtes à être exportées, elles sont automatiquement déplacées de Finance > Review > Expenses and invoices vers Finance > Review > Export .

 : Apprenez à utiliser Finance > Analyse > Exporter . Consultez Exporter dépenses analysées.