Perk vous permet automatiquement Téléchargez les factures en envoyant un e-mail à une boîte de réception dédiée..

Lorsque Perk reçoit des e-mails dans la boîte de réception dédiée, il traite l'e-mail et/ou les pièces jointes et les télécharge en tant que factures.

, où Nom du client Il peut s'agir de n'importe quelle chaîne de caractères (mais elle doit être unique au sein de Perk). Cette adresse e-mail sert à identifier l'organisation et l'entité juridique auxquelles la facture doit être envoyée. Tout e-mail provenant d'une adresse ne correspondant pas exactement à celle-ci sera rejeté.

Perk accepte les e-mails envoyés avec l'adresse de boîte de réception de facturation dans le à ou cc attributs. Tous les e-mails envoyés avec l'adresse de boîte de réception de facturation dans le bcc Les champs ne sont pas traités.

En tant qu'organisation, vous ne souhaitez peut-être pas communiquer directement cette adresse de boîte de réception à vos fournisseurs. Dans ce cas, deux options s'offrent à vous :

• Configurer le transfert des e-mails sur le serveur de messagerie de votre entreprise
• Configurer un alias d'adresse e-mail Perk permet de reconnaître les adresses e-mail provenant d'autres domaines.

Configurer l'adresse de la boîte de réception des factures Perk

Lors de la mise en œuvre, Perk aura configuré une boîte de réception dédiée aux factures pour votre entreprise. Vous pouvez consulter l'adresse dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation, Courriel de l'entreprise.

L'adresse e-mail se présente généralement sous ce format : votreNomEntreprise@facture.avantage.com.

Vous pouvez modifier le préfixe (c'est-à-dire votreNomDeSociété) de cette boîte de réception si nécessaire, mais le domaine doit rester le même.

Prudence: Le préfixe doit être propre à votre compte et à votre entreprise.
Si vous essayez de saisir un préfixe déjà utilisé par une autre organisation, une erreur s'affichera et vous ne pourrez pas enregistrer le formulaire.

Configurer le transfert des e-mails

Si vous souhaitez que vos fournisseurs utilisent une adresse e-mail de votre propre domaine pour envoyer les factures de votre entreprise, vous pouvez configurer un transfert sur votre serveur de messagerie afin que tous les e-mails envoyés à cette adresse soient automatiquement transférés vers la boîte de réception dédiée aux factures Perk.

Par exemple, si vous utilisez Exchange comme serveur de messagerie et que Perk a configuré la boîte de réception des factures. sociétéA@factures.avantage.com Dans l'application Perk, vous devez configurer une règle de transfert depuis votre Serveur de messagerie Exchange pour transférer tout courriel de factures@companyA.com à sociétéA@factures.avantage.com.

Dans ce cas, il est important que le à L'adresse de tous les e-mails est définie sur l'adresse de boîte de réception des factures Perk.Sinon, Perk rejettera l'e-mail car il sera incapable d'identifier l'organisation et l'entité juridique auxquelles il appartient.

Configurer un alias d'adresse e-mail

Certains serveurs de messagerie ne modifient pas le à L'adresse des courriels qu'elle transfère est masquée pour des raisons de sécurité. De ce fait, Perk ne peut pas déterminer l'entité juridique à laquelle le courriel est destiné. Par exemple, un courriel est reçu pour sociétéA@factures.avantage.commais la question à traiter reste la même. factures@companyA.comPerk ne sait pas d'où provient l'e-mail et le supprime au lieu de le télécharger sur le site de la mauvaise organisation.

Perk vous permet de configurer des alias d'adresse e-mail. Cela signifie que lorsque Perk reçoit un e-mail de factures@companyA.com, il peut trouver la boîte de réception de la facture Perk correcte.

Pour des raisons de sécurité, Perk doit s'assurer que vous êtes bien le propriétaire de cette adresse e-mail afin d'éviter que vous ne receviez des factures d'une autre organisation. Pour ce faire, Perk effectue une vérification DNS sur le domaine.

La vérification de domaine est effectuée par l'organisation et le domaine. Par exemple, une fois que vous avez vérifié factures@companyA.com, vous pouvez ajouter factures-belgique@companyA.com sans étape de vérification supplémentaire, même dans d'autres entités juridiques. Cependant, d'autres domaines nécessitent un nouvel enregistrement DNS pour effectuer la vérification (par exemple). factures@belgium.companyA.com est considéré comme un autre domaine).

Pour configurer un alias :

1. Allez à Administration > Paramètres de facturation, Courriel de l'entreprise.

2. Commencez par ajouter un alias aux paramètres de messagerie. Il s'agit de l'adresse e-mail que vous communiquez à vos fournisseurs. Par exemple : factures@companyA.com.
   Lorsque vous enregistrez, une notification vous indique que le domaine n'est pas vérifié et une bannière avec un code de vérification s'affiche. Par exemple, Ajouter yokoy-domain-verification=26e2e19b4fcefa0bb6c5c2497f97710ee4334fe726bbbc0a421723f92bf8b2a8 à vos fichiers DNS.

   

3. Demandez ceci aux enregistrements DNS TXT. Le DNS à ajouter est le yokoy-domain-verification=XXX partie de la bannière d'information.
4. Une fois cela fait, vous devez déclencher la vérification manuellement dans l'application en cliquant sur Vérifier l'e-mail bouton.
5. Une fois vérifié, l'alias est désactivé et ne peut pas être modifié Pour des raisons de sécurité, ce n'est plus le cas. Vous pouvez toujours supprimer l'alias et en ajouter un autre si vous avez fait une erreur.
6. Une fois le nouvel alias vérifié, il sera pris en compte pour la réception des courriels. Envoyez un courriel de test pour vérifier son bon fonctionnement.

Note: La propagation des mises à jour des enregistrements DNS peut prendre jusqu'à une heure en fonction de vos paramètres DNS.

Prudence: Vous devez encore configurer votre système de messagerie pour Transférez les courriels à Adresse e-mail de l'avantage (sociétéA@factures.avantage.comPerk n'a pas accès au serveur de messagerie du client et ne peut recevoir que les courriels envoyés à des adresses Perk. L'alias de messagerie signifie que si une autre adresse électronique apparaît dans le système, le courriel sera rejeté. À L'adresse est toujours correctement traitée par Perk.