Il arrive parfois que les tâches d'exportation échouent ou restent en attente (par exemple, en raison de problèmes de connectivité ou de délais d'attente dans le système financier cible, ou de documents incomplets ou contenant des erreurs), même si les données du document ont été correctement importées dans le système financier.
Les responsables financiers peuvent interrompre une exportation en boucle dans Perk ou l'annuler et la relancer. Il est possible d'annuler les exportations de notes de frais, de frais de déplacement, de transactions et de factures en cours ou de les marquer comme exportées.
Activer l'annulation des tâches d'exportation
Dans Yokoy, pour permettre aux utilisateurs du service financier d'annuler une tâche d'exportation :
- Accédez à Admin > Paramètres de l'entreprise, section Conformité.
- Sélectionnez Autoriser le rôle Finance à annuler les exportations en cours.
- Cliquez sur Enregistrer.
Dans Perk, pour permettre aux analystes financiers d'annuler une mission d'exportation :
- Accédez à Paramètres > Compte > Société, puis consultez les paramètres de dépenses.
- Dans la section Conformité, sélectionnez Autoriser le rôle Finance à annuler les exportations en cours.
- Cliquez sur Enregistrer.
Gestion des projets d'exportation en attente
Une fois activée, la table d'exportation (Finance > Exportations) contient deux boutons supplémentaires dans chaque ligne de tâche d'exportation.
Attention : Les utilisateurs administrateurs et techniques voient ces boutons dans le tableau Exporter, que la fonctionnalité soit activée ou non dans les paramètres de l’entreprise.
Vous pouvez choisir de :
Marquer le document comme exporté
Cela vous permet de marquer le document (note de frais ou facture) comme exporté. Vous ne devez utiliser ce bouton que lorsque vous avez vérifié que le document a été correctement importé dans votre système financier.
Lorsqu'une tâche d'exportation est marquée comme exportée, Yokoy met à jour le document au statut Exporté et change le statut de la tâche d'exportation En cours (tournant) à Terminé.
Dans le cas des dépenses, lorsqu'il existe des transactions liées au document de dépense, le statut de la transaction est également mis à jour.
Impact sur les voyages :Cette action affecte les dépenses individuelles incluses dans une tâche d'exportation, en les marquant comme exportées et en mettant à jour les statistiques du récapitulatif d'exportation. Bien qu'il soit possible d'exporter au niveau du voyage, l'exportation proprement dite s'effectue sur les dépenses individuelles incluses dans le voyage, et non sur le voyage dans son ensemble. Le statut d'un voyage est déterminé par le statut le plus bas de ses dépenses. Par conséquent, si vous marquez des dépenses en attente comme exportées, le voyage entier est considéré comme exporté.
Vous pouvez marquer comme exportée toute dépense ou facture en cours d'exportation ou qui n'a pas encore été exportée (c'est-à-dire lorsque vous n'avez pas encore commencé le processus d'exportation).
Pour marquer un document comme exporté, sélectionnez le document puis cliquez sur Marquer comme exporté.
Pour confirmer, vous pouvez saisir un commentaire avant de cliquer Marquer comme exportéCe commentaire est inclus dans l'historique des dépenses.
Annuler la tâche d'exportation
Cela vous permet d'interrompre toute tâche d'exportation en cours, empêchant ainsi l'exportation des dépenses ou des factures et rétablissant le statut de tous les documents inclus dans la tâche d'exportation dans Yokoy. Cela ne résout cependant pas les problèmes liés aux tâches d'exportation pour lesquelles les dépenses ou factures exportées n'ont pas été reçues dans le système externe.
En annulant une exportation, Yokoy rétablit le statut de tous les documents inclus dans la tâche d'exportation à Prêt pour l'exportation. Ces documents seront alors pris en compte pour l'exportation si vous tentez de les exporter à nouveau.
Vous ne devriez utiliser cette option que si la dépense ou la facture n'a pas encore ont été transférées vers votre système financier et ne sont pas en cours d'importation dans le système externe.
Vérifiez votre système financier et votre file d'attente de tâches :L'annulation de l'exportation n'interrompt pas la file d'attente. Il est recommandé de vérifier votre système financier, car la tâche a peut-être déjà été mise en file d'attente pour l'importation. Annuler une exportation en cours et la relancer peut entraîner des écritures comptables en double. Il est recommandé d'attendre au moins une heure avant d'effectuer cette opération.
Vous pouvez uniquement annuler les tâches d'exportation en cours de traitement. Si la tâche d'exportation est terminée, le bouton est grisé.
Pour annuler une tâche d'exportation, sélectionnez une tâche d'exportation et cliquez sur Annuler l'exportation.
Pour confirmer l'annulation, vous devez saisir un commentaire avant de cliquer sur Annuler l'exportation .
Ces commentaires ne sont pas visibles dans l'historique des dépenses ou des factures. Toutefois, vous pouvez demander un journal de ces commentaires si nécessaire en contactant le support .
Conseil : Lorsque vous annulez une tâche d'exportation, le statut de la tâche d'exportation dans le journal d'exportation ( Finance > Review > Export log ) passe à Terminé même si les documents n'ont pas été exportés.