Les responsables financiers peuvent gérer les exportations échouées dans Perk : les marquer comme exportées une fois confirmées dans le service financier, ou les annuler (avec des commentaires) pour renvoyer les documents à l’état Prêts pour l’exportation, au risque de créer des doublons s’ils sont déjà en file d’attente.
Il arrive parfois que les tâches d'exportation échouent ou restent en attente (par exemple, en raison de problèmes de connectivité ou de délais d'attente dans le système financier cible, ou de documents incomplets ou contenant des erreurs), même si les données du document ont été correctement importées dans le système financier.
Les responsables financiers peuvent interrompre une exportation en boucle dans Perk ou l'annuler et la relancer. Il est possible d'annuler les exportations de notes de frais, de frais de déplacement, de transactions et de factures en cours ou de les marquer comme exportées.
Gestion des projets d'exportation en attente
Une fois activée, la table d'exportation ( Finance > Review > Export ) contient deux boutons supplémentaires dans chaque ligne de tâche d'exportation : Marquer comme exporté et Annuler l'exportation .
Selon le résultat souhaité, vous pouvez choisir de :
Marquer le document comme exporté
Cela vous permet de marquer le document comme exporté, que vous ayez lancé ou non une tâche d'exportation. Vous ne devez utiliser ce bouton que lorsque vous avez que la dépense ou la facture a bien été dans votre système financier.
Lorsqu'une tâche d'exportation est marquée comme exportée, Perk met à jour le document avec le statut Exporté . Si une tâche d'exportation est en cours, son statut passe de En cours (affichage en attente) à Terminé . Dans le cas des dépenses, lorsqu'il existe des transactions liées au document de dépense, le statut de la transaction est également mis à jour avec Exporté .
Vous pouvez marquer comme exportées toutes les dépenses en cours d'exportation ou celles qui n'ont pas encore été exportées (c'est-à-dire celles pour lesquelles vous n'avez pas encore lancé le processus d'exportation). Concernant les factures, seules celles incluses dans une tâche d'exportation peuvent être marquées comme exportées. Les factures qui n'ont pas encore été exportées ne peuvent pas l'être.
Pour marquer un document comme exporté, sélectionnez le document puis cliquez sur Marquer comme exporté .
Pour confirmer, vous pouvez saisir un commentaire avant de cliquer sur Marquer comme exporté . Ce commentaire sera inclus dans l'historique de la dépense ou de la facture.
Si vous marquez par erreur un document comme exporté, mais qu'il n'a pas atteint le système cible, vous pouvez annuler le document et le réexporter. Assurez-vous toutefois que les données ne sont pas en attente de transmission afin d'éviter les doublons.
Annuler la tâche d'exportation
Cela vous permet interrompre les exportations en cours, empêchant l'exportation des dépenses ou des factures et annulant tous les documents inclus dans l'exportation. Cependant, cela ne résout pas les problèmes liés aux exportations pour lesquelles les dépenses ou factures n'ont pas été reçues par le système externe.
En annulant une exportation, Perk rétablit le statut de tous les documents inclus dans la tâche d'exportation à Prêt pour l'exportation . Ces documents seront alors pris en compte pour l'exportation si vous tentez de les exporter à nouveau.
Vous ne devez utiliser cette option que si la dépense ou la facture pas encore été à votre système financier et pas en cours d'importation dans le système .
: annulation de l’exportation n’arrête pas la file d’attente. Il est recommandé de vérifier votre système financier, car la tâche peut déjà être en attente d’importation. Annuler une exportation en cours et la relancer peut entraîner des écritures comptables en double.
Il est recommandé d'attendre au moins une heure avant d'effectuer cette tâche. Vous pouvez uniquement annuler les exportations en cours. Pour annuler une exportation, sélectionnez-la et cliquez sur Annuler l'exportation .
Pour confirmer l'annulation, vous devez saisir un commentaire avant de cliquer sur Annuler l'exportation .
Ces commentaires ne sont pas visibles dans l'historique des dépenses ou des factures. Toutefois, vous pouvez demander un journal de ces commentaires si nécessaire en contactant le support .
Conseil : Lorsque vous annulez une tâche d'exportation, le statut de la tâche d'exportation dans le journal d'exportation ( Finance > Review > Export log ) passe à Terminé même si les documents n'ont pas été exportés.