Le concepteur de flux de travail utilise des nœuds pour déterminer la logique métier appliquée au traitement des factures dans Perk.

Lorsque vous créez un flux de travail, vous utilisez quatre types de nœuds :

• Nœuds d'étatIndiquez le statut du document. Autrement dit, ces nœuds représentent les statuts internes de Perk (par exemple). Brouillon, En approbation, etc.).
• nœuds de condition: Représentent des propositions conditionnelles. Ce sont conditions if-else basé sur une logique spécifique qui est soit vraie, soit fausse.
• Nœuds d'activité: Représenter les actions ou les tâches en coulisses dans Perk.
• Nœuds d'approbation: Complétez les nœuds d'activité pour reproduire la logique métier d'un flux d'approbation.

Les nœuds d'état sont communs aux flux de travail de facturation et de dépenses. Condition, activité, et Les nœuds d'approbation sont spécifiques à chaque type de flux de travail.

Chaque nœud d'état possède une combinaison spécifique de nœuds pouvant être placés avant et après. L'action déclenchée dépend de cette combinaison.

Le concepteur de flux de travail permet les combinaisons suivantes pour les flux de travail de facturation :

Nœuds de condition de facture

Les nœuds de condition contiennent des clauses conditionnelles permettant d'exécuter l'étape suivante du flux de travail. Le concepteur de flux de travail propose les notes suivantes pour la gestion des factures :

• Contient le numéro de commande
• Validation du montant
• Approbation automatique en fonction des conditions du fournisseur
• Condition vrai/faux
• Condition personnalisée vrai/faux
• Ne contient aucune ligne de dépense excessive
• Fournisseur avec propriété
• Soumission au centre de coûts propre
• Contient une alerte correspondante
• Articles hors commande présents
• Déposant avec propriété
• Ancienneté de la facture ≤ seuil maximal
• Des divergences de correspondance à trois voies sont présentes

Contient le numéro de commande

Configurez une condition vrai/faux selon que la facture contienne ou non un numéro de bon de commande (BC) sélectionné :

• Vrai : Si la facture est liée à un bon de commande, par exemple si au moins un numéro de bon de commande a été sélectionné dans l'en-tête de la facture.
• Faux : Si la facture n'est pas liée à un bon de commande, par exemple si aucun numéro de bon de commande ne peut être trouvé dans l'en-tête de la facture.

Par exemple, vous soumettez une facture. Si celle-ci est associée à un bon de commande, le processus d'approbation est ignoré et la facture passe à l'état En cours de vérification. Sinon, un processus d'approbation par étiquette est déclenché (c'est-à-dire que l'approbation de tous les approbateurs figurant sur l'étiquette est requise).

Validation du montant

Configurez une condition vrai/faux en fonction du montant de la facture.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai :La condition de montant est remplie.
• Faux :La condition de montant n'est pas remplie.

Par exemple, vous configurez la logique pour indiquer à Perk que si la facture est comprise entre 10 et 100 CHF, le processus d'approbation est ignoré et l'étape « En cours d'examen » est lancée. Sinon, un processus d'approbation par étiquette est exécuté.

Cette affection particulière présente trois options différentes :

Vous pouvez définir un seuil inférieur ou supérieur pour vérifier si le montant du document est supérieur ou inférieur au seuil spécifié, ou définir un seuil inférieur et un seuil supérieur pour vérifier si le montant du document se situe dans une plage donnée.

Approbation automatique selon les conditions du fournisseur (Entreprise uniquement)

Configurez une condition booléenne (vrai/faux) pour déterminer si vous souhaitez approuver automatiquement les factures d'un fournisseur spécifique. Ce nœud de condition est utilisé avec Approbation automatique d'une facture pour un fournisseur donné. Si vous l'ajoutez au flux de travail, une nouvelle section apparaît dans Factures > Factures fournisseur > Fournisseur > Paramètres. Vous pouvez alors configurer un seuil d'approbation automatique pour ce fournisseur. Dans ce cas, la condition renvoie :

• Vrai :Si la facture est inférieure au seuil d'approbation automatique défini pour le fournisseur.
• Faux :Si la facture dépasse le seuil d'approbation automatique défini pour le fournisseur.

Selon le flux de travail, la facture est soit Prête pour l'exportation soit En cours de révision.

Condition vrai/faux

Configurez une condition vrai/faux basée sur des règles métier spécifiques que vous définissez au format JSON.

• Vrai : La condition spécifiée en JSON est remplie (c'est-à-dire que la propriété est présente sur la facture).
• Faux : La condition spécifiée en JSON n'est pas remplie (c'est-à-dire que la propriété n'est pas présente sur la facture).

Par exemple, vous pouvez utiliser cette condition pour vérifier la présence de n'importe quel attribut sur la facture, comme le numéro de commande, les champs personnalisés, les valeurs des balises, etc.

Remarque : La condition Vrai/Faux vérifie les attributs enregistrés sur la facture (tels que les champs personnalisés). Si vous devez vérifier les attributs de l’objet lui-même, par exemple si un champ personnalisé a été sélectionné dans une dimension d’étiquette, utilisez la condition Vrai/Faux. Condition personnalisée vrai/faux.

règles JSON

Vous pouvez créer des règles métier complexes et les sérialiser au format JSON. Les règles JSON sont spécifiées dans le champ « Règles » des options du nœud.

Les opérations suivantes sont prises en charge :

Par exemple, vous pouvez :

• vérifier si un un champ personnalisé spécifique est présent sur la facture
• vérifier s'il y a un notification de divergence de devises sur une facture

Vérifiez la présence d'un champ personnalisé sur la facture.

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier si la valeur d'un champ d'information personnalisé spécifique est égale à « vrai ». Si c'est le cas, la règle renvoie « vrai ».

1. Identifiez le nom du champ d'informations personnalisées dans l'entreprise.

2. Ajoutez ensuite un nœud vrai/faux et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

   { 
    "==": [ 
    { 
    "var": [ 
    "customInformation.skipApproval" 
    ] 
    }, 
    true 
    ] 
    }

    

3. Ensuite, vous attribuez le flux de travail à l'entité juridique.

Note: Seul Perk peut configurer les champs d'informations personnalisés. Vous devrez peut-être… ouvrir un ticket d'assistance si le champ d'information personnalisé dont vous avez besoin n'existe pas déjà dans votre implémentation Perk ou si vous ne connaissez pas son nom (qui peut être ou non identique à l'étiquette affichée dans l'application).

Vérifier la notification d'incohérence de devises

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier si, parmi les notifications, une valeur d'incohérence de devise est présente et si cette valeur est « vrai ». Le cas échéant, la règle renvoie « vrai ».

Remarque : Vous devez avoir importé les bons de commande de l’entreprise. Ajoutez un nœud booléen (vrai/faux) et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

   { 
 "!": { 
 "réduire": [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "ou": [ 
 { 
 "dans": [ 
 { 
 "var": "current.title" 
 }, 
 [ 
 "supplierInvoiceNotification.currencyMismatch.title", 
 "supplierInvoiceNotification.multipleCurrencyMismatch.title" 
 ] 
 ] 
 }, 
 { 
 "var": "accumulateur" 
 } 
 ] 
 }, 
 faux 
 ] 
 } 
 } 

Vérifiez la notification d'incohérence de compte

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier si une notification d'incohérence de compte est présente dans toutes les notifications de factures et si cette notification est égale à true. Si c'est le cas, la règle renvoie true.

Ajoutez un nœud vrai/faux et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.mismatchAccountNumber.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Vérifiez la ligne relative aux taxes uniquement

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier s'il existe au moins une ligne de taxe uniquement parmi toutes les lignes de ligne. Si c'est le cas, elle renvoie true.

Ajoutez un nœud vrai/faux et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"isTaxOnly" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Attention : toutes les intégrations de systèmes ERP/Finance ne prennent pas en charge les lignes de facturation uniquement liées aux taxes. Veuillez contacter le service client de Perk pour vérifier la compatibilité avec votre système financier.

Vérifier les règles commerciales de facturation

Dans le traitement des factures, vous pouvez configurer des règles métier permettant de vérifier la présence de mots-clés prédéfinis dans le document. Si un mot-clé est présent, vous pouvez définir une action spécifique : par exemple, saisir une valeur dans un champ personnalisé ou cocher une case correspondante.

Il existe deux façons d'utiliser le flux de travail pour vérifier ces cas et acheminer la facture vers un autre chemin : soit vérifier le champ personnalisé, soit vérifier une notification spécifique.

• Vérifiez que le champ personnalisé est sélectionné/contient une valeur spécifique suite à l'action de la règle métier de la facture.
  Dans l'exemple ci-dessous, vous vérifiez si la facture contient le mot Iran. Si c'est le cas, Perk sélectionne la case à cocher du champ personnalisé Facture sous embargo.
  ​

  

  Dans ce cas, vous configurez le Vérification habituelle de la présence des champs personnalisés sur le document de facture avec le code suivant :

{ 
 "==": [ 
 { 
 "var": [ 
 "customInformation.embargoInvoice" 
 ] 
 }, 
 true 
 ] 
 }

• Vérifiez la présence d'une notification/d'un avertissement relatif aux règles métier de la facture. Dans l'exemple ci-dessous, vous vérifiez la présence du mot-clé « notification » dans l'en-tête de la facture :
  ​

  

  Dans ce cas, vous devez vérifier la présence de notifications de factures avec ce code :

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.keywordsDetected.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Vérifiez les exigences légales en matière de facturation

Lors du traitement des factures, vous pouvez vérifier la conformité aux exigences légales. Autrement dit, Perk peut contrôler la présence d'attributs standard dans les documents de facturation et déclencher une notification spécifique. Vous pouvez ensuite vérifier la présence de ces notifications dans votre flux de travail.

Par exemple, vous pouvez :

1. Empêchez la poursuite du traitement de la facture si des vérifications la rendent invalide selon vos objectifs. Par exemple, vous pouvez interrompre le traitement et envoyer une notification si la facture présente un numéro de TVA ou une adresse de fournisseur invalides, etc.
2. Déplacez la facture vers le statut À réviser si l'une de ces notifications est présente dans l'en-tête de la facture.

Voici un extrait de code de base pour configurer cette règle JSON, où vous remplacez « Notification » par la référence de notification.

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "NOTIFICATION TEXT" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Vérifier les articles hors commande

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier s'il existe au moins une ligne avec le statut correspondant Non-PO. Si c'est le cas, elle renvoie true.

Ajoutez un nœud vrai/faux et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"matchStatus" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Condition personnalisée vrai/faux

Configurez une condition vrai/faux basée sur des règles métier spécifiques que vous définissez au format JSON.

Par exemple, vous pouvez utiliser cette condition pour vérifier si un Un champ de case à cocher personnalisé a été sélectionné pour une dimension d'étiquette.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai :La condition spécifiée en JSON est remplie.
• Faux :La condition spécifiée en JSON n'est pas remplie.

Vous pouvez créer des règles métier complexes et les sérialiser au format JSON. Les règles JSON sont spécifiées dans le champ Règles des options du nœud.

Vérifiez que le champ personnalisé est bien activé dans l'objet de coût.

Vous pouvez définir une règle pour vérifier si, dans l'objet de coût, la case à cocher « Informations personnalisées » est cochée. Si c'est le cas, la règle renvoie `true`.

1. Identifiez le champ personnalisé dans l'entreprise sur l'étiquette. La valeur du champ d'étiquette (CustomFieldLabel) DOIT être spécifiée dans l'expression ci-dessous.

2. Ajoutez un nœud vrai/faux et copiez-collez cet extrait de code dans le Règles champ:
   ​

   { 
    "some": [ 
    { 
    "var": "_costObjects" 
    }, 
    { 
    "==": [ 
    { 
    "var": "customInformation.

3. Configurez le flux de travail au sein de l'entité juridique.

Vérifiez que le champ personnalisé est absent ou présent dans l'en-tête de la commande.

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier si les informations personnalisées de la commande sont nulles ou ont une certaine valeur. Cet exemple vérifie si la commande ne contient aucune information personnalisée dans son en-tête.

Ajoutez un nœud booléen personnalisé (vrai/faux) et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Vérifiez si le champ personnalisé est absent ou présent sur un élément de ligne de commande.

Vous pouvez configurer une règle pour vérifier si les informations personnalisées de la commande sont nulles ou ont une certaine valeur. Dans cet exemple, elle vérifie si la commande ne contient aucune information personnalisée dans ses lignes.

Ajoutez un nœud booléen personnalisé (vrai/faux) et copiez-collez cet extrait de code dans le champ Règles :

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "items" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Vérifiez si la ligne de commande correspondante nécessite une réception de marchandises ou non.

Le bon de commande détermine si une réception de marchandises est requise et doit être utilisée pour le rapprochement à trois voies. Vous pouvez vérifier si une ligne de réception de marchandises correspondante est nécessaire.

 "some":[ 
 { 
 "var":"_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some":[ 
 { 
 "var":"items" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"requireGoodsReceipt" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Vérifier que les approbateurs actuels ne sont pas les émetteurs de la facture (vérification par double contrôle).

Vous pouvez définir une règle pour vérifier si, sur la facture, les approbateurs sélectionnés pour approbation font partie de la liste des soumetteurs.

• Si aucun des approbateurs sélectionnés ne figure parmi les émetteurs de la facture, la fonction renvoie true
• Si au moins une personne a à la fois soumis et approuvé la facture, la fonction renvoie false

{ 
 "et": [ 
 { "!": { "dans": [ { "var": "currentApproverIds.0" }, { "var": "soumetteurs" } ] } }, 
 { "!": { "dans": [ { "var": "currentApproverIds.1" }, { "var": "soumetteurs" } ] } }, 
 { "!": { "dans": [ { "var": "currentApproverIds.2" }, { "var": "soumetteurs" } ] } }, 
 { "!": { "dans": [ { "var": "currentApproverIds.3" }, { "var": "soumetteurs" } ] } }, 
 { "!": { "dans": [ { "var": "currentApproverIds.4" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.5" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.6" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.7" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.8" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.9" }, { "var": "submitters" } ] } } 
 ] 
 }

Ne contient aucune ligne de dépense excessive

Définissez une condition vrai/faux pour déterminer si la facture a été dépassée. Dans ce cas, la condition renvoie :

• Vrai :S'il n'y a pas de dépassement de budget sur la facture, c'est-à-dire aucun élément de ligne de facture n'a un statut de dépassement de budget, la fonction renvoie vrai.
• Faux :S'il y a un dépassement de budget sur les lignes de la facture, la condition renvoie faux.

Fournisseur possédant des biens (Entreprises uniquement)

Configurez une condition vrai/faux basée sur un ou plusieurs champs spécifiques. Vous pouvez comparer les valeurs de n'importe quel fournisseur. Par exemple :

• Nom du fournisseur (supplier.name)
• Code ERP du fournisseur
• Conditions de paiement du fournisseur
• Informations personnalisées du fournisseur

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai : La propriété spécifiée correspond à l’attribut fournisseur du fournisseur, qui figure sur la facture.
• Faux : La propriété spécifiée ne correspond PAS à l’attribut spécifié pour le fournisseur figurant sur la facture

Pour configurer ce nœud, vous devez saisir le champ de données à vérifier et la ou les valeurs contenues dans ce champ :

Par exemple, si vous souhaitez effectuer une action spécifique pour un groupe spécifique de fournisseurs, vous pouvez spécifier le champ comme supplier.name et la valeur Matches avec plusieurs noms de fournisseurs, tels que Acme, MyCompany, etc.

La condition renvoie « vrai », car elle compare les informations figurant sur la facture avec les informations présentes chez le fournisseur.

Soumission au centre de coûts propre

Définissez une condition qui renvoie vrai/faux selon que l'objet de coût de la facture est identique à celui du déclarant. Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai :La facture est codée avec des objets de coût dont le propriétaire est la même personne qui a soumis la facture.
• Faux : Le propriétaire des objets de coût dérivés de la facture n'est pas le même que l'utilisateur qui soumet la facture.

La condition renvoie vrai si l'un des soumissionnaires présents sur la facture est égal au propriétaire de l'objet de coût de la facture.

Par exemple, si une facture comportant deux lignes est soumise par « Alex 1 » :

1. Ligne 1 avec responsable de l'objet de coût « Alex 1 »
2. Ligne 2 avec responsable de l'objet de coût « Avantages sociaux »

La condition renvoie true et déplace la facture à l'étape suivante, même s'il existe un propriétaire d'objet de coût différent pour l'un des éléments de ligne.

Contient une alerte correspondante (Entreprise uniquement)

Configurez une condition booléenne (vrai/faux) pour déterminer si des alertes correspondantes ont été déclenchées pour le document. Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai : Si des erreurs de correspondance sont présentes sur la facture, la fonction renvoie vrai.
• Faux : S'il n'y a pas d'erreurs correspondantes sur la facture, la fonction renvoie faux.

Par exemple, vous pouvez utiliser ce nœud : si un bon de réception de marchandises est manquant et que vous tentez de soumettre la facture, Perk détecte cet état et le nœud de condition renvoie `true`. L'étape suivante dépend du scénario spécifique.

Actuellement, la liste des notifications que Perk peut vérifier est la suivante :

Articles hors commande présents

Ce nœud permet de vérifier si l'un des articles de la facture a le statut Non lié à une commande. Si c'est le cas, il renvoie vrai ; sinon, il renvoie faux.

Il sert généralement à concevoir des flux de travail nécessitant de vérifier l'existence de coûts supplémentaires non inclus dans le bon de commande. Le cas échéant, une approbation supplémentaire des responsables des centres de coûts peut être requise.

Vérifiez si des frais supplémentaires imprévus qui ne figurent pas sur le bon de commande doivent être approuvés.

Les bons de commande permettent aux entreprises de maîtriser leurs dépenses et leur budget. Bien qu'ils enregistrent la majeure partie des dépenses, il est parfois nécessaire de comptabiliser des coûts supplémentaires hors de leur périmètre. Par exemple, des frais de transport ou d'expédition additionnels non inclus lors de l'approbation initiale du budget.

Pour couvrir ce cas d'utilisation, vous pouvez utiliser le nœud de condition « Lignes hors commande », qui vérifie si la facture comporte des coûts supplémentaires non inclus dans la commande initiale. La plupart des entreprises exigent des approbations supplémentaires dans ce cas. Par conséquent, vous pouvez configurer le système comme suit :

• Si des éléments hors commande sont présents, effectuez une approbation supplémentaire (par exemple, une approbation d'objet de coût).
• Si les lignes de commande non incluses ne sont pas présentes, n'effectuez pas d'approbation supplémentaire (par exemple, passez directement au statut En cours d'examen).

En règle générale, vous enchaînez ce nœud de condition avec un nœud de condition de facture de commande, car il arrive souvent que les factures hors commande soient traitées différemment.

Déposant avec propriété

Ce nœud permet de configurer une condition qui renvoie vrai ou faux selon que le groupe du déclarant de la facture possède une propriété spécifique. Vous pouvez vérifier n'importe quelle propriété utilisateur, comme le nom, l'adresse e-mail, le responsable hiérarchique, ainsi que les champs personnalisés.

Ce nœud ne peut être utilisé que par les clients disposant d'un abonnement Professionnel ou Entreprise.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai : L'objet de coût associé à la facture du soumissionnaire possède une valeur de propriété spécifique.
• Faux : L'objet de coût associé à la facture du soumissionnaire ne possède pas la valeur de propriété spécifique.

Par exemple, si la condition est définie avec le Responsable hiérarchique propriété et correspondances Alex Smith,

• Si une facture soumise est créée par un utilisateur dont le responsable hiérarchique est « Alex Smith », la fonction renvoie la valeur « vrai ».
• Si une facture soumise est créée par un utilisateur dont le responsable hiérarchique est « Devis Hirt », la fonction renvoie la valeur « faux ».

Configuration de la validation des propriétés du soumissionnaire sur un champ personnalisé

Par exemple, si vous souhaitez vérifier si l'utilisateur se trouve dans le champ personnalisé Administration cible a de la valeur «G000" ou "G001":

1. Vous avez configuré un champ personnalisé dans le profil utilisateur :

1. Dans le concepteur de flux de travail, cliquez sur le nœud Soumetteur avec propriété et saisissez ces données. Pour vérifier plusieurs valeurs, saisissez « G001 », puis cliquez sur + Ajouter une ligne pour ajouter la deuxième valeur « G002 ».

Le résultat est le suivant :

Dans ce cas, Perk vérifie si le demandeur possède cette propriété. Si c'est le cas, il procède à une approbation de l'objet de coût. Sinon, il déplace le document vers l'état « En cours d'examen ».

Ancienneté de la facture ≤ seuil maximal

Ce nœud permet de vérifier l'ancienneté d'une facture et de s'assurer qu'elle ne dépasse pas un seuil maximal. Si la facture dépasse ce seuil, il renvoie la valeur `false`. Il est généralement utilisé pour concevoir des flux de travail nécessitant de vérifier si la date d'une facture est antérieure à un certain nombre de jours.

Le nœud effectue les calculs suivants :

• Vérifie la date de la facture sur la facture.
• Calcule la différence entre la date d'aujourd'hui et la date de facturation/de paiement figurant sur la facture.
• Comparaison avec la valeur saisie dans la configuration du nœud (âge max. en jours).
• Retours :
  • si la différence > âge max. : FAUX
  • si la différence < âge max. : vrai

Par exemple, les entreprises souhaitent souvent empêcher les utilisateurs de soumettre des factures datant de plus d'un ou deux mois. Ce nœud permet de définir un flux de travail spécifique qui empêche la soumission des factures trop anciennes.

Des divergences de correspondance à trois voies sont présentes

Ce nœud vous permet de configurer une condition vrai/faux afin de déterminer si des alertes de correspondance ont été déclenchées pour le document dans le cadre d'une concordance à trois voies et d'acheminer la facture en conséquence. Par exemple, vous pouvez utiliser ce nœud pour vérifier si des anomalies de concordance à trois voies ont été détectées, telles que : inadéquation de quantité, incohérence de montant ou reçu de marchandises manquant.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai:
  • En cas d'erreurs de correspondance sur la facture, telles que configurées par l'utilisateur dans l'option du nœud.
• FAUX:
  • S'il n'y a pas d'erreurs correspondantes sur la facture, comme configuré par l'utilisateur dans l'option du nœud.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs de ces trois cas, selon votre configuration préférée. Par exemple, placez la condition après Soumettre pour vérifier si la facture présente des anomalies liées à la concordance à trois voies. Le cas échéant, vous pouvez choisir d'en informer l'utilisateur via Attribuer une notification de flux de travail et acheminer le document vers Nécessite une révision.

Nœuds d'activité de facturation

Les nœuds d'activité de facturation effectuent une action spécifique sur le document dans le flux de travail.

Vous pouvez effectuer ces actions dans le flux de travail :

• Attribuer des approbateurs avec la propriété (Entreprise uniquement)
• Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts
• Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés (Entreprise uniquement)
• Affecter tous les responsables de lignes d'objets de coûts (Entreprise uniquement)
• Attribuer tous les approbateurs d'étiquettes
• Attribuer des approbateurs de balises personnalisés (Entreprise uniquement)
• Attribuer des approbateurs statiques (Entreprise uniquement)
• Désigner un approbateur fournisseur par défaut
• Désigner un responsable hiérarchique
• Attribuer des approbateurs de documents SAP (Entreprise uniquement)
• Générer une erreur (Entreprise uniquement)
• Attribuer une notification de flux de travail (Entreprise uniquement)
• Désigner le propriétaire du bon de commande comme approbateur

Attribuer des approbateurs avec la propriété (Entreprise uniquement)

Déterminer les approbateurs en fonction d'une propriété spécifique présente dans les données utilisateur.

Il peut être utilisé pour créer des groupes d'approbation ou pour attribuer dynamiquement des utilisateurs en fonction de propriétés personnalisées spécifiques qui peuvent être définies dans le profil de l'utilisateur.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Elle nécessite un approbateur disposant des options spécifiées dans l'action. En l'absence d'approbateur, la procédure est bloquée.
• FAUX: Elle nécessite un approbateur disposant des options spécifiées dans l'action. En l'absence d'approbateur, la procédure se poursuit.

Par exemple, vous pouvez utiliser ce nœud de flux de travail pour désigner comme approbateurs tous les utilisateurs dont la propriété customInformation.TeamA est égale à true. Cela signifie que tous les utilisateurs ayant coché la case Équipe A dans leur profil sont désignés comme approbateurs.

Cette condition particulière comporte deux options qui doivent être complétées :

Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts

Désignez tous les responsables des objets de coûts comme approbateurs. Concrètement, le processus parcourt les différentes lignes de la facture, extrait les responsables des objets de coûts et les désigne pour approbation.

Par exemple, vous configurez Perk pour attribuer tous les responsables d'objets de coûts et exiger l'approbation de tous les responsables lors de la soumission d'une facture.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document reste dans le même statut.
• FAUX: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document passe à l'état suivant.

Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés (Entreprise uniquement)

Détermine les responsables des objets de coûts comme approbateurs en fonction d'une propriété spécifique. Concrètement, cette fonction parcourt les différents centres de coûts de la facture et attribue les approbateurs selon les propriétés spécifiées dans les options.

Cette condition particulière comporte des options qui doivent être complétées :

Par exemple, vous souhaitez désigner un utilisateur spécifique (qui n'est pas le propriétaire de l'objet de coût) pour l'approbation de l'objet de coût sur la facture :

1. Ajoutez un champ personnalisé thirdApprover à l'objet de coût.
2. Référencez le champ de l'objet de coût (dans ce cas, le champ personnalisé custom.Information.thirdApprover) et la valeur utilisateur correspondante où vous trouverez le mail permettant d'identifier cet utilisateur (dans le champ standard user.email).
3. Dans ce cas, vous pouvez spécifier l'adresse e-mail de l'utilisateur de votre choix pour l'objet de coût, et Perk attribue cet utilisateur. Ainsi, le déclarant saisit l'objet de coût dans la facture. À partir de cet objet de coût, Perk sélectionne l'utilisateur associé à cette adresse e-mail.

Affecter tous les responsables hiérarchiques des objets de coûts (Entreprise uniquement)

Désignez les responsables hiérarchiques de tous les propriétaires d'objets de coûts comme approbateurs. Le système vérifie la valeur de l'objet de coûts et désigne le responsable hiérarchique du propriétaire de l'objet de coûts qui respecte ces conditions. En l'absence d'escalade dynamique, le système désigne systématiquement le responsable hiérarchique du propriétaire de l'objet de coûts (sans vérification).

Par exemple, vous configurez Perk pour attribuer les responsables hiérarchiques de tous les propriétaires d'objets de coûts et exiger l'approbation de tous les propriétaires lors de la soumission d'une facture.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document reste dans le même statut.
• FAUX: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document passe à l'état suivant.

Attribuer tous les approbateurs d'étiquettes

Attribuer comme approbateurs tous les approbateurs dont la valeur d'étiquette figure sur la facture. Concrètement, le processus parcourt les différentes lignes de la facture, extrait les approbateurs correspondants et les désigne pour approbation.

Le nœud propose deux options :

Il y a deux options lors de la configuration des flux de travail des balises concernant les identifiants :

• N'entrez aucun ID de dimension de balise dans le flux de travail : celui-ci prend en compte toutes les dimensions de balise du document de facture. Cela signifie qu'il peut être réutilisé dans différents environnements, sans modification.
• Saisissez les ID des dimensions de balise dans le flux de travail : Le flux de travail ne prend en compte que la dimension de balise spécifiée. Cela signifie que vous devez créer un flux de travail avec l’ID des dimensions de balise TEST et un autre avec les ID des dimensions de balise PROD.

Attribuer des approbateurs d'étiquettes personnalisés (Entreprise uniquement)

Déterminer les responsables des objets de coûts comme approbateurs en fonction d'une propriété spécifique. Concrètement, le système parcourt les valeurs des balises de la facture et attribue les approbateurs selon les propriétés spécifiées dans les options.

Par exemple, si vous souhaitez désigner un utilisateur spécifique (qui n'est pas le propriétaire de l'objet de coût) pour l'approbation à l'aide de l'objet de coût sur la facture :

1. Ajoutez un champ personnalisé additionalApprover à la balise.
2. Référencez le champ de code ERP de la dimension Tag et le champ Tag (dans ce cas, le champ personnalisé customInformation.additionalApprover) et la valeur utilisateur correspondante où vous trouverez le mail permettant d'identifier cet utilisateur (dans le champ standard email).
3. Dans ce cas, vous pouvez spécifier l'adresse e-mail de l'utilisateur de votre choix pour l'objet de coût, et Perk attribue cet utilisateur. Ainsi, le déclarant saisit l'objet de coût dans la facture. À partir de cet objet de coût, Perk sélectionne l'utilisateur associé à cette adresse e-mail.

Attribuer un approbateur statique (Entreprise uniquement)

Attribuer un approbateur par un identifiant spécifique. En bref, cela désigne un utilisateur précis pour l'approbation au sein de l'entité juridique. Cette méthode est souvent utilisée pour désigner un utilisateur final habilité à approuver les factures sous certaines conditions ; par exemple, pour les factures supérieures à 50 000 €, le PDG est alors désigné.

Ce nœud comporte des options qui doivent être complétées :

Par exemple, vous pouvez configurer ce nœud pour désigner deux utilisateurs comme approbateurs et le relier à un nœud d'approbation finale. Chacun de ces utilisateurs peut approuver et mettre fin au processus d'approbation.

Désigner un approbateur fournisseur par défaut

Désigne comme approbateur l'approbateur défini par défaut chez le fournisseur. Par exemple, vous configurez le flux de travail pour désigner comme approbateur l'approbateur défini chez le fournisseur.

Désigner un responsable hiérarchique

Mettez en place un flux de travail où tous les responsables hiérarchiques de l'utilisateur ayant soumis ou approuvé en dernier lieu sont désignés comme approbateurs. Ce flux doit être utilisé conjointement avec l'option « Responsable hiérarchique » ou « Escalade ».

Ce nœud propose deux options :

Attribuer des approbateurs de documents SAP (Entreprise uniquement)

Configurez un responsable d'attribution en désignant les utilisateurs du champ personnalisé de l'objet de coût comme approbateurs. Ce nœud spécifique est réservé aux clients SAP Invoice qui doivent répliquer leurs tables d'approbation dans Perk à l'aide d'objets de coût.

Ce nœud comporte deux options qui doivent être complétées :

Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail dans lequel Perk attribue comme approbateurs les utilisateurs extraits des informations personnalisées du centre de coûts en pointant vers l'ID SAP spécifié dans la clé utilisateur (dans ce cas, customInformation.SAPUserId).

Déclencher une erreur (Entreprise uniquement)

Configurez Perk pour qu'il envoie un message d'erreur lorsqu'une certaine action/condition se produit.

Contrairement à Assigner une notification de flux de travail, ce nœud d'activité arrête complètement le flux de travail et n'ajoute aucun journal supplémentaire au document lui-même.

Ce nœud possède une seule option :

Par exemple, vous pouvez configurer un flux selon lequel, en cas de dépassement de budget, Perk envoie un message « Veuillez vous adresser au service des achats ».

Notification de flux de travail (Entreprise uniquement)

Configurez Perk pour qu'il envoie un message informatif lorsqu'une certaine action/condition se produit.

Contrairement à Lancer une erreur, ce nœud d'activité envoie simplement des informations à l'utilisateur, afin qu'il puisse les accuser réception et passer à l'étape suivante.

Le nœud propose deux options :

Par exemple, vous pouvez configurer une notification qui se déclenche en cas de dépassement de budget afin d'envoyer un message d'information aux utilisateurs indiquant « Attention, il y a eu dépassement de budget ! »

Désigner le propriétaire du bon de commande comme approbateur

Ce nœud désigne comme approbateur le propriétaire défini sur le bon de commande. Le propriétaire du bon de commande est spécifié.

Conseil :Utilisez ce nœud pour configurer un flux d’approbation des fournisseurs en combinaison avec Approbation finale.

Par exemple, vous configurez le flux de travail pour désigner l'approbateur défini sur le bon de commande comme approbateur.

nœuds d'approbation des factures

Les nœuds d'approbation des factures sont complémentaires. nœuds d'activité dans le flux de travail pour exécuter une logique métier de facturation spécifique.

Vous pouvez utiliser ces nœuds d'approbation :

• Tous les approbateurs doivent approuver (Entreprise uniquement)
• Approbation finale
• Approbation de l'objet de coût
• Approbation du responsable hiérarchique ou remontée d'information
• Approbation SAP (Entreprise uniquement)

Tous les approbateurs doivent approuver (Entreprise uniquement)

Mettez en place un flux d'approbation qui oblige tous les approbateurs désignés par le nœud d'activité à approuver le document.

Techniquement, ce nœud fait ce qui suit :

• Une fois qu'un approbateur d'étiquette a approuvé une étiquette, son identifiant est supprimé de la liste des identifiants d'approbateurs actuels.
• Attribue le document aux autres approbateurs désignés pour la facture qui doivent encore l'approuver.

Une fois que tous les approbateurs ont approuvé le document, celui-ci passe à l'étape suivante du processus.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser ce nœud avec ce nœud :

• Attribuer des approbateurs avec la propriété : Cela a pour conséquence que « tous » les approbateurs doivent approuver pour que la procédure puisse se poursuivre.
• Attribuer tous les approbateurs de balises : Crée un flux d’approbation pour tous les approbateurs de balises.
• Attribuer un approbateur statique : tous les approbateurs spécifiés doivent approuver pour mettre fin au flux d’approbation.

Approbation finale

Configurez plusieurs flux d'approbation, selon vos besoins.

Techniquement, ce nœud a pour fonction que, lorsque plusieurs approbateurs sont affectés à un document, lorsqu'un utilisateur approuve le document, il efface la liste des approbateurs restants et fait passer le document à l'étape suivante du flux de travail.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser ce nœud avec ce nœud :

• Attribuer des approbateurs avec propriété : Cela efface la liste des approbateurs, ce qui permet à « n’importe lequel » des approbateurs de mettre fin au flux d’approbation.
• Attribuer un approbateur fournisseur par défaut : Crée un flux d’approbation fournisseur standard où les approbateurs sont spécifiés sur le fournisseur.
• Attribuer tous les approbateurs de balises : Crée un flux d’approbation pour tous les approbateurs de balises.
• Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts : Cela efface la liste des approbateurs, ce qui permet à « n'importe lequel » des approbateurs de mettre fin au flux d'approbation.
• Désigner un responsable hiérarchique
• Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés
• Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts : Cela efface la liste des approbateurs, ce qui permet à « n'importe lequel » des approbateurs de mettre fin au flux d'approbation.

Approbation de l'objet de coût

Permet de configurer un flux d'approbation des objets de coûts. Techniquement, son fonctionnement est le suivant :

• Il traite de la remontée d'information au centre de coûts parent, si nécessaire.
• Termine le premier nœud d'activité. Attribue tous les approbateurs des objets de coûts.

Ce nœud spécifique offre plusieurs options :

La case à cocher Vérifier l'indépendance est utilisée pour déterminer, dans les cas où le soumissionnaire est le même qu'un approbateur d'objet de coût, que l'approbation est transmise au propriétaire de l'objet de coût parent pour assurer la conformité.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser ce nœud avec ce nœud :

• Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts : cela signifie que « tous » les approbateurs doivent approuver pour mettre fin au flux d'approbation.
• Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés

Approbation du responsable hiérarchique ou remontée d'information

Configurez un flux de travail pour les responsables hiérarchiques avec le Attribuer un responsable hiérarchique. Techniquement, cela concerne l'escalade vers la hiérarchie des responsables hiérarchiques lorsqu'un utilisateur spécifique approuve séquentiellement.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser ce nœud avec ce nœud :

• Désigner un responsable hiérarchique

Approbation SAP (Entreprise uniquement)

Configurez un flux d'approbation spécifique en l'associant à l'affectation des approbateurs de documents SAP. Concrètement, ce nœud gère la logique métier permettant d'extraire des informations personnalisées d'un objet de coût et de les affecter aux différents approbateurs.

Il s'agit d'un nœud spécial qui n'est valable que pour les clients SAP Facturation qui doivent répliquer leurs tables d'approbation dans Perk en utilisant des objets de coûts.

Ce nœud comporte deux options qui doivent être complétées :

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser ce nœud avec ce nœud :

• Attribuer des approbateurs de documents SAP : crée un flux d'approbation qui utilise les données de l'objet d'information personnalisé du centre de coûts.