De la part de Dans la section « Aperçu des rapports de dépenses », vous pouvez générer des rapports téléchargeables personnalisés avec des analyses de dépenses, en obtenant une ventilation des dépenses par pays ou par déclarant, les données de transaction et les données de facturation par fournisseur, pays du fournisseur, etc. Vous pouvez utiliser le générateur de rapports pour créer un rapport téléchargeable personnalisé à partir de zéro ou utiliser un modèle existant pour extraire des données.
Générer un rapport de téléchargement personnalisé
Pour générer un rapport, vous devez :
- Déterminer le type de rapport
- Définir la plage de dates de reporting
- Définir le périmètre du rapport
- Définir la structure du rapport
- Afficher le résultat
Déterminer le type de rapport
Vous pouvez générer des rapports pour les dépenses, les transactions ou les factures. Dans la liste déroulante Choisir le type , sélectionnez le type de données à inclure dans le rapport, puis indiquez la Société pour laquelle vous souhaitez générer le rapport.
Définir la plage de dates de reporting
Vous pouvez affiner la portée du rapport par date, en utilisant la section Sélection de la plage de dates pour indiquer une date de début et de fin spécifique pour le rapport.
Étant donné que le traitement d'une dépense ou d'une facture peut prendre un certain temps avant son versement à l'employé, la date de soumission peut différer des dates d'approbation, de vérification et de paiement. Concernant les données de transaction, la date d'importation des transactions par carte enregistrées dans Perk pouvant légèrement différer des dates réelles de ces transactions, veuillez étendre la plage de dates indiquée dans cette section de quelques jours.
Pour les dépenses et les factures, vous pouvez choisir le type de date à utiliser pour la sélection des données à l'aide du champ Date . Indiquez la période à l'aide des champs Du et Jusqu'au . Vous pouvez utiliser le calendrier pour sélectionner la date ou la saisir directement au format standard de votre profil.
Définir le périmètre du rapport
Vous pouvez ajuster la portée des données de dépenses incluses dans le rapport à l'aide de la section Application des critères de filtrage . Les critères de filtrage varient selon que le type de rapport concerne des dépenses, des factures ou des transactions.
Critères relatifs aux dépenses et aux factures :
- Employé : Limitez le rapport à certains employés ou incluez tous les employés. Par défaut, tous les employés sont affichés.
- Approuvé précédemment par : Choisissez les approbateurs individuellement ou tous les approbateurs. Par défaut, tous les approbateurs sont affichés.
- Objets de coût : Afficher un seul objet de coût ou tous les objets de coût. Par défaut, tous les objets de coût sont affichés.
- Statut : Sélectionnez un, plusieurs ou tous les statuts. Par défaut, les statuts À réviser , En approbation , En révision , Prêt pour l’exportation, Rejeté, Exporté, Prêt pour l’exportation (fiche entreprise) et Exporté (fiche entreprise) sont sélectionnés.
- Approbateur actuel : Si les droits d’approbation ont été temporairement délégués à un autre utilisateur, vous pouvez sélectionner l’approbateur actuel.
Critères relatifs aux données transactionnelles :
- Statut : Sélectionnez les statuts de transaction individuels ou tous les statuts.
- Statut des dépenses : Sélectionnez les statuts de dépenses individuels ou affichez tous les statuts.
: Cette section est . Si vous ne saisissez aucun critère de sélection, Perk utilise automatiquement les paramètres par défaut lors de la génération du rapport.
Définir la structure du rapport
Cela détermine la configuration de votre rapport de sortie. Vous pouvez sélectionner :
- Type de graphique : pour visualiser les informations. Il peut s’agir d’un graphique à barres ou d’un graphique à colonnes.
- Devise du rapport : devise à utiliser pour afficher les montants.
- Langue du rapport : langue dans laquelle les en-têtes et les messages d’avertissement sont affichés.
Vous pouvez sélectionner les champs de données à inclure dans votre rapport en les faisant glisser dans les champs Lignes ou Colonnes . Les champs de données vous y déposez influencent l'affichage des informations dans le graphique et dans le rapport final. Vous pouvez vérifier l'affichage des informations avant de télécharger le rapport dans la .
Champs de données disponibles par type
| Dépenses | ||
|---|---|---|
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| Transactions |
|---|
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| Factures | |
|---|---|
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: Si vous souhaitez désélectionner des champs de données ou modifier leur ordre dans le champ Lignes ou Colonnes , il suffit de glisser-déposer le champ de données correspondant. Pour insérer tous les champs de données dans le champ Lignes en une seule fois, cliquez sur (tout) , situé à côté de l’étiquette Lignes .
Dans la liste déroulante Valeurs (agrégées) , vous pouvez choisir les valeurs de dépenses à afficher, en sélectionnant plusieurs valeurs. Vous pouvez afficher :
- dépenses : montant total ou montant de l'impôt dans la devise du rapport, impôt sur le revenu et montants imposables
- Indemnités journalières : montant de référence, montant de base, taux de base, majorations, déductions, taux de référence des majorations, taux de référence des déductions, taux de référence du montant de base et taux de référence du taux de base
- kilométrage : distance parcourue
- transactions : montant dans la devise du rapport
- factures : montant total ou montant de la taxe dans la devise du rapport
Une fois que vous avez sélectionné toutes les valeurs à afficher, cliquez sur Générer le rapport .
Vous pouvez enregistrer la configuration du rapport en tant que modèle en cliquant sur le bouton Enregistrer comme nouveau modèle .
Afficher les résultats
La section Résultats affiche un graphique visualisant les informations selon vos préférences. Pour afficher des informations détaillées sur les valeurs agrégées, survolez le graphique. Vous pouvez faire défiler les lignes de données suivantes en cliquant sur la flèche vers le bas située sous le graphique.
Pour télécharger le rapport complet, cliquez icône de téléchargement ou sur le lien report.xlsx . Un fichier Excel sera automatiquement généré et enregistré dans vos téléchargements.
Dans le tableur, les informations sont exportées conformément à la configuration. Vous pouvez utiliser des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données de dépenses et adapter l'affichage des résultats selon vos besoins.