Vous avez deux options pour télécharger une facture dans Perk :

• en téléchargeant manuellement la facture, soit en tant que gestionnaire de factures, soit en tant qu'expéditeur
• en envoyant la facture à une boîte de réception dédiée

Vous pouvez importer les factures aux formats PDF ou XML. Pour les factures papier, vous devez les numériser (c'est-à-dire les scanner) avant de pouvoir les importer dans Perk.

Selon le format du fichier, Perk peut effectuer différentes opérations sur le fichier téléchargé :

• Si le fichier est un PDF et ne contient pas de données XML intégrées (par exemple une facture électronique ZUGFeRD ou Factur-X), l'OCR de Perk et le modèle d'IA travaillent ensemble pour extraire les données pertinentes.
• Si le fichier est un PDF et contient des données XML intégrées identifiées comme étant valides, il s'agit d'un PDFLa structure de la facture électronique est extraite du fichier XML intégré et associée aux champs Perk. Le PDF s'affiche comme aperçu de la facture. Le fichier original est importé dans l'onglet Documents en tant que document source.
• Si le fichier est un fichier XML contenant une structure de facture électronique valide, les données sont extraites et associées aux champs Perk. Perk génère ensuite un aperçu PDF à partir de ces données. Le fichier original est importé dans l'onglet Documents en tant que document source.
• Si le fichier est un XML mais qu'il ne contient pas une structure de facture électronique valide, Perk crée une facture vide et le fichier est joint comme document justificatif.

Téléverser la facture en tant que processeur de factures

Dans Factures > Traitement des factures > Factures, cliquez sur le bouton Téléverser une facture en haut à droite et sélectionnez la facture à téléverser. Vous ne pouvez téléverser qu'une seule facture à la fois. Une icône de chargement s'affiche pendant le téléversement et le traitement du document. Vous pouvez ensuite cliquer sur la facture pour en afficher les détails.

Importer la facture depuis Mes tâches

Selon les paramètres de votre entreprise, vous pourrez peut-être téléverser et gérer des factures en tant qu'émetteur. Cela signifie que vous pouvez téléverser une facture en cliquant sur Téléverser une facture dans Dépenses > Mes tâches.

Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que votre administrateur Perk l'a désactivée pour votre entreprise.

Envoyer une facture par courriel

Vous pouvez également envoyer une facture papier ou numérique que vous avez reçue. par e-mail à Perk pour un téléchargement automatique.

Source de la facture

Vous pouvez consulter à tout moment le mode de chargement d'une facture dans Perk en regardant dans l'en-tête de la facture, à l'endroit où figure la mention « Source de la facture ». Cette mention indique le type de document utilisé pour créer la facture dans Perk (par exemple, PDF ou facture électronique) et le canal utilisé pour son chargement.

Plus précisément, Perk indique que la source de la facture est :

• Facture PDF standard ou facture électronique (c.-à-d. XML ou PDF hybride) reçue par courriel
• Facture PDF standard ou facture électronique (c.-à-d. XML ou PDF hybride) reçue par téléchargement manuel
• Facture PDF standard ou facture électronique (c.-à-d. XML ou PDF hybride) reçue via API

Dans le cas des factures reçues par e-mail, Perk suit également l'expéditeur de la facture.

Consultation des factures téléchargées

Une fois que vous avez téléchargé une facture, vous pouvez la retrouver à plusieurs endroits selon que vous ayez un rôle de gestionnaire de factures et/ou d'employé :

• Dans Factures > Traitement des factures > Factures (toutes les factures de votre entreprise)
• Dans Dépenses > Mes tâches > Factures
• Dans Dépenses > Frais > Factures (factures que vous avez téléchargées)

Les factures nouvellement téléchargées affichent le statut Nouveau.