Les bons de commande sont des ordres légaux que les entreprises adressent à leurs fournisseurs pour l'achat de biens, de services ou de produits. Selon le secteur d'activité, leur complexité peut varier, mais on peut les représenter comme suit :
- Une entreprise (acheteur) envoie un appel d'offres à son fournisseur pour certains biens ou services.
- Le fournisseur fait une offre pour répondre à cette demande.
- L'entreprise décide de passer commande. Dans ce cas, le bon de commande est émis par le système ERP de l'acheteur.
- Le fournisseur expédie le produit/service et une facture est par conséquent envoyée à l'acheteur.
- L'acheteur paie les fournisseurs pour les biens/services.
Perk peut automatiquement faire correspondre le numéro de commande à la facture associée, réduisant ainsi le temps nécessaire aux équipes financières pour saisir les données (correspondance bidirectionnelle).
Plusieurs scénarios sont possibles :
- Un seul bon de commande associé à plusieurs facturesIl peut y avoir plusieurs articles dans la commande qui sont facturés séparément ; par conséquent, les systèmes de traitement des factures associent toutes ces factures à un seul bon de commande.
- Plusieurs bons de commande associés à une seule facture : L'acheteur peut avoir commandé des biens ou des services séparément, qui sont ensuite regroupés en une seule facture par le fournisseur.
De plus, les entreprises peuvent souhaiter suivre l'intégralité du processus d'approvisionnement, de l'offre initiale à la livraison des biens ou du service. Perk permet de suivre cette relation en associant les bons de commande, les factures et les documents. bons reçus (GR) documents (appariement à trois voies).
Affichage des bons de commande dans Perk
Les bons de commande ne peuvent pas être téléchargés manuellement dans Perk. En revanche, les informations relatives aux bons de commande et aux réceptions de marchandises sont automatiquement importées depuis le système financier de votre entreprise vers Perk (ou via l'API Perk).
Toutes les commandes importées sont affichées dans Factures > Traitement des factures > Bons de commande.
Note: Pour consulter les bons de commande en tant que gestionnaire de factures, votre administrateur Perk doit avoir activé les bons de commande pour votre entreprise dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation, Activer les bons de commande.
Perk fait la distinction entre les bons de commande et les lignes de commande. L'aperçu des bons de commande affiche tous les bons de commande, y compris leurs lignes. statut correspondantVous pouvez trier les bons de commande par date de création ou par date d'expiration en cliquant sur l'en-tête de la colonne.
Factures > Traitement des factures > Bons de commande
Si vous cliquez sur un bon de commande, vous pouvez voir les détails de ce bon de commande, y compris les informations d'en-tête et tous les articles de la ligne de commande (également appelés positions de commande).
Factures > Traitement des factures > Bons de commande, Vue des bons de commande
Perk affiche des informations détaillées pour cette commande, telles que le nom du fournisseur, le numéro de commande, le total commandé, le montant, la devise, la date de création, la date d'expiration et les conditions de paiement. Il présente la liste des articles.
Informations d'en-tête du bon de commande
| Champ | Description |
| Fournisseur | Fournisseur du bon de commande, par exemple Acme INC. |
| Numéro de commande | Numéro de commande |
| Montant total commandé | Budget total du PO, par exemple 60 000 CHF |
| Devise | Devise du bon de commande |
| Date de création | Date de création du bon de commande. |
| Date d'expiration | Date d'expiration du bon de commande. |
| Conditions de paiement | Date à laquelle le paiement est dû. |
Informations sur les articles de la commande
| Champ | Description |
| Statut |
Importé à partir des données d'approvisionnement. Les valeurs possibles sont : Actif, Supprimé, Bloqué. Voir Statuts des commandes et des réceptions de marchandises.
Le statut des lignes de commande n'est pas mis à jour par les actions effectuées dans Perk. Il ne peut être mis à jour que par une mise à jour externe des données de la commande via l'API. |
| Position | Position de la ligne d'article dans le bon de commande. |
| Description | Description textuelle de l'élément de ligne. |
| Article n° | Numéro de référence article défini dans le système d'inventaire du client. |
| EAN/UPC | Numéro de code-barres EAN/UPC, le cas échéant. |
| Objet de coût |
Selon le type d'article (en stock ou hors stock), l'objet de coût peut être applicable ou non à la ligne. Pour les articles en stock, l'objet de coût est généralement déterminé dans le système d'approvisionnement lors de la comptabilisation de la facture. |
| Catégorie |
Selon le type d'article (en stock ou hors stock), la catégorie peut s'appliquer ou non à la ligne. Pour les articles en stock, la catégorie est généralement déterminée dans le système d'approvisionnement lors de la comptabilisation de la facture. |
| Unité | Unité de mesure. |
| Quantité commandée | Quantité de l'article/du service commandé. |
| Quantité livrée |
Quantité de l'article/du service livré. Utilisé conjointement avec la réception de marchandises. La quantité livrée d'un article de commande est égale à la somme des quantités livrées de toutes les réceptions de marchandises associées. |
| Quantité correspondante |
Quantité de l'article/service déjà facturée par le fournisseur et associée à l'article du bon de commande. Lorsque la méthode de correspondance à trois voies est utilisée, la quantité correspondante d'un article de commande est égale à la somme des quantités correspondantes de toutes les réceptions de marchandises associées. |
| Prix de l'article | Prix unitaire de l'article/du service. |
| Montant commandé | Montant net de la quantité totale de l'article/service commandé |
| Montant livré |
Montant net de la quantité totale de l'article/du service livré. Utilisé conjointement avec la réception de marchandises. Le montant livré d'un article de commande est égal à la somme des montants livrés de toutes les réceptions de marchandises associées. |
| Montant correspondant |
Montant net de l'article/service déjà facturé par le fournisseur et associé à l'article du bon de commande. Lorsque la méthode de correspondance à trois voies est utilisée, le montant correspondant d'un article de commande est égal à la somme des montants correspondants de toutes les réceptions de marchandises associées. |
| Statut de correspondance | Statut attribué par Perk en fonction des données importées des articles de commande et des actions de rapprochement de factures effectuées dans le cadre du traitement des factures. Voir Statuts des commandes et des réceptions de marchandises. |
| Facture correspondante |
Affiche la liste de toutes les factures associées au poste de commande. S'il n'y a qu'une seule facture, elle apparaîtra ici. S'il y en a plusieurs, vous voyez Multiple espace réservé, sur lequel vous pouvez cliquer pour afficher la liste complète des factures correspondantes.
Les factures appariées peuvent être divisées en deux types :
|
| Réception des marchandises | Affiche les informations relatives aux opérations de réception de marchandises effectuées pour l'article de la commande. Voir Reçus de marchandises dans Perk. |
Facture correspondant à plusieurs factures
Filtrer les bons de commande
Vous pouvez filtrer les bons de commande selon différentes options :
- Recherche du numéro de commande: rechercher un bon de commande par numéro de bon de commande
- Fournisseur
- Date de création
- Date d'expiration
- État de la commande
- Devise
- Montant total commandé
Affichage des lignes de commande dans l'outil de rapprochement des factures
Les articles du bon de commande s'affichent dans la fenêtre de rapprochement des factures lorsque vous sélectionnez un bon de commande dans la colonne des lignes de commande.
Traitement des factures > Factures, Appariement des lignes de facture
Dans la fenêtre de rapprochement des factures, vous sélectionnez un poste de commande ou un poste de réception de marchandises pour le faire correspondre à un poste de facture. Voir Appariement des factures et des bons de commande (appariement bidirectionnel) ou Appariement des factures avec les bons de commande et les accusés de réception (appariement à trois voies).