En tant que gestionnaire de factures, vous êtes responsable de la gestion de toutes les factures de votre entreprise. Pour obtenir un aperçu de toutes les factures, rendez-vous sur Factures > Traitement des factures > Factures.
Les factures sont regroupées en quatre onglets différents en fonction de leur statut :
- Boîte de réception des factures : Factures à traiter
- En approbationFactures à approuver
- En revueFactures à vérifier
-
Toutes les facturesTous les statuts, y compris rejeté, prêt à exporter et exporté
Boîte de réception des factures
La boîte de réception Factures contient toutes les factures que vous devez traiter et coder. Vous ne pouvez y voir que les factures avec Nouveau, Brouillon, et Nécessite une révision statut.
En approbation
Cet onglet affiche les factures en attente d'approbation par un responsable. Il indique l'expéditeur et l'approbateur en cours (la facture peut nécessiter plusieurs approbations selon le processus d'approbation de l'entreprise et le nombre d'approbations autorisées).
En revue
Cet onglet affiche les factures qui sont actuellement en attente de vérification financière.
Note: Une fois la facture soumise, en tant que gestionnaire de factures, vous ne pouvez plus la modifier. Vous devez rappel de la facture avant de pouvoir le modifier.
Tu peux rappel d'une facture lorsqu'il affiche l'un des statuts suivants : En approbation, En revue, et Prêt pour l'exportationLorsqu'une facture est annulée, l'intégralité du processus d'approbation doit être relancée.
Filtrer les factures
Vous pouvez utiliser le filtres en haut de la page pour obtenir une vue d'ensemble plus détaillée des différentes factures enregistrées dans le système.
Ici, vous pouvez filtrer les résultats selon des attributs spécifiques tels que l'entreprise (l'entité juridique à laquelle appartiennent les factures), le fournisseur et le type de document (facture, avoir ou bon de commande). Le champ de recherche global vous permet de rechercher des mots clés dans les champs de la facture (identifiant de la facture, numéro de facture, nom du fournisseur, émetteur, approbateur actuel, statut de la facture). Par exemple, si vous saisissez « ale », la recherche s'effectuera sur toutes les factures contenant ce texte dans le numéro de facture, le nom du fournisseur, le nom de l'émetteur, le nom de l'approbateur, etc.
En cliquant Filtres avancés, Vous pouvez afficher d'autres filtres. Plus précisément, vous pouvez filtrer les factures à l'aide des filtres suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de délivrance | Date d'émission de la facture. |
| Date d'échéance | Date d'échéance de la facture calculée en fonction de la date d'émission et des conditions de paiement. |
| Date de téléchargement | Date de création de la facture dans Perk. |
| Montant total (devise de la facture) | Montant total dû. Vous pouvez saisir un montant minimum ou maximum, ou une fourchette, pour limiter les factures affichées. |
| Fournisseur | Nom du fournisseur ayant émis la facture. |
| Soumis par | Nom du ou des déclarants ayant saisi/codé la facture. |
| Type de document | Affinez la liste en fonction des factures sans bon de commande, des factures liées à un bon de commande ou des avoirs. |
| Devise | Choisissez d'afficher les factures pour une devise spécifique. |
| Statut | Filtrez la liste par statut : Nouveau, Brouillon, À réviser, En approbation, En révision, Prêt à exporter ou Exporté. |
| règle des mots clés | Si vous avez configuré Perk pour détecter des mots-clés spécifiques dans les factures, filtrer les factures selon une règle spécifique. |
| Date de publication | Date à laquelle la facture a été enregistrée dans le système financier. |
| Contient des messages | Affiche les factures qui contenir au moins un message. |
| Utilisateurs mentionnés | Sélectionnez l'utilisateur mentionné dans le message. |
| Objet de coût | Factures contenant le ou les objets de coût sélectionnés dans au moins une de leurs lignes. |
| Pays fournisseur | Pays tel qu'indiqué dans l'adresse du fournisseur sur la facture. |
Conseil: Apprenez-en davantage sur le différents statuts de facture.