Lors d'un voyage d'affaires, de nombreuses dépenses sont généralement engagées. Pour simplifier leur traitement, vous pouvez les regrouper en une seule note de frais de voyage. Dans Perk, une note de frais de voyage correspond à l'ensemble des dépenses effectuées lors d'un déplacement professionnel sur une période donnée.

Lorsqu'un employé enregistre une dépense de déplacement dans Perk, les indemnités journalières et kilométriques peuvent être calculées automatiquement à partir des lieux de départ et d'arrivée, si ces informations sont configurées. Il peut ensuite ajouter manuellement d'autres dépenses, avec ou sans justificatifs. Il peut également calculer séparément les indemnités kilométriques et journalières, puis les ajouter au déplacement.

Les approbateurs voient toutes les dépenses regroupées par date et peuvent choisir d'approuver l'intégralité du voyage avec toutes les dépenses ou d'approuver chaque dépense séparément.

Les responsables de la vérification financière peuvent filtrer les dépenses par voyage sur la page de révision afin d'obtenir un aperçu des dépenses incluses dans le voyage, ainsi que des informations complémentaires (y compris les champs personnalisés) dans la section « Informations sur le voyage ». Ils peuvent examiner le voyage dans son intégralité ou chaque dépense individuellement avant de les exporter.

Avec les frais de voyage, vous pouvez :

• Frais liés au groupe
• Obtenez une vue d'itinéraire consolidée
• Consultez les informations complémentaires sur le voyage.
• Frais distincts avant et après le voyage
• Télécharger le PDF du voyage et les pièces jointes
• Supprimer et examiner plusieurs dépenses simultanément
• Les voyages d'exportation sont considérés comme un concept unique, plutôt que comme des dépenses individuelles.

Les frais de déplacement sont activés et configurés au niveau de l'entreprise. Selon le rôle, l'accès aux frais de déplacement se fait comme suit :

• Employés : Dépenses > Frais > Frais de déplacement
• Approbateurs : Dépenses > Approbations > Liste des approbations, Frais de voyage onglet
• Vérificateurs financiers : Finances > Vérification > Dépenses et factures, Voyages sélecteur déroulant

Conseil :Apprenez comment créer un rapport de dépenses de voyage.

Aperçu des dépenses de voyage

L'aperçu du voyage comprend une vue calendrier qui affiche les dépenses par ordre chronologique. L'aperçu du voyage contient plusieurs boutons d'action : Télécharger le PDF Télécharger les pièces jointes Voir l'itinéraire Supprimer le voyage Ajouter les frais
Dans l'application web, ces boutons d'action se trouvent au-dessus de la vue calendrier et sur mobile, dans le menu actions (icône à trois points) en haut à droite. Selon le rôle (employé, approbateur ou vérificateur financier), le bouton d'action principal varie : soumettre, approuver ou examiner.

Aperçu du tri

Vous pouvez modifier l'affichage des dépenses à l'aide de l'option de tri Grouper par. Par défaut, les dépenses sont regroupées par date. Vous pouvez toutefois choisir de les afficher par :

• Type de dépense (kilométrage, indemnités journalières, frais sans justificatif, etc.)
• Catégorie (déjeuner, dîner, hébergement, etc.)
• Statut de la dépense (Brouillon, Prêt, En cours d'approbation, etc.)
• Statut de correspondance

Cela vous permet d'identifier plus facilement et rapidement le montant total dépensé pour chaque catégorie de dépenses, ce qui rend le processus de vérification plus efficace. Par exemple, un vérificateur peut désormais facilement connaître le montant total dépensé pour les déjeuners lors d'un voyage donné en regroupant les dépenses par catégorie « Déjeuner » et en visualisant instantanément le montant consolidé.

Frais avant et après le voyage

Le récapitulatif indique également les dépenses engagées avant ou après le voyage. Il associe ainsi à ce dernier des dépenses telles que les réservations de vols effectuées avant la date du voyage et les frais de stationnement payés après, ce qui permet de distinguer facilement les différentes étapes du trajet.

Itinéraire du voyage

Vous pouvez consulter l'itinéraire complet d'un voyage. Lorsque votre entreprise a prévu des passages frontaliers, les temps de trajet entre ces passages sont indiqués dans l'itinéraire. Dans l'application web, cliquez sur le bouton Voir l'itinéraire. L'application mobile dispose d'un onglet dédié : « Itinéraire ».

Télécharger le PDF et les pièces jointes

Vous pouvez télécharger un document PDF contenant des informations détaillées sur votre voyage, telles que les informations relatives à l'entité juridique, les coordonnées des employés, le nom et l'identifiant du voyage, l'itinéraire, ainsi que les coûts journaliers et le total. Vous pouvez également télécharger simultanément tous les justificatifs de vos dépenses (par exemple, vos reçus).

Supprimer plusieurs dépenses ou un voyage

Vous pouvez sélectionner plusieurs dépenses et les supprimer simultanément. Cela simplifie le processus de suppression et fait gagner du temps aux utilisateurs qui gèrent un grand nombre de dépenses.

Les employés peuvent supprimer un voyage entier le cas échéant en sélectionnant Supprimer dans la vue du voyage dans l'application Web ou en faisant glisser vers la gauche sur un voyage dans l'onglet Voyages dans l'application mobile.

Pour supprimer plusieurs dépenses en une seule fois, les employés peuvent cocher la case située à côté de la dépense dans l'aperçu du voyage.

Approuver, examiner ou renvoyer plusieurs dépenses

Les approbateurs et les vérificateurs financiers peuvent désormais sélectionner plusieurs dépenses et choisir de les approuver, de les examiner ou de les renvoyer simultanément. Lors de l'examen ou de l'approbation, il est possible d'ajouter un commentaire facultatif qui s'appliquera à toutes les dépenses concernées.

Lors du renvoi des notes de frais, vous pouvez ajouter un commentaire à chaque dépense. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque des informations complémentaires ou des corrections sont nécessaires. Le commentaire garantit une communication claire entre les approbateurs et les demandeurs, réduisant ainsi les délais de validation.

Informations sur le voyage

L'onglet « Informations sur le voyage » contient des informations supplémentaires sur le voyage, telles que l'identifiant du voyage, les détails de l'employé, les postes de coûts du voyage et tous les champs personnalisés que votre entreprise a pu configurer pour suivre les détails essentiels liés au voyage.