Exporter les dépenses, les voyages, les transactions et les factures examinés

analystes peuvent effectuer cette tâche.

Dans Finance > Review > Export , vous pouvez trouver plusieurs types de dépenses :

Dépenses : toutes les dépenses payées à titre privé et examinées, y compris les indemnités journalières et les frais de kilométrage individuels.
Voyages : toutes les dépenses examinées incluses dans le cadre d'un voyage, y compris les frais de kilométrage et les indemnités journalières.
Transactions par carte : toutes les dépenses examinées payées à l'aide d'une carte d'entreprise et qui ont été associées à un rapport de dépenses correspondant.
Frais de voyage : toutes les dépenses examinées générées par les services d'un fournisseur de voyages intégré.
Factures : toutes les factures approuvées et vérifiées.

En cliquant sur une dépense, vous affichez le détail de la note de frais. En cliquant sur une transaction, vous visualisez à la fois la transaction par carte et la note de frais correspondante. Vous pouvez alors renvoyer la dépense pour vérification ou cliquer sur Exporter .

En cliquant sur un voyage, vous pouvez consulter tous les frais, les indemnités journalières et les frais kilométriques inclus, ainsi que les informations relatives au voyage (y compris les champs personnalisés, le cas échéant) et l'itinéraire. Vous pouvez télécharger un PDF du voyage ou de ses pièces jointes, renvoyer l'intégralité du voyage et ses dépenses pour vérification, ou exporter les dépenses de chaque voyage individuellement ou l'ensemble des dépenses du voyage.

L'onglet Voyages contient toutes les dépenses liées à un voyage spécifique et dont le statut est Prêt à exporter ou Exporté . Les dépenses rejetées sont ignorées. Les dépenses de voyage apparaissent également séparément dans l'onglet Dépenses . Lorsque vous exportez un voyage, les dépenses associées disparaissent également de l'onglet Dépenses, car toutes les dépenses sont exportées individuellement selon les paramètres d'exportation de l'entreprise, qu'elles fassent partie d'un voyage ou non.

: pour afficher l’onglet « Voyages , votre administrateur Perk doit l’avoir activé dans > Compte > Sociétés, Paramètres d’affichage des dépenses, Exportation des données et configuration ERP en sélectionnant le bouton Activer exportation au niveau du . Par défaut, cet onglet est masqué.

Remarque : Les voyages soumis qui ne contiennent aucune dépense sont automatiquement exportés.

En cliquant sur une facture, vous pouvez consulter le document de facture et son aperçu, ainsi que d'autres détails importants tels que les lignes de facturation, l'historique de la facture, les approbateurs, etc.

Conseil : Vous pouvez choisir d'exporter les rapports d'un soumissionnaire spécifique en sélectionnant la personne dans le champ déroulant Soumis .

Le format d'exportation des dépenses et des factures Perk dépend des paramètres de votre entreprise. Si votre entreprise a intégré Perk directement à son système financier et comptable (via API), l'exportation déclenche une comptabilisation automatique dans votre système. Si votre entreprise a configuré un fichier d'échange spécifique dans ses , l'exportation génère le fichier correspondant. Vous pouvez également choisir d'automatiser le processus

Conseil : Vous pouvez vérifier si l’exportation a réussi dans Finance > Révision > Journal d’exportation . De plus, vous pouvez consulter et télécharger tous les fichiers supplémentaires générés lors de l’exportation des dépenses.

Exportation manuelle de rapports individuels

Il existe deux options pour exporter les rapports individuels :

Ouvrez le rapport en cliquant dessus, faites défiler jusqu'en bas du rapport et cliquez sur Exporter .
Cliquez sur l'icône Exporter à droite du rapport dans le tableau.

Exportation manuelle de plusieurs rapports

Pour exporter plusieurs rapports, cochez la case correspondante ou cliquez sur « Tout sélectionner ». Cliquez ensuite sur le bouton Exporter situé au-dessus du tableau pour exporter tous les rapports simultanément.

Exporter depuis Perk

Une fois les rapports à exporter sélectionnés, vous devez saisir la date de comptabilisation la plus ancienne . Cette date sert à déterminer la date de comptabilisation du document dans votre système comptable.

Par défaut, la date du jour est proposée, mais vous pouvez choisir une date antérieure. Si vous choisissez une date future, un message d'erreur s'affiche. Après confirmation de la date, votre exportation est générée.

Dates de comptabilisation des dépenses

L'ordre de priorité pour déterminer la date de comptabilisation utilisée lors de l'exportation des dépenses est le suivant :

Date de publication
Date de dépense

La date à laquelle les transactions de dépenses sont enregistrées dans le système comptable est déterminée comme suit :

Si la date de comptabilisation tombe avant la date de comptabilisation la plus ancienne, alors la date de comptabilisation la plus ancienne est utilisée (et la date de la dépense est mise à jour à la date de comptabilisation).
Si la date de comptabilisation tombe après la date de comptabilisation la plus ancienne, c'est cette dernière qui est utilisée (et il n'y a pas de modification de la date de comptabilisation).
S'il n'y a pas de date de comptabilisation et que la date de dépense tombe avant la date de comptabilisation la plus ancienne, alors la date de comptabilisation la plus ancienne est utilisée.
S'il n'y a pas de date de comptabilisation et que la date de dépense tombe après la date de comptabilisation la plus ancienne, alors la date de dépense est utilisée.

Dates de comptabilisation des factures

L'ordre de priorité pour déterminer la date de comptabilisation utilisée lors de l'exportation des factures est le suivant :

Date de publication (facultatif)
Date d'émission de la facture (obligatoire)

La date à laquelle les transactions de facturation sont enregistrées dans le système comptable est déterminée comme suit :

Si les dates de comptabilisation sont activées et que la facture a une date de comptabilisation qui tombe après la date de comptabilisation la plus ancienne, la date de comptabilisation de la facture est prise et il n'y a aucun changement à la date de comptabilisation lors de l'exportation.
Si les dates de comptabilisation sont activées et que la date de de la facture est à la date de comptabilisation la plus ancienne, c'est cette est retenue. La date de comptabilisation est mise à jour une fois la facture comptabilisée.
S'il n'y a pas de date de comptabilisation et que la date d'émission de la facture tombe avant la date de comptabilisation la plus ancienne, c'est la date de comptabilisation la plus ancienne qui est prise.
S'il n'y a pas de date de comptabilisation et que la date d'émission de la facture tombe après la date de comptabilisation la plus ancienne, c'est la date d'émission qui est prise en compte.

Exportation automatique des rapports

Au lieu de sélectionner et d'exporter manuellement les rapports, vous pouvez automatiser le processus pour qu'il se déclenche automatiquement , en envoyant les informations directement au système financier de votre entreprise ou en générant le fichier d'exportation.