Perk s'efforce d'apparier automatiquement un maximum de transactions et de dépenses par carte afin de minimiser le travail manuel des employés et des vérificateurs financiers. Cependant, la complexité du monde réel peut parfois faire obstacle à ce processus.
Dans ces cas-là, l'outil de correspondance des dépenses vous aide à gérer facilement ces situations dans Perk.
À propos de l'outil de comparaison des dépenses
Une fois que vous avez soumis votre rapport de dépenses par carte, Perk associe automatiquement votre dépense à la transaction par carte correspondante
Cependant, il arrive que correspondance automatique échoue. C'est là qu'intervient l'outil de rapprochement des dépenses. Cet outil vous permet de rapprocher manuellement vos transactions par carte avec vos notes de frais.
L'outil de correspondance des dépenses vous aide et vous guide lors de la correspondance manuelle des transactions par carte et des dépenses en mettant en évidence les correspondances potentielles et en vous avertissant si la correspondance d'une transaction avec une dépense enfreint une règle de validation.
Accéder à l'outil de correspondance des dépenses
Si vous souhaitez faire correspondre manuellement les transactions aux dépenses, allez dans Dépenses > Cartes d'entreprise et sélectionnez la carte appropriée dans la liste déroulante.
Vous pouvez également aller dans Dépenses > Mes tâches et cliquer sur l'onglet Transactions pour trouver toutes vos transactions non appariées.
Cliquez sur Afficher les détails pour consulter la transaction que vous souhaitez associer manuellement à une note de frais soumise. Vous pourrez ainsi voir des informations détaillées sur la transaction, la carte et le commerçant, ainsi que l'historique des modifications.
Pour ouvrir l'outil de rapprochement des dépenses et lancer le rapprochement manuel, cliquez sur Rapprocher . L'outil de rapprochement des dépenses affiche toutes les transactions et dépenses non rapprochées pour la même carte.
Conseil : Pour traiter une transaction par carte si vous avez perdu votre reçu ou si vous avez effectué une dépense personnelle avec une carte d'entreprise, consultez Associer les transactions par carte d'entreprise aux dépenses .
Utilisation de l'outil de correspondance des dépenses
L'outil de correspondance des dépenses vous permet de réaliser diverses opérations :
- Scénario 1 : Associer une transaction à une dépense
- Scénario 2 : Combiner deux transactions ou plus et les associer à une seule dépense
- Scénario 3 : Associer une transaction à deux dépenses ou plus
- Scénario 4 : Séparer les transactions combinées à partir de la vue détaillée des transactions
- Scénario 5 : Faire correspondre un remboursement à une dépense déjà appariée
- Scénario 6 : Créer manuellement une note de crédit pour la faire correspondre à un remboursement
Scénario 1 : Associer une transaction à une dépense
Pour associer une transaction par carte à une dépense, sélectionnez la transaction à associer dans la partie gauche de l'outil d'association de dépenses, puis la dépense correspondante dans la partie droite. Vous pouvez également glisser-déposer la transaction et la dépense pour les lier.
Pour vous aider à identifier la dépense correspondant à la transaction sélectionnée, l'outil de correspondance des dépenses met en évidence les correspondances possibles en vert. Cliquez sur Correspondance en bas à droite pour confirmer votre sélection.
Pour vérifier votre correspondance, cliquez sur l'onglet Correspondances dans l'outil de correspondance des dépenses. Vous y verrez la correspondance que vous venez d'effectuer.
Conseil : Si la transaction ou la dépense correcte à apparier n'est pas affichée, modifiez la plage de dates.
Scénario 2 : Combiner deux transactions ou plus et les associer à une seule dépense
Pour combiner deux transactions, sélectionnez-les toutes dans la partie gauche de l'outil de rapprochement des dépenses. Le total des transactions sélectionnées s'affiche en bas à gauche de la fenêtre.
Choisissez la dépense à laquelle les transactions sélectionnées doivent être rattachées. En général, l'outil de rapprochement des dépenses met en évidence en vert toutes les correspondances possibles afin de faciliter le processus.
Cliquez sur Correspondance en bas à droite pour confirmer votre sélection. Pour vérifier la correspondance, cliquez sur l'onglet Correspondances . Vous y verrez la correspondance que vous venez d'effectuer.
Scénario 3 : Associer une transaction à deux dépenses ou plus
Pour faire correspondre une transaction à plusieurs dépenses, sélectionnez la transaction que vous souhaitez faire correspondre dans la partie gauche de l'outil de correspondance des dépenses, puis sélectionnez toutes les dépenses correspondantes dans la partie droite de cet outil.
Vérifiez que le montant de la transaction et celui des dépenses correspondent. Dans le cas contraire, Perk affichera un avertissement en bas de la fenêtre et vous ne pourrez pas rapprocher la transaction par carte.
Avant de confirmer l'opération, Perk vous informe que le rapprochement d'une transaction comportant plusieurs dépenses entraîne son fractionnement et que cette action est irréversible. Par conséquent, assurez-vous de bien vérifier les informations avant d'effectuer le rapprochement.
Cliquez maintenant sur Correspondance en bas à droite de l'outil de correspondance des dépenses pour confirmer votre sélection. Pour vérifier la correspondance, cliquez sur l'onglet Correspondances dans l'outil de correspondance des dépenses. Vous y verrez la correspondance que vous venez d'effectuer.
Scénario 4 : Séparer les transactions combinées à partir de la vue détaillée des transactions
Vous avez regroupé par erreur des transactions incorrectes ? Pas de panique, vous pouvez facilement les séparer. Cliquez sur la transaction regroupée pour afficher le détail des transactions.
Cliquez sur Effacer la correspondance lorsque la transaction combinée a été associée par erreur à une dépense. Cliquez sur l'icône X à côté de chaque transaction pour la dissocier de la transaction combinée. Dans l'aperçu, vous pouvez désormais consulter les transactions individuelles.