Lorsqu'ils paient avec des cartes professionnelles financées par l'entreprise, les titulaires sont souvent moins incités à soumettre leurs notes de frais à temps. Pour le service financier, cela engendre généralement des efforts considérables pour inciter les employés à fournir leurs justificatifs afin d'éviter les retards dans l'enregistrement des transactions par carte.

Perk vous permet de bloquer automatiquement et temporairement les cartes jusqu'à ce que les titulaires de carte fassent correspondre toutes les transactions en attente à une ou plusieurs dépenses.

Activer le gel automatique des reçus en retard

Avec le blocage automatique des reçus tardifs, vous pouvez choisir le nombre de jours après lesquels une transaction non appariée est considérée comme « en retard » et définir le nombre de transactions non appariées autorisées avant le blocage automatique de la carte.

Vous pouvez activer cette fonctionnalité immédiatement ou la programmer pour une date ultérieure. Par exemple, vous pouvez choisir de n'activer le gel automatique des reçus tardifs qu'en fin d'année afin de garantir que les titulaires de carte rapprochent toutes leurs transactions avec leurs dépenses à temps pour la clôture des comptes.

La fonction de gel automatique des reçus en retard s'applique à toutes les cartes Avantages pour les employés ; toutefois, vous pouvez choisir de appliquer ou supprimer la fonctionnalité pour des cartes spécifiquesCela ne s'applique pas aux cartes de loge.

Pour activer cette fonctionnalité :

1. Allez à Paramètres > Compte > Entreprises.
2. Sélectionnez une entreprise et accédez à Paramètres.
3. Dans Paramètres, cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Activer les cartes d'entreprise pour cette entreprise.
5. Allumer Blocage automatique de la carte en cas de trop nombreux retards de paiement..
6. Entrez un nombre dans Les jours précédant la réception sont considérés comme tardifs..
   Toutes les transactions non appariées qui restent en attente après ce numéro sont considérées comme en retard.
7. Entrez un nombre dans Nombre maximal de reçus en retard avant le blocage de la carte.
   Cela détermine le nombre de transactions non appariées autorisées avant le blocage de la carte. Par exemple, si le titulaire de la carte a plus de 10 transactions non appariées, Perk bloque la carte jusqu'à ce que ces transactions soient appariées.
8. Sélectionnez la date à partir de laquelle vous souhaitez activer le gel automatique des reçus tardifs. Gel automatique actif à partir de.
9. Cliquez Sauvegarder conserver les modifications.

Si une carte est automatiquement gelée conformément aux règles définies, les administrateurs peuvent la consulter dans Cartes > Cartes d'équipe > Cartes. Son statut passe automatiquement d'actif à gelé. Cliquez sur une carte gelée pour vérifier si elle a été gelée automatiquement et à quelle date. Les titulaires de carte peuvent débloquer eux-mêmes leur carte une fois que les justificatifs manquants ont été retrouvés. Il n'est pas nécessaire de soumettre les dépenses avant de pouvoir débloquer sa carte.

Exclure certaines cartes du gel automatique des retards de paiement

Par défaut, le gel automatique des reçus tardifs s'applique à toutes les cartes AvantagesCependant, vous pourriez souhaiter exclure certaines cartes du gel automatique. Par exemple, la carte Avantage de votre PDG.

Pour exclure certaines cartes du gel automatique :

1. Allez à Cartes > Cartes d'équipe > Cartes d'entreprise.
2. Sélectionnez la carte que vous souhaitez exclure du gel automatique et cliquez dessus.

3. Dans le panneau des détails de la carte, désélectionnez le Blocage automatique de la carte en cas de trop nombreux retards de paiement. case à cocher.
   ​

   

4. Cliquez Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Cette carte n'est plus soumise au gel automatique, quel que soit le temps nécessaire au titulaire pour faire correspondre les relevés de dépenses aux transactions ou le montant des transactions non appariées.