Vous pouvez consulter toutes les données envoyées par Perk dans Finance > Review > Export log (ou Audit > Export log, selon votre rôle).
Ce document contient un rapport de toutes les opérations d'exportation. Chaque opération d'exportation possède son propre identifiant et peut inclure, le cas échéant, des notes de frais, des rapports de voyage, des relevés de transactions par carte ou des factures. La liste indique le statut de l'opération, la date et l'heure de l'exportation, la personne qui l'a effectuée et le nombre de documents concernés.
Dans la colonne Fichiers générés , vous pouvez consulter et télécharger des fichiers supplémentaires tels que les fichiers de paiement, les pièces jointes et d'autres rapports. Les fichiers disponibles ici sont déterminés dans Paramètres > Compte > Sociétés , Afficher les paramètres de dépenses> Paramètres d'exportation de données et ERP .
Si votre entreprise utilise l'exportation de fichiers pour transférer les données, vous pouvez télécharger les fichiers générés afin d'identifier les causes des échecs. Par exemple, vous pouvez vérifier quelles dépenses ont été exportées avec succès. Si votre entreprise utilise une intégration via API, vous devez consulter votre système financier pour déterminer si les rapports ont été exportés correctement.
Astuce : Vous pouvez modifier les colonnes affichées dans le tableau en cliquant sur les trois points alignés verticalement situés sur le côté droit.
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| Icône de dépense | Pour chaque enregistrement d'exportation, une icône apparaît sur la gauche du tableau, indiquant si les données exportées comprennent des dépenses, des transactions par carte ou des factures. |
| ID | Identifiant unique de l'enregistrement de la tâche d'exportation. Lorsque vous exportez un rapport, cet identifiant d'exportation est inclus dans l'historique du rapport. |
| Date | Exporter la date et l'heure. |
| Exportateur | Nom de l'utilisateur qui a effectué l'exportation. |
| #Exporté | Nombre de dépenses, de transactions par carte ou de factures incluses dans le cadre de la tâche d'exportation, si plusieurs ont été incluses. |
| Statut | État de la tâche d'exportation. Elle peut être Terminée ou En cours . |
| Fichiers générés | Selon la configuration de votre entreprise, vous pouvez accéder aux fichiers de téléchargement (par exemple un récapitulatif des dépenses, un fichier de réservation ou un fichier ZIP contenant tous les reçus et les pièces justificatives) de vos dépenses exportées. |
| Annuler l'exportation | Réservé à l'assistance Perk. |
: tant que vérificateur financier vous ne pouvez pas annuler une exportation complète depuis le journal d’ . Vous pouvez uniquement annuler des dépenses individuelles depuis > Vérification > Recherche si est activée dans les paramètres de entreprise
Si vous devez annuler une tâche d'exportation en raison d'erreurs dans les documents ou si les informations n'ont pas été reçues dans votre système cible, contactez Perk Support .
Comment savoir si mes rapports ont été exportés avec succès ?
Les colonnes Statut et #Exportés permettent de déterminer si l'exportation a réussi. Le statut d'exportation peut être En cours ou Terminé . Une tâche d'exportation peut contenir des dépenses, des factures ou des transactions dont le statut est Prêt à exporter ou Exporté , selon que l'exportation des documents a réussi ou non. La colonne #Exportés indique le nombre de documents inclus dans la tâche d'exportation.
Par exemple, vous avez exporté 4 dépenses individuelles depuis Finance > Révision > Exporter . Lorsque vous consultez le journal d'exportation pour suivre la progression, vous voyez # Exporté : 3 sur 4, avec un statut global d'exportation Terminé . Cela signifie que l'exportation est terminée, mais que seules 3 dépenses sur 4 ont été exportées vers le système financier. Perk n'a pas pu exporter la dépense restante en raison d'erreurs.
Pour consulter les raisons, allez dans Finance > Révision > Exporter et voyez que les 3 dépenses qui ont été exportées ont maintenant le statut Exporté , et la dépense individuelle qui n'a pas été exportée a le statut Prêt à exporter et comprend des avertissements.
: Si votre entreprise exporte ses dépenses et directement vers votre système financier ou ERP via une , le statut de l’exportation peut apparaître comme En cours » même si les dépenses et factures ont été correctement enregistrées dans le système. Perk marque ces opérations comme Terminées que lorsque le système financier cible confirme leur réception.
: Il arrive les dépenses, les transactions et les factures soient bloquées lors de l’exportation en raison de problèmes de transmission. Autrement dit, l’exportation apparaît comme En cours dans le journal d’exportation, le exportés est incomplet et les documents affichent une icône de chargement dans > Vérification > . Si cela se produit, veuillez contacter l’assistance Perk.