Les fournisseurs sont les utilisateurs qui approvisionnent votre entreprise en biens, services et articles.

La source de référence pour les données fournisseurs doit toujours être la base de données fournisseurs de votre système ERP. Par conséquent, il est impossible de créer manuellement de nouveaux fournisseurs ou de modifier leurs données dans Perk.

Fournisseurs de téléchargement

Dans Perk, vous pouvez importer les données fournisseurs depuis votre système ERP :

• automatiquement via API
• automatiquement via SFTP en utilisant le fichier d'importation standard du fournisseur
• manuellement par chargement d'un fichier d'importation standard pour fournisseur d'avantages.

Lors de l'intégration de Perk au système financier de votre entreprise, il est recommandé de mettre en place un mécanisme automatique, car celui-ci garantira que les données cruciales de vos fournisseurs, telles que leurs coordonnées bancaires, seront toujours à jour dans tous les systèmes.

Consultation des données du fournisseur

Seuls les gestionnaires de factures disposant des autorisations relatives aux données des fournisseurs peuvent consulter ces données.

Vous pouvez consulter les détails de tous les fournisseurs importés en allant sur Factures > Traitement des factures > Fournisseurs.

Pour rechercher des fournisseurs spécifiques dans la vue d'ensemble, utilisez la barre de recherche en haut de la fenêtre et saisissez le nom du fournisseur. Pour affiner votre recherche, vous pouvez également utiliser d'autres options de filtrage, telles que l'entité juridique à laquelle le fournisseur est associé et son statut (actif, inactif ou brouillon).

Pour consulter les informations spécifiques d'un fournisseur, cliquez sur son nom. L'écran « Informations sur le fournisseur » comporte trois onglets :

• Détails du fournisseur
• Factures
• Paramètres

Détails du fournisseur

Le Fournisseur L'onglet « Détails » contient des informations de base sur le fournisseur.

• Nom du fournisseur
• Coordonnées
• ID ERP
• Numéro fiscal
• Informations bancaires
• Adresse

Factures

Le Factures L'onglet contient la liste de toutes les factures du fournisseur traitées dans Perk, y compris le statut actuel de la facture.

Paramètres du fournisseur

Le Paramètres du fournisseur L'onglet détermine les paramètres par défaut du fournisseur, y compris la logique métier relative à la correspondance des factures avec ce fournisseur.

objet de coût par défaut

Détermine l'objet de coût à utiliser pour toutes les factures de ce fournisseur. Les gestionnaires de factures peuvent modifier ce paramètre, si nécessaire, en sélectionnant un autre objet de coût lors du traitement des lignes de la facture.

Catégorie par défaut

Détermine la catégorie à utiliser pour toutes les factures de ce fournisseur. Les gestionnaires de factures peuvent modifier ce paramètre, si nécessaire, en sélectionnant une autre catégorie lors du traitement des lignes de la facture.

conditions de paiement par défaut

Définit les conditions de paiement applicables à toutes les factures de ce fournisseur. Les systèmes de traitement des factures peuvent modifier ce paramètre, si nécessaire, en sélectionnant d'autres conditions de paiement dans l'en-tête de la facture lors de son traitement.

Chargé de l'approbation

Définit l'approbateur par défaut pour toutes les factures de ce fournisseur. Ce paramètre peut être ignoré si le flux d'approbation défini par le système prévoit une autre procédure.

Type de codage

Détermine comment les factures de ce fournisseur doivent être traitées.

• programmation intelligenteSi cette option est sélectionnée, Perk tente de Code intelligent pour toutes les factures du fournisseur.
• codage fournisseur par défautSi cette option est sélectionnée, Perk choisit le objet de coût par défaut et catégorie que vous avez configurées dans les paramètres du fournisseur.
• Adopter le codage d'entitésSi cette option est sélectionnée, Perk suivra la logique de codage définie pour l'entreprise.

Pour les nouvelles factures de fournisseurs inconnus de Perk, ce dernier n'effectue pas de codage intelligent automatique des objets de coûts et des catégories. En effet, Perk doit d'abord analyser les données historiques avant de pouvoir appliquer ce codage intelligent. En revanche, pour les factures de fournisseurs déjà enregistrées dans le système, Perk s'efforce de renseigner tous les champs d'objets de coûts et de catégories des lignes de commande, en suggérant un codage possible.

Le type de codage fournisseur prévaut toujours sur le comportement par défaut de l'entité juridique. Par exemple, si vous avez sélectionné le codage intelligent pour l'entité juridique, mais que les paramètres fournisseur contiennent le type de codage codage fournisseur par défaut, alors l'objet de coût et les catégories par défaut sont utilisés pour toutes les factures associées à ce fournisseur.

Si vous ne spécifiez pas de type de codage pour le fournisseur, celui-ci est déterminé soit par la catégorie/l'objet de coût par défaut du fournisseur, soit par les paramètres de l'entité juridique.

Éléments de ligne simplifiés

Utilisez des lignes de commande simplifiées pour ce fournisseur.

Pour les factures comportant plusieurs lignes, vous pouvez simplifier le processus en regroupant toutes les informations sur une seule ligne. Perk permet de regrouper les lignes par code de taxe afin de supprimer les détails superflus.

• Au niveau de la facture (dans un rapport de facture) : Par exemple, si deux ou plusieurs lignes de facturation sont soumises au même taux de taxe, vous n'avez pas besoin de les enregistrer séparément ; vous pouvez sélectionner les lignes concernées dans le rapport de facturation et cliquer dessus. Regrouper les éléments de ligne.
• Au niveau du fournisseur (dans les paramètres du fournisseur) : Si tous les articles d'un fournisseur spécifique sont toujours soumis au même taux de taxe, activez le bouton dans ces paramètres.
• Au niveau de l'entité entière (dans les paramètres de l'entreprise) : L'activation de la simplification des lignes de commande à ce niveau s'applique à tous les fournisseurs d'une même entité juridique et est utilisée lorsque les lignes de commande ne sont généralement pas comptabilisées pour cette entité. Seul un administrateur peut activer cette fonction.

Prudence: Si vous prévoyez d'utiliser la correspondance automatique des bons de commande pour les factures, vous ne pouvez pas activer les lignes de commande simplifiées, car Perk est incapable de faire correspondre la ligne de facture aux lignes de commande (sauf s'il existe une relation 1 à 1).

Paramètres de correspondance

Détermine les paramètres de correspondance utilisés pour le fournisseur.

Fournisseurs interentreprises

De nombreuses organisations possèdent plusieurs entités juridiques qui doivent se facturer mutuellement. Par exemple, la société CH facture à la société AU les marchandises expédiées de Suisse vers l'Australie.

Vous pouvez signaler ces fournisseurs comme fournisseurs interentreprises dans Perk ; pour l'entité juridique Company AU, le fournisseur Company CH est considéré comme un fournisseur interentreprises.

Par conséquent, Perk AI comprend que ce fournisseur constitue un « cas particulier » et le traite en conséquence.

Mots clés correspondants

La reconnaissance des fournisseurs est l'une des fonctionnalités les plus importantes et les plus puissantes de Perk. Sans elle, la plupart des aspects du traitement des factures, notamment les catégories et les objets de coûts par défaut, ne fonctionnent pas correctement.

Vous pouvez donc améliorer l'identification des fournisseurs sur les factures en ajoutant des mots clés personnalisés dans la section des mots clés correspondants.

Par exemple, vous recevez régulièrement des factures d'un fournisseur spécifique. Les données de base de ce fournisseur sont de faible qualité, ce qui empêche Perk de le reconnaître automatiquement à la réception d'une facture. Or, ces factures contiennent systématiquement des mots-clés récurrents, tels que le numéro de TVA et l'adresse. En intégrant ces champs de données comme mots-clés, vous améliorez la reconnaissance du fournisseur. Ainsi, lors de la prochaine réception d'une facture de ce fournisseur, Perk l'associera directement à son compte.

Prudence: Un mot-clé doit comporter au moins 6 caractères. Si vous ajoutez des mots-clés supplémentaires, vous devez les séparer par une virgule.