Vous utilisez des cartes d'entreprise UBS et souhaitez les gérer directement dans Perk ? Suivez ces étapes pour intégrer votre compte de carte UBS dans Perk.

Configurer le transfert de données

Pour gérer vos cartes UBS professionnelles dans Perk, vous devez configurer un transfert de données spécifiques entre votre compte UBS professionnel et votre compte Perk.

Étapes pour intégrer les cartes UBS à Perk :

1. Contactez votre gestionnaire de compte UBS.
2. Signez une décharge pour chaque entité juridique confirmant l'échange sécurisé de données entre UBS et Perk.
3. Contactez votre responsable de mise en œuvre ou votre gestionnaire de compte Perk. Une fois que le Centre de cartes UBS aura activé les cartes et les centres de coûts pour vos entités juridiques, les flux de cartes devront être configurés dans Perk.

Le transfert de données peut prendre quelques jours.

Configurer les cartes UBS

Une fois vos cartes UBS professionnelles visibles dans Perk sous Paramètres > Paramètres des cartes > Cartes d'entreprise, vous devez configurer chaque carte. Vous devez associer chaque carte à son titulaire et sélectionner le type de carte. L'association des cartes n'est pas automatique.

Pour associer une carte à un utilisateur et sélectionner le type de carte :

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de la carte > Cartes d'entreprise.
2. Sélectionnez une entreprise.
3. Pour chaque carte UBS, le nom de la carte, les quatre derniers chiffres et la devise sont automatiquement importés.

4. Saisissez et sélectionnez la personne correspondante dans la liste déroulante Titulaire de la carte.

   Remarque :Pour attribuer un titulaire de carte, vous devez d’abord Ajoutez vos employés à Perk.

5. Sélectionnez un type de carte. Deux options déclenchent une logique de réservation différente :
   • Carte facturée à titre privé : Sélectionnez cette option si le titulaire de la carte doit initialement payer ses dépenses traitées par le biais de cette carte à titre privé et est remboursé par votre entreprise par la suite.
   • Carte financée par l'entreprise : En ne sélectionnant pas l'option Carte à facturation privée, la carte est configurée comme une carte financée par l'entreprise. Cela signifie que le compte UBS de l'entreprise est directement débité pour tout paiement effectué avec cette carte et que les employés n'ont pas à régler leurs factures à titre personnel à l'avance.
6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications et répétez cette opération pour chaque carte.

Remarque : Pour commander de nouvelles cartes UBS pour vos nouveaux employés et les afficher dans Perk, veuillez contacter votre gestionnaire de compte UBS qui lancera la procédure de commande. Vos nouvelles cartes apparaîtront automatiquement dans Perk quelques jours plus tard et aucune autre décharge ne sera nécessaire.

Attribuer des administrateurs de cartes UBS dans Perk

Pour gérer les cartes d'entreprise UBS, vous devez donner accès à au moins une personne à la carte. section de gestion des cartes (accessible via Finance > Gestion des cartes).

Pour attribuer le rôle d'administrateur de carte :

1. Allez à la page Personnes.
2. Sélectionnez la personne à qui vous souhaitez attribuer ce rôle ou ajoutez une nouvelle personne.
3. Dans Accès et autorisations, cliquez sur Modifier.
4. Sélectionnez Rôles de spécialistes (si ce n'est pas déjà fait).
5. Sélectionnez Administrateur de carte.
6. Choisissez si vous souhaitez qu'ils effectuent cette tâche pour toutes les entreprises où les cartes UBS sont intégrées ou uniquement pour certaines entreprises.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Attention : Vous pouvez choisir d’attribuer ce rôle à toutes les entreprises ou à certaines d’entre elles seulement. Toutefois, si vous choisissez toutes les entreprises, elles n’auront accès aux informations de carte que dans entreprises où l'intégration de la carte UBS a déjà été configurée. Sinon, l'attribution du rôle est sans effet, car il n'y a aucune donnée à consulter.

Gérer les transactions de compte et de carte UBS

Dans Finance > Gestion des cartes, vous pouvez consulter deux sections :

• Cartes d'entreprise : Consultez les informations générales concernant la limite de crédit, les fonds disponibles, le solde du compte et la liste complète des cartes. En cliquant sur une carte, vous accédez à des informations supplémentaires telles que le solde, le titulaire et la date d'expiration.

• Transactions : Consultez toutes les transactions effectuées avec les cartes UBS de l'entreprise, y compris leur statut dans le système.