Vous trouverez ci-dessous un guide expliquant comment effectuer des analyses et créer des rapports sur les données de dépenses avec Perk.
Selon la stratégie d'approbation de votre entreprise (approbation du responsable hiérarchique ou approbation de l'objet de coûts), vous pouvez analyser soit les données de dépenses de votre équipe en tant que responsable hiérarchique, soit les données de dépenses de votre objet de coûts en tant que responsable de l'objet de coûts.
Étape 1 : Pour commencer
Pour commencer à analyser les données de dépenses de votre équipe, rendez-vous sur Dépenses > Approbations et sélectionnez Analyse des dépenses.
Étape 2 : Préparation des données
L'analyse est divisée en plusieurs sections qui vous aident à affiner vos données.
Dans Sélection de la plage de datesVous pouvez affiner votre recherche en choisissant une date de début et une date de fin précises. Les notes de frais passant par différentes étapes avant d'être payées, la date de soumission diffère généralement de la date d'approbation, de vérification et de paiement. Vous pouvez donc également spécifier le champ de date sur lequel vous souhaitez vous concentrer.
Dans Application des critères de filtrageVous pouvez ajuster la portée de vos données en fonction des critères suivants :
- StatutSélectionnez tout ou partie des statuts de dépenses. Vous pouvez également sélectionner plusieurs statuts simultanément.
- EmployéSélectionnez un ou plusieurs collaborateurs directs. Notez que vous pouvez effectuer une analyse soit à partir des données des employés, soit à partir des données des centres de coûts, mais pas les deux.
- Objets de coûtSélectionnez plusieurs objets de coûts ou un seul. Selon les paramètres de votre entreprise dans Perk, vous pouvez sélectionner uniquement les objets de coûts dont vous êtes directement propriétaire ou, en plus, tous les sous-objets de coûts de ces objets. Notez que vous pouvez effectuer une analyse basée soit sur les données des employés, soit sur les données des objets de coûts, mais pas sur les deux.
- Approbateur actuelSélectionnez la personne désignée comme approbateur actuel de la dépense.
- Approuvé précédemment parSélectionnez la personne qui a précédemment approuvé la dépense, lorsque plusieurs approbations étaient requises.
Notez que cette section est facultative. Si aucune modification n'est apportée, Perk utilisera automatiquement les paramètres par défaut lors de la création d'un rapport ultérieur.
Dans Définir la structure du rapportVous pouvez configurer votre rapport et effectuer l'analyse. Dans la rangée supérieure, vous pouvez sélectionner Type de graphique pour visualiser l'information, le Devise du rapportet le Langue du rapport.
La rangée du bas vous permet de sélectionner les champs de données que vous souhaitez inclure dans votre analyse en les faisant glisser et en les déposant dans l'une ou l'autre des zones. Rangées ou Colonnes champ.
Choisir les champs de données à placer dans le Rangées champ et lequel placer dans le Colonnes Le champ influence l'affichage des informations dans le graphique ainsi que dans le rapport ultérieur.
Conseils :
- Si vous souhaitez désélectionner des champs de données ou modifier leur ordre dans le Rangées ou Colonnes Dans ce champ, continuez simplement à utiliser la fonction glisser-déposer.
- Pour insérer tous les champs de données dans le Rangées champ cliquez une fois sur (tous), que vous pouvez trouver juste à côté du mot Rangées.
Dans le Valeurs (agrégées) liste déroulante ci-dessous Colonnes Dans ce champ, vous pouvez décider quelles valeurs de dépenses sont affichées (plusieurs champs peuvent être sélectionnés).
Vous pouvez afficher :
- Les valeurs des dépenses sont exprimées en montant total ou en montant de taxe dans la devise du rapport.
- l'indemnité journalière à titre de référence
- la distance parcourue des frais kilométriques
- montant imposable
- indemnités journalières : majorations, déductions, montant ou taux de base, taux de référence
- impôt sur le revenu
Si vos configurations vous conviennent, cliquez Générer un rapportVous pouvez enregistrer la configuration spécifique du rapport et utilisez-le comme modèle.
Étape 3 : Affichage des résultats
Dans le Résultats Dans cette section, vous trouverez un graphique visualisant les informations selon vos préférences. Pour obtenir des informations détaillées sur les valeurs agrégées, il vous suffit de survoler le graphique avec votre curseur.
Si vous souhaitez télécharger le rapport complet, cliquez bouton de téléchargement dans le Résultats Dans cette section, une feuille de calcul Excel est automatiquement générée et enregistrée dans vos téléchargements. Les informations y sont présentées sous forme de tableau croisé dynamique, ce qui améliore la lisibilité de vos données et vous permet d'en tirer des conclusions plus approfondies.