Lorsque vous examinez une dépense, vous pouvez soit :

• Renvoyer: il s'agit d'un état temporaire qui permet aux employés de modifier leurs dépenses et de les soumettre à nouveau pour approbation et examen.
• Rejeter définitivement: il s'agit d'un état permanent dans lequel les employés ne peuvent plus modifier la note de frais ni la soumettre à nouveau.

Si l'employé tente de télécharger à nouveau le même reçu, celui-ci est signalé comme un doublon de la dépense rejetée.

Dépenses renvoyées avec la mention « rejet définitif » ne peut être supprimé, seulement archivé.Cela signifie que cette dépense n'apparaît plus dans le total des frais. Mes tâches Pour l'employé, les notes de frais archivées ne font plus partie de ses tâches et ne font donc plus l'objet d'un rappel. Si l'employé n'archive pas la tâche, Perk lui envoie des rappels pour qu'il traite la dépense rejetée, si cette option est activée.

Les dépenses réglées par carte professionnelle et correspondant à une transaction ne peuvent être refusées. Pour refuser définitivement une dépense, vous devez la renvoyer et demander à l'employé de la déclarer comme privée.

Les notes de frais rejetées et appariées ne peuvent pas être archivées. Les employés doivent dissocier la transaction par carte de la dépense avant de l'archiver.

Les dépenses archivées sont toujours disponibles dans Dépenses > Frais > dépenses individuelles et Dépenses > Frais > Frais de voyage avec le Rejeté Le statut reste inchangé. La dépense elle-même demeure accessible ; vous pouvez toujours consulter le reçu original numérisé et tous les détails de la dépense initiale, y compris l’historique, qui indique la personne ayant refusé la dépense et la date d’archivage par l’employé. Vous pouvez également effectuer une recherche à l’aide de la fonction Rejeté statut.

Prudence: Les notes de frais rejetées ne peuvent pas être soumises à nouveau.

Refuser une dépense dans le domaine du mobile Pour refuser une dépense dans l'application mobile : Allez à Dépenses > Approbations. Appuyez sur la dépense correspondante, puis appuyez sur RenvoyerVeuillez indiquer le motif du remboursement des frais. Pour refuser définitivement la dépense, sélectionnez Rejeter définitivementCela signifie que l'employé ne peut pas soumettre à nouveau la note de frais.

Refuser une dépense sur le web Pour refuser une dépense dans l'application web : Je suis allé soit Dépenser > Mes tâches et sélectionnez le Approbations onglet ou allez à Dépenses > Approbations. Cliquez sur un élément pour ouvrir le rapport de dépenses complet. Cliquez Renvoyer Si vous souhaitez renvoyer le rapport pour obtenir des éclaircissements, veuillez indiquer le motif. Si vous souhaitez rejeter définitivement la note de frais, cochez la case. Refuser définitivement cette dépense.

Note: Selon les paramètres de l'entreprise, cette option peut ne pas être disponible.