Vous pouvez réduire le nombre de notes de frais, de factures ou de rapports de voyage affichés dans Finance > Révision > Dépenses et factures en appliquant des filtres et en choisissant le nombre d'éléments à afficher et les informations à afficher.

Filtrer les rapports à examiner

La page « Révision » affiche tous les rapports de dépenses dont le statut est En cours de révision .

Vous pouvez rechercher un rapport spécifique directement à l'aide du champ de recherche ou appliquer un ou plusieurs filtres pour affiner la recherche des dépenses, des voyages et des factures affichés dans le tableau.

Les éléments sont regroupés par type de dépense : frais, voyages et factures. Vous pouvez passer d’un type de dépense à l’autre grâce au menu déroulant situé en haut à droite.

Saisissez un mot-clé dans le champ de recherche pour effectuer une recherche sur tous les éléments correspondant à ce type de dépense. Par exemple, si vous saisissez l'identifiant de l'employé jsmith , Perk recherchera les éléments contenant « jsmith » dans l'un des champs du document.

Selon le type de dépense, les filtres affichés sur la page de récapitulatif peuvent varier. Par défaut, trois filtres sont affichés. Vous pouvez ajouter d'autres filtres ( + Plus de filtres ) pour affiner les résultats ou masquer les filtres par défaut.

Les modifications apportées aux filtres appliqués seront enregistrées pour votre prochaine visite sur la page. Vous devrez peut-être faire défiler la fenêtre  + Plus de filtres pour afficher tous les filtres disponibles.

Pour appliquer un filtre, choisissez une valeur pour le filtre sélectionné. Par exemple, si vous souhaitez filtrer par notification, cliquez sur l'icône flèche vers le bas pour afficher les notifications disponibles pour le type de dépense. Seuls les éléments associés à la notification sélectionnée s'affichent dans le tableau.

Les filtres affichés par défaut sont marqués d'un astérisque (*).

Filtres dans l'onglet Dépenses

Vous pouvez filtrer les dépenses à l'aide de ces attributs :

• Notifications* : Affiche la liste des alertes, avertissements et notifications relatifs aux dépenses présentées dans le tableau. Si aucune dépense ne fait l'objet d'alertes, d'avertissements ou de notifications, l'option Aucune alerte s'affiche avec l'icône de drapeau vert.
• Employé* : Affiche la liste de tous les employés ayant soumis des notes de frais. Affiche uniquement les notes de frais de l'employé sélectionné.
• Mode de paiement* : Méthode par laquelle la dépense a été réglée. Les dépenses peuvent être soit par carte d'entreprise , soit payées à titre privé .
• Date : Sélectionnez une date pour laquelle vous souhaitez consulter les dépenses. Seuls les éléments correspondant à cette date seront affichés.
• Total des demandes de remboursement  : Montant total des demandes de remboursement de frais exprimé dans la devise de l’entreprise. Ce filtre affiche les montants totaux des demandes de remboursement les plus faibles et les plus élevés parmi les dépenses présentées dans le tableau. Vous pouvez définir une plage de valeurs à l’intérieur de ces limites pour lesquelles vous souhaitez afficher les dépenses.
• Total des demandes de remboursement (devise de la dépense)  : Montant total des demandes de remboursement dans la devise de la dépense. Ce filtre affiche les montants totaux les plus faibles et les plus élevés pour les dépenses présentées dans le tableau. Vous pouvez définir une plage de valeurs à l’intérieur de ces limites pour lesquelles vous souhaitez afficher les dépenses.
• Pays de dépense : Pays où la dépense a été engagée. Seules les dépenses correspondant à ce pays sont affichées.
• TVA totale : Montant total de la TVA en devise de l’entreprise. Ce champ indique le montant minimal et maximal de TVA pour les dépenses affichées dans le tableau. Vous pouvez définir, dans ces limites, une plage de valeurs pour lesquelles vous souhaitez afficher les dépenses.
• Statut de correspondance : Statut indiquant si une dépense est associée à une transaction. Le statut de correspondance peut être :
  • Privé : payé par l'employé avec son mode de paiement privé.
  • Non apparié : la dépense se rapporte à une transaction par carte et n'a pas été appariée.
  • Apparié : dépense appariée à une transaction.
  • Non applicable : les frais ont été payés par le fournisseur de voyage.
• Catégorie : Catégorie principale de la dépense. Seules les dépenses pour lesquelles cette catégorie est sélectionnée sont affichées.
• Objet de coût : Objet de coût principal de la dépense pour les dépenses affichées dans le tableau.

Filtres dans l'onglet Voyages

Vous pouvez filtrer les dépenses de voyage en utilisant ces attributs :

• Date de début* : Date à laquelle la première dépense de voyage commence. Peut être utilisée sans date de fin.
• Date de fin* : Date à laquelle la dernière dépense de voyage prend fin. Peut être utilisée sans date de début.
• Notifications* : Affiche la liste des alertes, avertissements et notifications relatifs aux frais de voyage présentés dans le tableau. Si aucune dépense ne fait l'objet d'alertes, d'avertissements ou de notifications, l'option Aucune alerte s'affiche avec l'icône de drapeau vert.
• Voyageur* : Affiche une liste de toutes les personnes qui ont soumis des voyages pour les articles affichés dans le tableau.
• Total des demandes de remboursement  : Montant total des demandes de remboursement de frais exprimé dans la devise de l’entreprise. Ce filtre affiche les montants totaux des demandes de remboursement les plus faibles et les plus élevés parmi les dépenses présentées dans le tableau. Vous pouvez définir une plage de valeurs à l’intérieur de ces limites pour lesquelles vous souhaitez afficher les dépenses.
• Centre de coûts par défaut : Centre de coûts par défaut du voyage. Affiche les centres de coûts des éléments actuellement affichés dans le tableau.
• Pays des dépenses : Pays dans lequel les dépenses liées au voyage ont été engagées.
• TVA totale : Montant total de la TVA en devise de l'entreprise.
• Étiquettes : Étiquettes attribuées au voyage si des étiquettes ont été configurées pour l'entreprise.

Filtres dans l'onglet Factures

L'onglet Facture contient un champ de recherche global permettant de rechercher des numéros de facture, des identifiants de facture, des noms de fournisseurs et des noms d'approbateurs. Vous pouvez également filtrer les factures à l'aide de ces attributs :

• Notifications  : Affiche la liste des alertes, avertissements et notifications relatifs aux factures présentées dans le tableau. Si aucune facture ne comporte d’alerte, d’avertissement ou de notification, l’option Aucune alerte s’affiche avec l’icône de drapeau vert.
• Fournisseur* : Fournisseur des marchandises pour lesquelles la facture a été émise.
• Montant total de la créance (devise de la facture) *: Montant total de la créance de la facture en devise de l'entreprise. Ce filtre affiche les montants totaux de créance les plus faibles et les plus élevés parmi les factures présentées dans le tableau. Vous pouvez définir une plage de valeurs à afficher dans ces limites.
• Devise : Montant brut de la facture dans la devise de l'entreprise. Affiche uniquement les factures dans cette devise.
• Date d'émission : Date à laquelle la facture a été émise. Affiche uniquement les factures à vérifier pour cette date.
• Date de téléchargement : Date à laquelle la facture a été téléchargée. Affiche uniquement les factures à vérifier pour cette date.
• Date d'échéance : Date à laquelle la facture est due. Affiche uniquement les factures à vérifier pour cette date.
• Soumetteur : Soumetteur de la facture. Affiche uniquement les factures de ce soumissionnaire.
• Pays du fournisseur : Pays indiqué dans l'adresse du fournisseur sur la facture.

Choisir le mode d'affichage des rapports

La page de révision affiche par défaut 30 éléments par page. Vous pouvez toutefois modifier ce nombre en cliquant sur Éléments par page . Vous pouvez alors choisir d'afficher 10, 20, 30 ou 50 éléments par page.

Vous pouvez naviguer dans les résultats en cliquant sur le numéro de page ou en utilisant les icônes fléchées pour vous déplacer vers l'avant ou vers l'arrière dans la liste des éléments.

Vous pouvez masquer des colonnes en cliquant sur Colonnes masquées et en désélectionnant celles que vous ne souhaitez pas afficher. Perk vous permet de masquer autant de colonnes que vous le souhaitez. Par défaut, aucune colonne n'est obligatoire.

Colonnes par type de dépense

Les colonnes affichables dépendent du type de dépense.

Si vous choisissez de masquer certaines colonnes par défaut, la mise en page est conservée uniquement pour la session en cours. Lorsque vous vous déconnectez, la sélection des colonnes est réinitialisée aux options par défaut.