Dans Perk, il existe plusieurs profils d'approbateurs différents en fonction de la configuration spécifique de votre entreprise :
Profil de l'approbateur 1 : Responsable hiérarchique
Si votre entreprise suit une stratégie d'approbation du responsable hiérarchique, toutes les notes de frais doivent être approuvées par le responsable hiérarchique de l'employé, sauf si un seuil d'approbation automatique est défini.
Un responsable hiérarchique peut effectuer les actions suivantes dans Perk :
| Tâche | application Web | application mobile |
|---|---|---|
| Approuver les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Approbations liste (ou sous Mes tâches > Approbations), un responsable hiérarchique peut approuver les dépenses ponctuelles et les dépenses liées à un voyage. | Les dépenses individuelles et les frais de voyage peuvent également être approuvés via l'application mobile en appuyant sur Dépenses > Approbation. |
| Consulter les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Recherche Dans l'application web, un responsable hiérarchique peut consulter les dépenses historiques et actuelles de ses collaborateurs directs. En utilisant les filtres Société et Employé en haut de la page, un responsable hiérarchique peut filtrer les notes de frais en fonction de l'entité de l'entreprise et de l'employé. |
Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web. |
| Activer l'approbation automatique | En fonction des politiques de l'entreprise, un responsable hiérarchique peut définir un seuil d'approbation automatique. Profil > Préférences. Cela signifie que, par exemple, si un seuil d'approbation automatique de 50 CHF est défini, toutes les notes de frais jusqu'à ce montant et sans avertissement sont automatiquement approuvées par le système et ne nécessitent pas d'approbation manuelle du responsable hiérarchique. |
Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web. |
| Désignez un délégué aux dépenses | Sous Profil > PréférencesUn responsable hiérarchique peut choisir une personne à qui il souhaite déléguer temporairement ses droits d'approbation. | Sous Profil > Paramètres de dépensesUn responsable hiérarchique peut choisir une personne à qui déléguer les droits d'approbation. |
Profil d'approbateur 2 : Délégué du responsable hiérarchique
Un délégué aux dépenses d'un responsable hiérarchique est une personne à qui un responsable hiérarchique a temporairement délégué ses droits d'approbation.
| Tâche | application Web | application mobile |
|---|---|---|
| Approuver les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Liste des approbations (ou sous Mes tâches > ApprobationsUn délégué du responsable hiérarchique peut approuver les dépenses qui lui sont soumises (le seuil d'approbation du responsable hiérarchique est applicable). Un délégué peut uniquement consulter les demandes d'approbation en cours. | Cette action peut être effectuée sous Dépenses > Approbations. |
Profil d'approbateur 3 : Gestionnaire d'objets de coûts
Si votre entreprise suit une stratégie d'approbation des objets de coûtsLes responsables des objets de coûts sont tenus d'approuver toutes les dépenses soumises aux centres de coûts dont ils sont responsables, sauf si un seuil d'approbation automatique est défini.
Un gestionnaire d'objets de coûts peut effectuer les actions suivantes dans Perk :
| Tâche | application Web | application mobile |
|---|---|---|
| Approuver les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Liste des approbations (ou sous Mes tâches > Approbations), un gestionnaire d'objets de coûts peut approuver les dépenses ponctuelles et les dépenses liées à un voyage. | Les dépenses individuelles et les frais de voyage peuvent également être approuvés via l'application mobile en appuyant sur Dépenses > Approbation. |
| Consulter les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Recherche Dans l'application web, un gestionnaire d'objets de coûts peut consulter les dépenses historiques et actuelles de ses objets de coûts. En utilisant le Entreprise et Objet de coût Grâce aux filtres situés en haut de la page, un responsable des objets de coûts peut filtrer les notes de frais en fonction de l'entité de l'entreprise et de l'objet de coûts. |
Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web. |
| Activer l'approbation automatique | Sous Dépenses > Approbations > Approbations des objets de coûts Dans l'application web, un responsable d'objet de coûts peut cliquer sur un objet de coûts spécifique et définir un seuil d'approbation automatique. Ainsi, par exemple, si un seuil d'approbation automatique de 50 CHF est défini, toutes les notes de frais inférieures à ce montant et sans avertissement sont automatiquement approuvées par le système et ne nécessitent pas d'approbation manuelle du responsable d'objet de coûts. | Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web. |
| Définir le délégué et l'expiration du délégué | Sous Dépenses > Approbations > Approbations des objets de coûts Dans l'application web, un gestionnaire d'objets de coûts peut définir un délégué et une date d'expiration de la délégation pour un objet de coûts spécifique. | Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web. |
Profil d'approbateur 4 : Délégué du gestionnaire d'objets de coûts
Un délégué du gestionnaire d'objet de coûts est une personne à qui un gestionnaire d'objet de coûts a (temporairement) délégué ses droits d'approbation d'objet de coûts.
| Tâche | application Web | application mobile |
|---|---|---|
| Approuver les dépenses | Sous Dépenses > Approbations > Liste des approbations (ou sous Mes tâches > ApprobationsUn délégué du gestionnaire d'objet de coûts peut approuver les dépenses qui lui sont soumises (le seuil d'approbation de l'objet de coûts est pris en compte). Un délégué peut uniquement consulter les demandes d'approbation en cours. | Cette action peut être effectuée sous Dépenses > Approbations. |
Plusieurs profils : Responsable hiérarchique et responsable des centres de coûts
Lors du passage d'une stratégie d'approbation par objet de coût à une stratégie d'approbation par responsable hiérarchique, sous Dépenses > Approbations > Recherche Dans l'application web, le nouveau responsable hiérarchique, ancien responsable des objets de coûts, peut rechercher des rapports de dépenses historiques ou actuels en utilisant à la fois les Objet de coût et Employé Filtres. La vue de l'objet de coût reste accessible à l'ancien gestionnaire d'objet de coût, car cette personne demeure propriétaire de l'objet de coût (sauf modification explicite).
Note: Cette action ne peut être effectuée que dans l'application web.
De plus, si une entreprise suit une stratégie d'approbation personnalisée En configurant le flux de travail à l'aide du concepteur, qui comprend une stratégie d'approbation combinant responsable hiérarchique et objet de coût, certains gestionnaires peuvent avoir accès aux approbations des responsables hiérarchiques et des objets de coût en raison de leurs profils d'approbateurs multiples dans Perk.