Vous pouvez gérer les dépenses, les déplacements et les transactions pour le compte d'autrui. En tant que mandataire, vous pouvez créer, soumettre et annuler les notes de frais, les réservations de voyage et les factures de la personne que vous assistez, ainsi que vérifier la concordance des transactions et les rattacher manuellement aux dépenses, si nécessaire.

Vous avez été désigné comme délégué aux dépenses si vous voyez Dépenses > Frais > Frais délégués.

Remarque : Les délégués ne peuvent pas encore soumettre de notes de frais ni prendre de mesures à ce sujet. version application de Perk. En attendant, vous pouvez Connectez-vous à Perk via votre navigateur mobile pour télécharger et gérer les dépenses déléguées.

Conseil: Vous souhaitez désigner une autre personne pour agir en votre nom ? Voir Désignez un assistant pour gérer vos dépenses.

Téléchargement des notes de frais en tant que délégué

Pour commencer à gérer les dépenses de la personne que vous êtes chargé d'assister, rendez-vous sur Dépenses > Frais > Frais déléguésSélectionnez la personne parmi les Employé Menu déroulant : dont vous allez gérer les dépenses.

Une fois sélectionnée, vous verrez un aperçu des dépenses de l'autre personne, avec des onglets spécifiques pour les dépenses individuelles, les frais de voyage et les transactions par carte.

Les dépenses et les déplacements sont regroupés en nouvelles dépenses, dépenses soumises et dépenses exportées afin de vous aider à identifier les rapports qui nécessitent votre intervention.

Les transactions par carte sont regroupées en « Nouvelles transactions à traiter » et « Nouvelles transactions traitées », ce qui vous permet d'identifier les transactions qui doivent encore être rattachées à leur dépense correspondante.

Vous pouvez également créer des dépenses pour le compte d'une autre personne. Vous pouvez désormais créer, soumettre ou annuler des dépenses et des frais de voyage comme s'il s'agissait des vôtres, et gérer le rapprochement des transactions.

Prudence: Utilisez uniquement les options affichées dans le Dépenses déléguées page. En utilisant les mêmes icônes que dans la Mes tâches Cette page impute la dépense à votre propre compte.

Note: Si vous ne voyez pas les dépenses exportées dans Dépenses déléguéesContactez l'administrateur de votre compte. Il pourra vous accorder des autorisations. Conformité section (Paramètres > Compte > Entreprises, Paramètres de dépenses).

Gérer les factures pour quelqu'un d'autre

Pour soumettre des factures au nom d'une autre personne, rendez-vous sur Factures > Traitement des factures > FacturesVous pouvez consulter toutes les factures que vous avez téléchargées ou celles téléchargées par la personne que vous assistez.

Par exemple, sans autorisation de délégation de facturation, vous ne verrez que les factures pour lesquelles vous avez été sélectionné comme expéditeur :

Une fois que vous obtenez l'autorisation de déléguer des factures pour soumettre au nom d'une autre personne, vous êtes ajouté en tant que co-soumetteur à toutes les factures de cette personne. Contrairement à transmission d'une facture à un autre expéditeurVous pouvez consulter toutes les factures dans l'aperçu des factures.

Pour télécharger une nouvelle facture pour le compte d'une autre personne, ajoutez-la comme s'il s'agissait de votre propre facture, puis dans le Soumis par Dans ce champ, sélectionnez l'autre personne.

Conseil: Pour en savoir plus sur les tâches de soumission qu'un assistant peut effectuer pour le compte d'autres personnes, consultez Soumettre des tâches pour les assistants dans Perk.