Si vous utilisez votre carte d'entreprise pour régler une dépense, vous devez créer la dépense correspondante pour la faire correspondre à la transaction par carte.
Créer une dépense
Dans l'application mobile Perk et l'application web Perk, vous pouvez créer des notes de frais pour les dépenses payées avec une carte d'entreprise.
Ajouter une dépense dans l'application mobile
Ouvrez l'application mobile Perk et appuyez sur l'onglet Dépenser. Choisissez comment vous souhaitez créer la note de frais. Vous pouvez soit prendre une photo en appuyant sur Prendre une photo, soit importer une photo depuis la galerie ou un document en appuyant sur Importer, soit créer une note de frais sans justificatif en appuyant sur Sans justificatif.
Ajouter une dépense dans l'application web
Connectez-vous à Perk et définissez la méthode de création de votre note de frais. Pour ce faire, accédez à Dépenses > Mes tâches, cliquez sur Créer une dépense et choisissez le type de dépense souhaité.
Valider les informations relatives aux dépenses
L'étape suivante consiste à valider toutes les informations relatives aux dépenses. Pour ce faire, ouvrez le brouillon de la dépense et vérifiez les champs suivants.
Remarque :Certains champs sont obligatoires ; vous ne pourrez donc pas soumettre la dépense s’ils sont laissés vides.
| Champ | Requis? | Description |
|---|---|---|
| Description | Obligatoire | Description de la dépense. Généralement, Perk AI préremplit ce champ avec le nom du commerçant ou un autre texte extrait. |
| Catégorie | Obligatoire | Il s'agit de la catégorie à laquelle appartient cette dépense. Sur mobile, vous trouverez ce champ sous le champ Participants. |
| Pays de dépenses | Obligatoire | Le pays où les dépenses ont été engagées. |
| monnaie reçue | Obligatoire | La monnaie locale dans laquelle la dépense a été payée. |
| Montant total | Obligatoire | Le montant total indiqué sur le reçu. |
| Frais supplémentaires | Facultatif | Si vous devez ajouter des frais supplémentaires (par exemple, un pourboire), consultez Veuillez inclure un pourboire ou une gratification dans ma note de frais. |
| Date de paiement des dépenses | Obligatoire | La date à laquelle la dépense a été engagée. |
| Mode de paiement | Obligatoire |
Le mode de paiement indique comment vous avez réglé une dépense. Dans ce cas, vous sélectionnez Carte d'entreprise. Pour en savoir plus sur les différents modes de paiement, consultez Différents modes de paiement dans Perk |
| Carte d'entreprise | Obligatoire | Vous devez ici préciser la carte que vous utilisez pour régler cette dépense. |
| Participants | Obligatoire | Par défaut, vous êtes ajouté en tant que participant. Toutefois, si le reçu couvre les dépenses de plusieurs personnes, comme pour un déjeuner d'affaires, vous pouvez ajouter les participants en conséquence. |
| Objets de coût | Obligatoire | L'objet de coût auquel cette dépense est rattachée. Selon la configuration de votre entreprise, ce champ peut être visible ou non. |
| N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. | Facultatif | Remarque : Perk utilise l’API Google Maps Directions pour calculer la distance, en empruntant l’itinéraire le plus court. Il peut y avoir une légère variation dans la distance calculée en raison de facteurs tels que l’adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d’arrivée, la circulation, la complexité de l’itinéraire, etc. |
| Voyage | Facultatif | Si la dépense fait partie d'un voyage d'affaires, vous pouvez l'ajouter à un rapport de voyage existant grâce au champ Ajouter au voyage. |
| Supprimer, enregistrer ou soumettre la note de frais | Facultatif | Ajoutez des documents supplémentaires si nécessaire. |
| Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses. | Facultatif | N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. |
Vous trouverez vos notes de frais kilométriques soumises dans Dépenses > Dépenses, Dépenses individuelles, dans l'application web, et dans Dépenses > Dépenses, dans l'onglet Soumis, dans l'application mobile. Tant qu'elles ne sont pas exportées et payées, vous pouvez à tout moment consulter la note de frais, la modifier et la soumettre à nouveau.
Après avoir rempli tous les champs obligatoires, trois options s'offrent à vous :
- Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez supprimer l'intégralité du rapport de dépenses.
- Cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez enregistrer la note de frais et y revenir plus tard pour la finaliser.
- Cliquez sur Soumettre si vous souhaitez soumettre la note de frais.
Vous trouverez vos notes de frais soumises dans le menu Déclarant > Dépenses individuelles de l'application web ou dans Dépenses > Soumises de l'application mobile. Tant qu'elles n'ont pas été exportées et payées, vous pouvez les consulter, les modifier et les soumettre à nouveau.
Conseil :Pour plus d’informations sur les notifications ou les statuts des dépenses, consultez Notifications dans les dépenses et Différents statuts dans Perk.