Perk utilise différents statuts pour vous aider à déterminer la prochaine étape du traitement de vos tâches. La signification de chaque statut varie selon qu'il s'agit d'une dépense, d'un voyage, d'une transaction par carte ou d'une facture.
Statuts des dépenses
Les statuts des dépenses vous aident à déterminer à quelle étape du processus d'approbation se trouve votre dépense.
| Statut | Ce que cela signifie | Que pouvez-vous faire en tant qu'employé ? |
|---|---|---|
| Brouillon | Vous avez créé une dépense, mais vous ne l'avez pas encore soumise ou vous l'avez annulée après l'avoir soumise. | Ouvrez la dépense, vérifiez les informations et, si elles sont correctes et complètes, cliquez Soumettre. |
| Nécessite une révision | Votre demande de remboursement de frais a été renvoyée lors du processus d'approbation ou de révision. | Ouvrez la note de frais, apportez les modifications nécessaires et soumettez-la à nouveau. |
| En approbation | Votre demande de remboursement de frais a été soumise et transmise à la personne chargée de l'approuver. |
Aucune action n'est requise de votre part.
Toutefois, vous pourrez peut-être annuler les frais engagés pour corriger les informations et soumettre à nouveau la demande pour approbation et examen, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| En revue | Votre dépense a été approuvée par la personne responsable de son approbation et a été transmise à votre équipe financière pour examen. |
Aucune action n'est requise de votre part.
Toutefois, vous pourrez peut-être annuler les frais engagés pour corriger les informations et soumettre à nouveau la demande pour approbation et examen, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| Rejeté | Votre demande de remboursement de frais a été refusée. Les demandes de remboursement refusées ne peuvent pas être soumises à nouveau. | Aucune action possible |
| Prêt pour l'exportation | Ce statut concerne uniquement les dépenses à titre privé. Il signifie que votre dépense a été approuvée et vérifiée par le service financier et peut être exportée pour traitement dans le système comptable de votre entreprise. |
Aucune action possible
Toutefois, vous pourrez peut-être annuler les frais engagés pour corriger les informations et soumettre à nouveau la demande pour approbation et examen, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| Prêt pour l'exportation - Carte d'entreprise | Ce statut concerne uniquement les dépenses par carte professionnelle. Il signifie que la dépense a été entièrement approuvée. Cependant, assurez-vous qu'elle soit bien associée à la transaction correspondante ; sinon, elle ne pourra pas être exportée. | Aucune action possible |
| Exporté - Privé | Ce statut concerne uniquement les dépenses payées à titre privé. Cela signifie que ces dépenses ont été transmises au système de paie de votre entreprise pour remboursement. | Aucune action possible |
| Exporté - Carte d'entreprise | Ce statut concerne uniquement les dépenses réglées avec votre carte professionnelle. Cela signifie que ces dépenses ont été exportées pour traitement dans le système comptable de votre entreprise. Les dépenses par carte ne peuvent être exportées par votre équipe financière que lorsqu'elles ont été rapprochées des transactions correspondantes. |
Aucune action possible |
Statuts des voyages
Les voyages comprennent un ensemble de dépenses. Vous pouvez vérifier si votre voyage est prêt à être soumis grâce aux statuts de voyage.
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Brouillon | Vous avez créé un voyage et y avez ajouté une nouvelle dépense, qui n'a pas encore été vérifiée ni soumise. | Cliquez sur la dépense correspondante dans le voyage, complétez les informations, puis cliquez. Sauvegarder après avoir vérifié toutes les informations relatives à la nouvelle dépense. Après avoir vérifié les informations concernant l'ensemble du voyage, cliquez Soumettre pour soumettre votre note de frais de voyage. |
| Prêt | Vous avez créé un voyage et toutes les dépenses liées à ce voyage ont été vérifiées. Le voyage est maintenant prêt à être soumis. | Ouvrez le voyage et vérifiez une dernière fois l'exactitude de toutes les informations, puis cliquez. Soumettre. |
statuts des transactions par carte
Les transactions par carte peuvent afficher l'un des deux statuts suivants pour vous aider à identifier si la dépense correspondante a été créée pour les dépenses payées avec une carte d'entreprise.
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Rapprochée | La transaction effectuée sur votre carte d'entreprise a été rapprochée d'une dépense correspondante et est prête à être exportée pour enregistrement. | Aucune action n'est requise de votre part. |
| Non rapprochée | Il s'agit d'une transaction sur votre carte d'entreprise pour laquelle il manque encore une dépense correspondante. |
Action requise. Vous pouvez soit :
Pour plus d'informations sur la façon de rapprocher les transactions par carte, consultez Correspondance des transactions par carte d'entreprise. |
Statuts des factures
Les factures peuvent afficher plusieurs statuts tout au long de leur parcours dans Perk :
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Nouveau | La facture a été importée par un expéditeur, par le système de traitement des factures ou reçue par courriel. Elle n'a pas encore été modifiée. | Accédez à la facture pour vérifier que tout est correct et soumettez-la. |
| Brouillon | La facture a été modifiée par l'émetteur ou le gestionnaire de factures, les modifications ont été enregistrées, mais la facture n'a pas encore été soumise. | Soumettez la facture pour approbation. |
| En approbation | La facture a été soumise soit par l'émetteur, soit par le service de traitement des factures et doit être approuvée par un ou plusieurs responsables, selon le processus d'approbation. | Rappelez la facture pour corriger les informations et soumettez-la à nouveau pour approbation et vérification, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| En revue | La facture a été approuvée par le(s) responsable(s) concerné(s) et doit maintenant être examinée par le service financier. | Rappelez la facture pour corriger les informations et soumettez-la à nouveau pour approbation et vérification, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| Prêt pour l'exportation | La facture a été vérifiée par le service financier et est maintenant prête à être exportée. | Rappelez la facture pour corriger les informations et soumettez-la à nouveau pour approbation et vérification, si les paramètres de votre entreprise le permettent. |
| Exporté | La facture a été exportée par le service financier pour être enregistrée dans le système ERP de votre entreprise, en vue du paiement ultérieur. | Aucune action possible |
| Nécessite une révision | La facture a été renvoyée pour révision à l'émetteur ou au responsable du traitement des factures par l'approbateur ou le vérificateur financier, car certaines parties contiennent des erreurs qui doivent être corrigées. | Corrigez les informations figurant sur la facture et soumettez-la à nouveau pour approbation et vérification. |
| Rejeté |
La facture a été rejetée par l'expéditeur ou le système de traitement des factures et ne peut plus être soumise.
Selon les paramètres de votre entreprise, l'émetteur ou le gestionnaire de factures peut envoyer un message au fournisseur en cas de rejet de la facture afin que ce dernier soit informé des raisons sous-jacentes du rejet et des éventuelles demandes de correction. |
Aucune action possible
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Note: Les employés peuvent être soumis à des restrictions. modification ou rappel des factures.