Dans Perk, tous les utilisateurs (sauf les invités) peuvent créer de nouvelles notes de frais et consulter les notes archivées. Vous pouvez créer des notes de frais, les soumettre à l'approbation et les rappeler pour y apporter des modifications. De plus, si vous possédez une carte professionnelle, il vous incombe de faire correspondre les transactions effectuées avec les dépenses correspondantes.
Le processus d'approbation de vos dépenses après leur soumission dépend du processus d'approbation configuré pour votre entreprise dans Perk.
Vous soumettez vos dépenses à l'approbation de l'un des responsables d'équipe, si votre entreprise utilise le Flux d'approbation du responsable hiérarchique, ou objets de coût, dans le cas d'un Flux d'approbation des objets de coûtsQuel que soit le processus d'approbation, vous pouvez consulter à tout moment l'état de vos notes de frais dans ce processus.
Vous gérez vos dépenses via le menu « Dépenses » dans l’application mobile et dans l’application web. Toutes les actions effectuées dans l’une ou l’autre application sont synchronisées. Cependant, les fonctionnalités peuvent légèrement varier, certaines étant uniquement disponibles dans l’application web.
application Web
Il existe quatre domaines clés pour gérer vos dépenses et vos cartes :
Mes tâches
Toutes les dépenses, factures, transactions par carte et approbations nécessitant votre intervention se trouvent dans le Mes tâches section.
Vous pouvez ajouter de nouvelles dépenses en cliquant sur l'icône correspondante en haut de l'écran. De plus, jusqu'à cinq onglets peuvent s'afficher :
- Dépenses individuelles : Gérer les notes de frais individuelles.
- Frais de voyageGérer les dépenses liées aux voyages.
- transactions par carte:
- Factures: Télécharger les factures si votre entreprise utilise Perk pour traiter les factures.
- ApprobationsGérer les approbations des dépenses et des factures des autres employés.
Note: Selon les paramètres de votre entreprise, vous verrez peut-être ou non toutes les icônes de type de dépense ainsi que les onglets Factures et Approbations.
Dépenses
La section Dépenses comprend un aperçu plus complet de vos dépenses et de leur statut, ainsi que d'autres fonctionnalités.
Dépenses uniques
Vous trouverez ici tout dépenses que vous avez créées dans Perk, quel que soit leur statut. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Modifiez les dépenses actuellement enregistrées comme brouillon ou qui nécessitent une révision.
- Suivre les dépenses déjà soumises tout au long de leur processus d'approbation.
- Consultez les dépenses déjà réglées.
- Consultez les dépenses archivées.
Dépenses liées au voyage
Vous trouverez ici tous les voyages que vous avez créés dans Perk, quel que soit leur statut. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Modifiez les notes de frais de voyage actuellement enregistrées comme brouillon ou qui nécessitent une révision.
- Suivre les dépenses de voyage déjà soumises tout au long de leur processus d'approbation.
- Consultez les frais de voyage déjà réglés.
- Consultez les dépenses de voyage archivées.
Factures
Vous trouverez ici toutes les factures que vous avez éventuellement téléchargées sur Perk. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Consultez, modifiez et soumettez les factures.
- Filtrer les factures par date d'émission, fournisseur et notifications.
Dépenses déléguées
Ici vous pouvez gérer les dépenses pour le compte d'une autre personne.
Cartes d'entreprise
Dans cette section, vous pouvez Consultez, gérez et suivez les transactions de votre carte d'entrepriseVous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Demandez une carte Perk, si votre entreprise l'autorise.
- Vérifiez si les transactions effectuées avec votre carte d'entreprise ont bien été rapprochées des dépenses payées par carte que vous avez soumises.
- Rapprochez manuellement vos transactions par carte, au cas où le rapprochement automatique échouerait.
Approbations
Vous verrez la section des approbations si vous avez été désigné comme la personne responsable de l'approbation des dépenses de vos collègues, soit en tant que responsable hiérarchique, soit en tant que responsable d'un objet de coûts.
application mobile
L'application mobile propose des options similaires dans l'onglet Dépenses, telles qu'un aperçu de vos dépenses et transactions, ainsi que d'autres fonctionnalités.
Selon les paramètres de votre entreprise, la page principale peut afficher les sections suivantes :
| Option | Description |
|---|---|
| Dépenses | Consultez et gérez vos notes de frais ouvertes (Mes tâches), vos notes de frais soumises (Soumis) et vos notes de frais de voyage (Voyages). |
| Remboursable | Consultez la liste des dépenses remboursables qui vous ont été versées ou qui vous seront versées. |
| Approbations | Consultez et approuvez toutes les dépenses, les voyages et les factures qui vous ont été attribués en tant que gestionnaire et approbateur. |
| Factures | Consultez les factures que vous avez téléchargées sur Perk. |
| Cartes | Consultez les transactions de votre carte d'entreprise (Transactions) et vos cartes (Liste des cartes). |
| Archiver | Consultez un aperçu complet de vos dépenses, voyages et factures payés ou définitivement rejetés. |