Il peut arriver que vous ayez besoin de créer une note de frais sans justificatif papier. Perk gère ces dépenses séparément, ce qui permet à votre service financier de les examiner individuellement. Vous pouvez créer des notes de frais sans justificatif aussi bien via l'application mobile Perk que via l'application web.
Remarque :Cette option de note de frais n’est visible que si elle est autorisée par la politique de votre entreprise.
Créer une dépense sans justificatif
Selon les paramètres de votre entreprise, vous pouvez voir une icône de note, qui représente le type de dépense sans reçu.
Créez une dépense dans l'application mobilePour créer une nouvelle dépense sans justificatif :
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Créez une dépense dans l'application web
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Vérifiez les informations relatives aux dépenses
L'étape suivante consiste à valider toutes les informations relatives aux dépenses. Pour ce faire, ouvrez le brouillon de la note de frais et vérifiez les champs suivants.
Remarque : Les champs marqués d’un astérisque indiquent des informations obligatoires ; s’ils sont laissés vides, vous ne pourrez pas soumettre la note de frais.
| Champ | Description |
|---|---|
| Objectif commercial / description* | Par défaut, le nom du fournisseur. |
| Catégorie* | Il s'agit de la catégorie à laquelle appartient cette dépense. Sur mobile, ce champ se trouve sous le champ Nombre de participants. |
| Pays de dépenses* | Le pays où les dépenses ont été engagées. |
| Monnaie du reçu* | La monnaie locale dans laquelle la dépense a été payée. |
| Montant total* | Le montant total indiqué sur le reçu. |
| Frais supplémentaires | Si vous devez ajouter des frais supplémentaires (comme un pourboire), consultez Intégrer un pourboire ou une gratification dans une note de frais. |
| Date de paiement des dépenses* | La date à laquelle la dépense a été engagée. |
| Nombre de participants* | Par défaut, ce nombre est de 1 – Toutefois, si le reçu couvre les dépenses de plusieurs personnes, comme pour un déjeuner d'affaires, vous pouvez ajuster le nombre de participants en conséquence. |
| Mode de paiement* | Le mode de paiement indique comment vous avez réglé une dépense. Pour en savoir plus sur les différents modes de paiement, consultez Différents modes de paiement des dépenses dans Perk
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| Ajouter des pièces justificatives | L'objet de coût auquel cette dépense appartient. |
| N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. | Remarque : Perk utilise l’API Google Maps Directions pour calculer la distance, en empruntant l’itinéraire le plus court. Il peut y avoir une légère variation dans la distance calculée en raison de facteurs tels que l’adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d’arrivée, la circulation, la complexité de l’itinéraire, etc. |
| Voyage | Si la dépense fait partie d'un voyage d'affaires, vous pouvez l'ajouter à un rapport de voyage existant grâce au champ Ajouter au voyage. |
| Supprimer, enregistrer ou soumettre la note de frais | Ajoutez des documents supplémentaires si nécessaire. |
| Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses. | N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. |
Vous trouverez vos notes de frais kilométriques soumises dans Dépenses > Dépenses, Dépenses individuelles, dans l'application web, et dans Dépenses > Dépenses, dans l'onglet Soumis, dans l'application mobile. Tant qu'elles ne sont pas exportées et payées, vous pouvez à tout moment consulter la note de frais, la modifier et la soumettre à nouveau.
Conseil :Pour obtenir plus d’informations sur les avertissements relatifs aux dépenses, consultez Notifications de dépenses. Pour un aperçu de l'état des dépenses, consultez Différents statuts dans Perk
- Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses.
- Enregistrer : Si vous souhaitez enregistrer le rapport de dépenses et y revenir plus tard pour le finaliser.
- Soumettre :Si vous souhaitez soumettre le rapport de dépenses.
Vous trouverez vos notes de frais soumises dans Dépenses > Dépenses Dépenses individuelles dans l'application mobile et dans l'onglet Dépenses, Soumises dans l'application mobile. Tant que la note de frais n'est pas exportée et payée, vous pouvez la consulter, la modifier et la soumettre à nouveau.
Conseil : Pour plus d’informations sur les avertissements relatifs aux dépenses, consultez Notifications de dépenses. Pour un aperçu de l'état des dépenses, consultez Différents statuts dans Perk