Dans de nombreux pays, les frais kilométriques engagés avec un véhicule personnel ou professionnel sont considérés comme des dépenses professionnelles admissibles. Le mode de remboursement le plus courant consiste à calculer la distance parcourue et à appliquer un tarif kilométrique, ce qui détermine le montant total à déduire. Vous pouvez ainsi vous faire rembourser vos frais kilométriques.
Remarque :Les frais kilométriques ne sont visibles que si la politique de votre entreprise le permet.
Créer une dépense kilométrique
La procédure de création d'une note de frais kilométriques dépend de si vous utilisez l'application mobile ou l'application web.
Ajoutez une dépense kilométrique dans l'application mobilePour créer une nouvelle dépense kilométrique :
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Ajoutez une dépense kilométrique dans l'application webPour créer une nouvelle dépense kilométrique :
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Saisissez et validez les informations relatives aux frais kilométriques.
L'étape suivante consiste à saisir et à valider toutes les informations relatives aux frais kilométriques. Si vous indiquez un point de départ et un point d'arrivée pour votre trajet en voiture et que vous cliquez sur Calculer la distance, Perk calculera automatiquement la distance en kilomètres ou en miles, selon le cas.
Pour une plus grande précision dans le calcul automatique du kilométrage, vous devez saisir des adresses exactes comme lieux de départ et d'arrivée plutôt qu'un lieu approximatif (par exemple, la ville de Zurich).
L'itinéraire utilisé pour calculer la distance est indiqué sur la carte. Un aller-retour peut être simulé pour le calcul des frais kilométriques en cochant la case Aller-retour (distance doublée), ce qui double simplement la distance calculée entre le point de départ et le point d'arrivée.
Pour les distances calculées automatiquement, vous pouvez les modifier manuellement en saisissant le nombre de kilomètres (ou de miles) dans le champ Distance (aller simple). Cependant, votre entreprise peut signaler toute saisie manuelle dépassant un certain seuil.
Remarque : Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. Si vous les laissez vides, vous ne pourrez pas soumettre la note de frais.
Champs de frais kilométriques
| Champ | Description |
|---|---|
| Objectif commercial / description* | Une description vous aidera à identifier les frais kilométriques. Par exemple, les destinations ou le nom du client visité. |
| Taux kilométrique* | Par défaut, défini par la politique de votre entreprise. |
| De (adresse)* | Le point de départ de votre voyage en voiture. |
| À (adresse)* | Le lieu d'arrivée de votre trajet en voiture. |
| Distance (aller simple)* | Nombre de kilomètres (ou de miles) à utiliser pour calculer les frais kilométriques. |
| Date* | La date à laquelle le voyage en voiture a eu lieu. |
| Objets de coût* | L'objet de coût auquel cette dépense se rapporte. Catégories supplémentaires Si votre entreprise a configuré des catégories supplémentaires pour le classement de vos dépenses, vous pouvez les sélectionner ici. |
| Ajouter des pièces justificatives | Commentaire |
| N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. | Remarque : Perk utilise l’API Google Maps Directions pour calculer la distance, en empruntant l’itinéraire le plus court. Il peut y avoir une légère variation dans la distance calculée en raison de facteurs tels que l’adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d’arrivée, la circulation, la complexité de l’itinéraire, etc. |
| Supprimer, enregistrer ou soumettre la note de frais | Après avoir rempli tous les champs obligatoires, vous avez trois options : |
| Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses. | N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. |
Soumettre :Si vous souhaitez soumettre le rapport de dépenses.
Vous trouverez vos notes de frais kilométriques soumises dans Dépenses > Dépenses, Dépenses individuelles, dans l'application web, et dans Dépenses > Dépenses, dans l'onglet Soumis, dans l'application mobile. Tant qu'elles ne sont pas exportées et payées, vous pouvez à tout moment consulter la note de frais, la modifier et la soumettre à nouveau.
Conseil :Pour obtenir plus d’informations sur les avertissements relatifs aux dépenses, consultez Notifications de dépenses. Pour un aperçu de l'état des dépenses, consultez Différents statuts dans Perk
- Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses.
- Enregistrer : Si vous souhaitez enregistrer la note de frais et y revenir plus tard pour la finaliser.
- Soumettre :Si vous souhaitez soumettre le rapport de dépenses.
Vous trouverez vos notes de frais kilométriques soumises dans Dépenses > Dépenses, Dépenses individuelles, dans l'application web, et dans Dépenses > Dépenses, dans l'onglet Soumis, dans l'application mobile. Tant qu'elles ne sont pas exportées et payées, vous pouvez à tout moment consulter la note de frais, la modifier et la soumettre à nouveau.
Conseil :Pour obtenir plus d’informations sur les avertissements relatifs aux dépenses, consultez Notifications de dépenses. Pour un aperçu de l'état des dépenses, consultez Différents statuts dans Perk