Avec Perk, vous pouvez importer un fichier servant à générer une note de frais. L'IA de Perk extrait les données du fichier et remplit automatiquement les champs essentiels tels que le montant, la devise, la description, etc.
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Dans l'application mobile Perk et l'application web Perk, vous pouvez créer des notes de frais en téléchargeant simplement un fichier. Seuls les fichiers aux formats suivants sont pris en charge :
- JPEG
- PNG
- HEIC (pour iOS uniquement)
Téléchargez un fichier via l'application mobile
Pour ajouter une dépense en tant que fichier via l'application mobile :
- Allez à Dépenser languette.
- Appuyez sur Créer une dépense en bas de l'écran.
- Appuyez sur l'icône de l'appareil photo pour photographier le reçu avec l'appareil photo de votre appareil.
- Choisissez une photo dans votre galerie photo.
- Si vous choisissez TéléchargerVous pouvez soit choisir une photo dans votre galerie photo, soit sélectionner un fichier dans vos documents.
- Assurez-vous que le fichier est correctement téléchargé et traité avant de l'ouvrir. Cela peut prendre quelques secondes selon votre connexion réseau. Une fois traité, le rapport de dépenses est enregistré dans Dépenses comme brouillon.
Téléversez un fichier via l'application web
Allez à Dépenser > Mes tâches menu et cliquez DéposerVeuillez vous assurer que le fichier est correctement téléchargé et traité. Cela peut prendre quelques secondes selon votre connexion réseau. Une fois le fichier traité, Perk crée automatiquement une note de frais provisoire avec les informations extraites. Vous la trouverez dans Mes tâches ou Dépenses > Dépenses individuelles.
Une fois le fichier traité, Perk crée automatiquement une note de frais avec les informations extraites. Vous la trouverez dans Mes tâches ou Dépenses > Dépenses individuelles.
Valider et modifier les informations relatives aux dépenses
L'étape suivante consiste à valider toutes les informations relatives aux dépenses et à corriger celles qui sont incorrectes. Pour ce faire, ouvrez la note de frais provisoire et vérifiez les champs suivants :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Description | Obligatoire | Description de la dépense. Généralement, Perk AI préremplit ce champ avec le nom du commerçant ou un autre texte extrait. |
| Catégorie | Obligatoire | Il s'agit de la catégorie à laquelle appartient cette dépense. Sur mobile, vous trouverez ce champ sous le champ Participants. |
| Pays de dépenses | Obligatoire | Le pays où les dépenses ont été engagées. |
| monnaie reçue | Obligatoire | La monnaie locale dans laquelle la dépense a été payée. |
| Montant total | Obligatoire | Le montant total indiqué sur le reçu. |
| Frais supplémentaires | Facultatif | Si vous devez ajouter des frais supplémentaires (par exemple, un pourboire). Voir Veuillez inclure tout pourboire ou gratification dans ma note de frais. |
| Date de paiement des dépenses | Obligatoire | La date à laquelle la dépense a été engagée. |
| Mode de paiement | Obligatoire | Le mode de paiement indique comment vous avez réglé une dépense. Pour en savoir plus sur les différents modes de paiement, consultez Différents modes de paiement chez Perk. |
| Carte d'entreprise | Obligatoire | Si vous avez réglé une dépense avec une carte d'entreprise, vous devez préciser sur quelle carte la transaction a eu lieu. |
| Participants | Obligatoire | Par défaut, vous êtes ajouté en tant que participant. Toutefois, si le reçu couvre les dépenses de plusieurs personnes, comme pour un déjeuner d'affaires, vous pouvez ajouter les participants en conséquence. |
| Objets de coût | Obligatoire | L'objet de coût auquel cette dépense est rattachée. Selon la configuration de votre entreprise, ce champ peut être visible ou non. |
| N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. | Facultatif | Remarque : Perk utilise l’API Google Maps Directions pour calculer la distance, en empruntant l’itinéraire le plus court. Il peut y avoir une légère variation dans la distance calculée en raison de facteurs tels que l’adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d’arrivée, la circulation, la complexité de l’itinéraire, etc. |
| Voyage | Facultatif | Si la dépense fait partie d'un voyage d'affaires, vous pouvez l'ajouter à un rapport de voyage existant grâce au champ Ajouter au voyage. |
| Supprimer, enregistrer ou soumettre la note de frais | Facultatif | Ajoutez des documents supplémentaires si nécessaire. |
| Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses. | Facultatif | N'hésitez pas à ajouter un commentaire si nécessaire. |
Note: Si vous laissez les champs obligatoires vides, vous ne pourrez pas soumettre la note de frais.
Supprimer, enregistrer ou soumettre la dépense
Après avoir rempli tous les champs obligatoires, vous pouvez :
- Supprimer: Si vous souhaitez supprimer la totalité de la dépense.
- Sauvegarder: Si vous souhaitez économiser ces frais et revenir plus tard pour finaliser le projet.
- Soumettre: Si vous souhaitez soumettre la dépense.
Vous pouvez retrouver vos dépenses soumises dans Dépenses > Frais > dépenses individuellesTant qu'elle n'est pas exportée et payée, vous pourrez peut-être rappeler la note de frais, la modifier et la soumettre à nouveau si votre entreprise l'autorise.
Pour plus d'informations sur les alertes et les statuts des dépenses, consultez Notifications dans les dépenses et Différents statuts dans Perk.