Pour simplifier la gestion de vos dépenses, Perk affiche des notifications vous informant si une dépense contrevient à une politique de l'entreprise ou présente une erreur potentielle.

Les notifications s'affichent en temps réel lorsque vous saisissez une dépense. Perk affiche trois types de notifications pour les dépenses :

• InfoCes notifications fournissent des informations complémentaires sur la dépense, par exemple : « Le montant total dépasse 400 CHF. Aucune action n’est requise. »
• AvertissementCes notifications peuvent avoir une incidence sur vos dépenses et nécessiter une action, par exemple en cas de doublon potentiel.
• ErreurCes notifications concernent votre dépense et nécessitent une intervention. Votre dépense ne pourra pas passer à l'étape suivante tant que le problème (par exemple, une erreur d'API) n'aura pas été résolu.

Si une notification est déclenchée, vous pouvez soit ajuster la dépense en fonction de l'avertissement, soit la soumettre avec l'avertissement, ce qui permet aux responsables, aux approbateurs et aux vérificateurs financiers de le consulter également. Toutes les notifications sont regroupées en haut du formulaire de dépense.

Les avertissements ne vous empêchent pas de soumettre une note de frais. Ils peuvent survenir pour deux raisons :

• avertissements fondés sur des politiques
• Avertissements basés sur l'IA

Conseil: Vous pouvez ajouter un Commentaire aux frais si vous aviez déjà eu une discussion avec un responsable au sujet d'une dépense assortie d'un avertissement.

Avertissements fondés sur des politiques

Ces notifications sont déclenchées en fonction de la configuration de votre entreprise. Il est possible que vous ne les voyiez pas lors de la soumission de vos notes de frais. Par exemple, si les dépenses effectuées le week-end sont autorisées au sein de votre entreprise, l'alerte week-end ne sera pas déclenchée pour les dépenses engagées durant cette période.

Violation de la politique

Votre entreprise peut définir une règle de dépenses qui fixe un montant maximal ou minimal. Si une dépense enfreint cette règle, elle est signalée. Vous pouvez également consulter les informations relatives à la règle enfreinte.

Jours de week-end

Si une dépense est créée pendant le week-end (c'est-à-dire que la date de la dépense tombe un week-end), la dépense est signalée.

Avertissement relatif à la catégorie

Si votre entreprise a configuré des catégories pour déclencher automatiquement un avertissement, la dépense est signalée.

Allocation déjà demandée

Si vous créez une indemnité journalière en double pour le même jour ou si vous avez déjà demandé une indemnité journalière, la dépense est signalée. Les vérificateurs financiers peuvent repérer le doublon en cliquant sur la notification associée à la dépense.

Surcharge élevée

Si les frais supplémentaires, tels que les pourboires ou les honoraires, sont autorisés par la politique de dépenses de votre entreprise, une dépense peut être signalée si ces frais supplémentaires dépassent la limite autorisée.

Payé avec la carte de l'entreprise

Si une dépense a été réglée avec une carte professionnelle, un avertissement peut s'afficher indiquant qu'elle n'est pas remboursable. Cela signifie qu'aucun remboursement ne vous sera directement accordé en tant qu'employé, mais que le montant sera déduit du compte de votre carte professionnelle.

Facture officielle requise

Si une dépense dépasse le seuil exigeant une facture officielle, elle est signalée. Par exemple, en Suisse, ce seuil est de 400 CHF.

Un examen financier supplémentaire est requis.

Si votre entreprise a automatisé son processus d'approbation des dépenses, mais qu'une dépense a déclenché un avertissement, cela déclenche un examen manuel par les vérificateurs financiers et affiche une notification.

objet de coût par défaut

Si l'objet de coût que vous avez sélectionné dans votre dépense ne correspond pas à l'objet de coût par défaut qui vous a été attribué par votre administrateur Perk, la dépense est signalée.

taux de TVA/taxe

Si votre entreprise exige que vous sélectionniez le taux de taxe applicable aux dépenses, et si Perk ne parvient pas à extraire les informations de TVA ou si vous ne sélectionnez pas de taux, la dépense sera signalée. Cette notification s'affiche pour toutes les dépenses sans information de TVA.

Aucune dépense constatée

Si tu créer une dépense sans reçuCes dépenses sont automatiquement signalées. Si votre entreprise n'accepte pas les notes de frais sans justificatif, vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires pour justifier la dépense. Dans ce cas, si vous tentez de soumettre une dépense sans justificatifs supplémentaires, un message d'avertissement s'affichera.

Distance en frais kilométriques

Si vous créez une note de frais kilométriques dans laquelle Perk calcule automatiquement le nombre de miles ou de kilomètres. Si vous modifiez manuellement le kilométrage, vous pourriez recevoir une notification indiquant que ce nombre dépasse le seuil fixé par l'administrateur des avantages sociaux de votre entreprise.

Avertissements basés sur l'IA

Outre les avertissements basés sur des politiques internes, Perk peut également signaler une dépense si elle est détectée comme étant un doublon ou si les montants de la dépense n'ont pas été correctement extraits.

Doublons potentiels

Si Perk reconnaît le reçu comme une dépense déjà enregistrée dans votre entreprise, la dépense est signalée. Les dépenses sont considérées comme des doublons lorsqu'il existe plusieurs dépenses apparemment identiques.

L'IA de Perk utilise ces critères pour identifier les doublons (en fonction de la configuration de votre entreprise) :

• Numéro fiscal ou hachage du document (valeur de hachage utilisée pour identifier l'image ou le PDF)
• Réclamation totale
• Devise
• Date
• Heure

Pour être considérée comme un doublon potentiel, la dépense doit correspondre à tous les critères sélectionnés par l'administrateur Perk de votre entreprise. Par exemple, si votre administrateur a sélectionné « Devise » et « Montant total » dans la configuration de l'entreprise sur Perk, Perk signale toutes les dépenses ayant la même devise et le même montant total, indépendamment des informations du document, ce qui peut générer de faux positifs lorsque la date de la dépense diffère.

La notification en double dépend du rôle :

• Employés: ne peuvent voir et accéder qu'aux dépenses identiques à celles qu'ils ont précédemment téléchargées.
• Gestionnaires et approbateurs: peuvent voir les identifiants de toutes les dépenses susceptibles d'être des doublons au sein de leur entreprise.
• analystes financiers: peut voir les identifiants de toutes les dépenses qui peuvent être des doublons au sein de leur entreprise (entité juridique) et peut accéder à ces dépenses.

Les responsables et les approbateurs peuvent identifier la dépense en double en recherchant l'identifiant de dépense indiqué dans l'avertissement, à condition d'y avoir accès. Les vérificateurs financiers peuvent cliquer sur la notification pour accéder à la dépense potentiellement en double.

Validation

En cas de problème de validation des données, Perk signale une dépense. Cela peut se produire si Perk ne parvient pas à extraire automatiquement les informations de la dépense à partir d'un reçu.

La quantité extraite a changé

Si vous modifiez manuellement le montant total d'une dépense et que le montant saisi manuellement est supérieur au montant extrait par l'IA d'un pourcentage défini par votre administrateur Perk, Perk signale la dépense par une notification indiquant que la valeur extraite par l'IA de Perk ne correspond pas au total de la dépense déclaré.