Les postes de responsable spécialisé sont conçus pour une supervision de haut niveau. Ils sont idéaux pour les membres des équipes RH ou RH qui gèrent les profils des employés, ou ceux qui gèrent les réservations de voyages pour l'ensemble de l'organisation ou pour des personnes spécifiques.
Pour plus d'informations, consultez Rôles et permissions.
Responsable de voyages
Le rôle de responsable de voyage est conçu pour vous permettre de déléguer des tâches de gestion de voyage à une personne spécifique au sein de votre entreprise.
Les gestionnaires de voyages sont chargés de réserver les voyages d'autres personnes et d'ajuster les modalités de voyage si nécessaire. Par exemple, un assistant de direction réserve les vols et l'hébergement pour les déplacements du PDG.
Ils peuvent consulter et modifier les voyages à venir des personnes qu'ils gèrent, ainsi que les voyages passés. Ils sont l'interlocuteur principal pour toutes les réservations de voyage. Ainsi, en cas d'annulation, les gestionnaires de voyages sont informés et peuvent intervenir pour résoudre tout problème lié à la réservation.
Ils peuvent modifier des informations spécifiques dans les profils des voyageurs, tels que les documents de voyage, les programmes de fidélité et les cartes de réduction.
Lorsqu'un voyage est réservé par un gestionnaire de voyages, le processus d'approbation peut être automatiquement ignoré si nécessaire. Les gestionnaires de voyages peuvent choisir de soumettre le voyage pour approbation ou de l'ignorer et de réserver. Les approbateurs sont informés que l'approbation du voyage du voyageur a été ignorée et cette action est suivie dans la page de rapports.
Lorsque vous attribuez le rôle de responsable de voyage, vous choisissez s'il effectue la tâche pour une entreprise spécifique ou pour toutes les entreprises, et s'il gère tout le monde ou uniquement des personnes spécifiques.
Les gestionnaires de voyages peuvent :
- Réservez pour le compte d'autres personnes et évitez l'approbation.
- Consultez et modifiez les voyages à venir et visualisez les voyages passés des voyageurs qu'ils gèrent..
- Modifier les profils d'autres personnesmais ne peuvent pas modifier leurs rôles ni les paramètres de leur compte.
- Sélectionnez le profil de paiement de votre entreprise au moment du paiement..
Les gestionnaires de voyages ne peuvent pas :
- Approuver les voyages au nom d’autres personnes.
- Modifier ou gérer les paramètres de l'entreprise.
- Ajoutez des personnes au compte de l'entreprise.
Pour plus d'informations, consultez Créer le rôle de responsable des voyages.
Gestionnaire de personnel
Les gestionnaires de personnel sont responsables de la gestion des employés, des invités et des autres utilisateurs de Perk.
Ce rôle est généralement associé aux processus RH, car il donne accès à des données personnelles sensibles telles que les noms et adresses, les documents de voyage, les pièces d'identité officielles et les rapports RH. Il peut également déterminer les rôles et les autorisations des autres personnes dans Perk.
Le rôle de gestionnaire de personnel vous permet de gérer les utilisateurs et leurs profils de manière flexible, sans leur accorder l'accès aux paramètres de l'entreprise et du compte. Les personnes titulaires de ce rôle disposent d'un espace dédié pour effectuer leurs tâches sans s'exposer, ni exposer l'entreprise, à un accès non autorisé aux données sensibles.
Si vous disposez du rôle de gestionnaire de personnel, vous pouvez accéder à la page « Personnes » où vous pouvez inviter et activer de nouvelles personnes dans votre compte, ainsi que leur attribuer des rôles et des autorisations. Vous pouvez également gérer les informations utilisateur, telles que leurs données personnelles et autres informations relatives aux voyages, et définir des politiques d'approbation et de voyage.
En tant que responsable d'équipe, vous ne pouvez ni créer ni modifier les paramètres au niveau de l'entreprise ou du compte, tels que les objets de coûts ou les processus d'approbation. Vous pouvez uniquement affecter des personnes à des options existantes.
Remarque : Bien que le responsable du personnel puisse inviter manuellement des personnes à Perk, vous pouvez également ajouter automatiquement des personnes via une intégration SIRH ou SCIM. Les personnes ajoutées via une intégration sont affichées dans la page Personnes, mais vous ne devez pas modifier les détails manuellement.
Les gestionnaires du personnel peuvent :
- Ajouter des personnes à l'avantage.
- Accorder l'accès et modifier les rôles.
- Modifier les informations des profils d'autres personnes, comme les documents de voyage, les cartes de fidélité et les cartes de réduction.
- Attribuer des paramètres existants tels que profils de paiement, processus d'approbation, politiques de voyage, objets de coût et champs personnalisés aux personnes existantes ou nouvelles.
- Archiver et supprimer les personnes et supprimer l'accès.
- Afficher, filtrer, rechercher et effectuer des actions groupées sur la page Personnes.
Les gestionnaires de personnel ne peuvent pas :
- Configurez de nouveaux paramètres d'entreprise, tels que la création de nouvelles politiques de voyage ou la modification de celles existantes.
- Créer ou modifier des profils de paiement.
- Attribuez n’importe quel rôle d’administrateur à d’autres utilisateurs.
Par défaut, un responsable de personnel gère tous les membres du compte. Sur les comptes Pro, un administrateur de compte, un administrateur d'entreprise ou un responsable de personnel disposant de droits d'accès étendus peut limiter les droits d'un responsable de personnel à certaines entreprises ou à une liste de personnes spécifique.
Certains paramètres sont toujours disponibles, quelles que soient les personnes ou les entreprises qui y sont affectées :
- Responsable hiérarchique — le responsable des ressources humaines peut désigner n'importe quel responsable hiérarchique au sein du compte.
- Délégués (facturation et approbation) — le responsable des personnes peut désigner n'importe quel délégué.
- Politiques de voyage et processus d'approbation — le responsable du personnel peut consulter et attribuer toutes les politiques et tous les processus existants sur l'ensemble du compte.
Remarque : Les responsables d’équipe peuvent attribuer des politiques et des processus d’approbation existants, mais ils ne peuvent pas en créer de nouveaux ni modifier ceux existants.
Les responsables d'équipe affectés à des personnes spécifiques
Pour une sécurité et une conformité renforcées, Perk vous permet de limiter les droits d'un gestionnaire de personnes à un sous-ensemble des utilisateurs de votre compte. Un administrateur de compte, un administrateur d'entreprise ou un gestionnaire de personnes disposant d'un niveau d'accès plus étendu attribue une liste spécifique de personnes à ce gestionnaire, qui ne peut alors voir et gérer que ces personnes. Toute nouvelle personne ajoutée lui est automatiquement attribuée, et il ne peut ni voir ni gérer les autres utilisateurs du compte.
Les responsables d'équipe affectés à des personnes spécifiques peuvent :
- Faites tout ce qu'un responsable d'équipe peut faire, mais uniquement pour les personnes qui lui sont assignées.
- Attribuez les rôles « Pas d’accès », « Employé » et « Invité ».
Les responsables d'équipe affectés à des personnes spécifiques ne peuvent pas :
- Voir ou gérer toute personne extérieure à son équipe attitrée, même au sein de la même entreprise.
- Attribuez un rôle autre que « Aucun accès », « Employé » et « Invité ».
- Utilisez le Personnes assignées ou Entreprises désignées colonnes à l'intérieur des Importation utilisateur CSV dans Gérer les données → Importer des données.
Remarque : Un responsable d'équipe doit avoir au moins une personne affectée avant de pouvoir en ajouter d'autres. Tant que ce n'est pas le cas, Perk affiche le message « Vous ne pouvez pas encore créer d'utilisateurs. Veuillez demander à un administrateur de vous en affecter au moins un. » Un administrateur affecte d'abord une personne de l'entreprise cible, et le responsable d'équipe peut ensuite ajouter les autres.
En complément du rôle de gestionnaire ou d'analyste de voyages
Si une personne cumule les fonctions de responsable d'équipe, de responsable voyages ou d'analyste, le même niveau d'accès s'applique à chacune de ces fonctions. Une personne ne peut pas être à la fois responsable d'équipe pour un groupe et responsable voyages pour un autre.
Par exemple, Alex est responsable des déplacements d'Ana et de Joan, mais pas de José. Si Alex est également nommé gestionnaire d'équipe, il ne pourra gérer qu'Ana et Joan, et non José. Pour modifier cela, un administrateur de compte ou un administrateur d'entreprise doit ajouter José à la liste des personnes assignées à Alex.
Pour en savoir plus sur la combinaison des rôles, consultez Rôles et permissions dans Perk.
Attention : la rétrogradation supprime ces limites. Si le compte passe de Pro à Premium, les responsables conservent leur rôle mais peuvent à nouveau gérer tous les membres du compte. Ainsi, un responsable auparavant limité à 12 personnes devient responsable de l’ensemble du compte. Vérifiez ces responsables avant et après une rétrogradation. La rétrogradation vers Starter transforme le rôle de responsable en celui d’employé ou de contributeur.