Les vérificateurs financiers sont chargés d'exporter les dépenses approuvées et vérifiées, les frais de déplacement et les transactions par carte vers le système tiers. Seuls les documents ayant le statut requis sont concernés. Prêt pour l'exportation peuvent être exportés. Le format de sortie dépend du configuration spécifique de l'entreprise.
Les analystes financiers peuvent choisir d'exporter :
- dépenses: frais avec ou sans justificatif, indemnités kilométriques et indemnités journalières
- frais de voyage: dépenses regroupées dans un voyage, qui peuvent inclure ou non les frais kilométriques, les indemnités journalières et d'autres types de dépenses.
- transactions par carte: transactions qui ont été associées à une note de frais correspondante.
- frais de voyage: factures reçues pour les réservations de voyage effectuées dans Perk ou via une intégration tierce.
Le comportement du Finance > Révision > Exporter La page est déterminée par une combinaison de paramètres :
| Dépenses (y compris les frais de voyage) | Transactions par carte | frais de voyage |
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Paramètres d'exportation des dépenses
L'intégration de l'exportation des dépenses dans Intégrations permet de déterminer le système cible qui reçoit les données de Perk. La configuration et les options disponibles varient selon le système cible.
Sur cette page, vous pouvez configurer le système cible pour :
- Dépenses
- Paie (voir les frais d'exportation payés par le biais de la paie)
- Transactions par carte
- frais de voyage
Vous ne pouvez avoir que un système cible par type de document.
Prudence: Si vous essayez de configurer plusieurs fonctionnalités d'exportation (par exemple, une intégration tierce pour un ERP et l'exportation via l'API Spend), vous risquez de rencontrer l'erreur suivante : Validation : Plusieurs installations d'exportation applicables lorsque vous essayez d'exporter une dépense.
Exportation des dépenses
Par défaut, toutes les dépenses remboursables (payées à titre privé, indemnités journalières, frais kilométriques, déplacements) sont exportées via l'intégration spécifiée comme système ERP. Cependant, vous pouvez choisir de Indemnité journalière d'exportation et indemnité kilométrique séparément.
Les données relatives aux dépenses, telles que le montant total des dépenses, les montants des taxes, la date de la dépense et la date de comptabilisation, sont utilisées pour générer l'écriture comptable. Pour plus d'informations, consultez données d'exportation des dépenses.
Sélectionnez le système cible souhaité. Par exemple, vous pouvez exporter les écritures de journal des dépenses vers un fichier d'exportation Spend que les vérificateurs financiers peuvent consulter. télécharger à partir du journal d'exportation ou y accéder via le API SpendPour plus d'informations sur les paramètres de chaque système cible, consultez la documentation relative à la configuration de ce système.
Les frais d'exportation sont payés par le biais de la paie.
Si vous souhaitez configurer Yokoy pour qu'il répartisse l'exportation des frais et indemnités remboursables, vous devez avoir sélectionné l'option correspondante. Exporter séparément les indemnités journalières et kilométriques versées à la paie. case à cocher dans le Paramètres de dépenses > Exportation de données et configuration ERP.
Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez configurer des systèmes distincts pour la paie et la comptabilité financière (dépenses). Autrement dit, vous pouvez configurer :
dépenses payées à titre privé via l'intégration des dépenses (c.-à-d. le système de comptabilité financière)
- Les demandes d'indemnités journalières et kilométriques sont exportées via l'intégration de la paie.
Si vous avez déjà configuré le Paramètres d'exportation des dépensesLa configuration est conservée. Il vous suffit d'ajouter la configuration du système de paie.
Exportation des transactions par carte
Les transactions par carte peuvent être exportées vers un système tiers, que vous utilisiez Perk Cards ou un autre fournisseur de cartes tiers.
Les données relatives aux transactions par carte, telles que le montant et la date de la transaction, sont utilisées pour générer l'écriture comptable.
Dans le Paramètres de dépenses > Activer les cartes d'entreprise, vous spécifiez le Numéro de créancier par défaut (ERP) requis pour l'exportation des transactions par carte. Il est possible de le modifier manuellement en le changeant pour la carte spécifique dans Paramètres > Paramètres des cartes > Cartes d'entreprise.
Sélectionnez le système cible souhaité. Par exemple, vous pouvez exporter les transactions par carte vers un fichier d'exportation des dépenses que les analystes financiers peuvent consulter. télécharger à partir du journal d'exportation ou y accéder via le API SpendPour plus d'informations sur les paramètres de chaque système cible, consultez la documentation relative à la configuration de ce système.
Exportation des frais de voyage
Vous pouvez choisir d'exporter séparément toutes les dépenses de voyage liées aux voyages réservés. Le compte de transfert utilisé pour enregistrer ces dépenses est déterminé dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage.
Sélectionnez le système cible souhaité. Par exemple, vous pouvez exporter les frais de déplacement vers un fichier d'exportation Spend que les vérificateurs financiers peuvent consulter. télécharger à partir du journal d'exportation ou y accéder via le API SpendPour plus d'informations sur les paramètres de chaque système cible, consultez la documentation relative à la configuration de ce système.