Les objets de coûts vous permettent de regrouper, de suivre et de gérer les coûts de déplacement pour un même service ou projet.

Vous pouvez créer un support de coûts pour une entreprise spécifique ou l'utiliser pour toutes les entreprises de votre compte. Vous pouvez le rendre accessible à tous les employés de l'entreprise ou seulement à certaines personnes.

Note: Vous pouvez également utiliser le même objet de coût pour les déplacements. Pour plus d'informations, consultez Les objets de coût dans le voyage et Configurer les objets de coûts pour les frais de déplacement.

Lors de la création d'un nouveau support de coûts, vous pouvez choisir son emplacement et les personnes qui y sont affectées par défaut. Vous pouvez également définir si les autres utilisateurs peuvent consulter ce support de coûts lors de la réservation de leur voyage.

Vous pouvez créer des objets de coûts réservés aux dépenses ou aux factures. Ces objets de coûts n'apparaissent que dans le contexte où ils ont été créés. Par exemple, si vous créez un objet de coût réservé aux dépenses, il n'apparaîtra pas lors de la validation de la réservation lorsque les utilisateurs rechercheront un objet de coût.

Si vous prévoyez d'utiliser objets de coûts pour l'allocation des coûtsVous devez saisir le code ERP nécessaire pour exporter les données des objets de coûts dans les dépenses et les factures vers un système tiers.

Si vous prévoyez d'utiliser un Processus d'approbation des objets de coûts pour les dépenses et les facturesVous pouvez spécifier qui est autorisé à approuver les dépenses ou les factures soumises à l'objet de coût et définir une limite d'approbations. Toute dépense ou facture dépassant cette limite est soumise à un supérieur hiérarchique dans le processus d'approbation.

Ajout d'un nouvel objet de coût pour les dépenses ou les factures

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Supports de coûts .
2. Cliquez sur Ajouter un support de coûts .
3. Dans le Nom et détails, entrez un code clair Nom de l'objet de coût, comme le budget de voyage du projet X. Sélectionnez un objet de coût parent si vous avez besoin d'une structure hiérarchique (facultatif). Pour plus d'informations, voir Objets de coût sur l'avantage.
4. Choisissez les sociétés concernées. Vous pouvez rendre ce support de coûts disponible pour toutes les sociétés du compte ou seulement pour certaines d'entre elles.
5. Sous Usage, sélectionner Dépenses ou Factures.
   
   
    
6. Sous Personnes assignéesChoisissez les utilisateurs qui utiliseront cet objet de coût par défaut. Lorsqu'ils soumettent une dépense ou une facture, cet objet de coût est automatiquement sélectionné.

7. Si vous prévoyez d'utiliser un stratégie d'approbation des objets de coûts, sous Processus d'approbation, choisissez qui peut approuver les dépenses ou les factures soumises à l'objet de coût.

   ApprobateurLa personne chargée d'approuver toutes les dépenses ou factures soumises avec ce poste de coûts.

   Limite d'approbationSi vous désignez un approbateur, définissez le seuil maximal d'approbation. Toute dépense ou facture dépassant cette limite sera transmise à l'approbateur de l'objet de coût parent, le cas échéant.

   Délégation et expiration de la délégationSi l'approbateur prévoit d'être absent du bureau, définissez une date limite. Déléguer approuver pendant leur absenceet le Expiration des délégués pour leur retour au bureau.

8. Pour les objets de coûts utilisés pour la répartition des coûts, saisissez les Code ERP Ce code sert à identifier l'objet de coût dans le système financier et comptable. Les notes de frais et les factures exportées utiliseront ce code pour indiquer l'objet de coût.
9. Sous accès aux objets de coût, choisissez si les utilisateurs peuvent consulter et sélectionner l'objet de coût en sélectionnant Autoriser d'autres personnes à utiliser cet objet de coûtSi vous sélectionnez « Tout le monde », n’importe qui pourra rechercher et sélectionner l’objet de coût lors de la création d’une dépense ou d’une facture. Si vous sélectionnez « Personnes sélectionnées », seules les personnes que vous avez sélectionnées pourront accéder à l’objet de coût et le sélectionner.
10. Cliquez Sauvegarder.
    
    

Conseil: Vous pouvez créer un seul objet de coût utilisé à la fois par les dépenses et les factures en sélectionnant les deux. Dépenses et Factures.

Attribution d'objets de coût par défaut

Lorsque vous définissez un objet de coût par défaut pour une personne, celui-ci est automatiquement sélectionné lors du paiement lorsqu'elle réserve un voyage. La personne peut également consulter d'autres objets de coût, selon leurs paramètres de visibilité.

Pour attribuer un objet de coût par défaut :

1. Allez à Page des personnes.
2. Sélectionnez la ou les personnes auxquelles vous souhaitez attribuer l'objet de coût.

3. Dans la section Actions rapides, cliquez Modifier l'objet de coût.

   

4. Sous Attribuer un objet de coût, sélectionnez le nouvel objet de coût.