Une dépense partagée est une dépense à laquelle l'employé a participé. Ces dépenses sont comptabilisées dans le dossier de voyage, mais ne sont pas incluses dans le montant total de la note de frais. Par exemple, un repas où d'autres collègues de la même entreprise sont identifiés comme participants.

Perk peut afficher les frais de repas dans le cadre d'un voyage afin que les approbateurs et les vérificateurs financiers puissent vérifier que la réduction d'indemnité journalière correspondante a bien été appliquée.

Perk affiche les dépenses partagées comme faisant partie d'un voyage lorsque la date de la dépense se situe entre les dates de début et de fin du voyage. La part de la dépense incombant au participant est de : non prévu dans le cadre de la réclamation totale du voyage.

Note: La répartition des coûts de la dépense ne détermine pas si elle est affichée ou non comme faisant partie d'un voyage ; elle détermine seulement si des personnes de la même entreprise ont été associées à cette dépense. La dépense elle-même Il se peut qu'il n'ait pas nécessairement été divisé en objets de coûts/catégories de dépenses distincts.

Activation de la vue des dépenses partagées

Les entreprises peuvent choisir d'afficher ou non les frais partagés dans le cadre d'un voyage, au niveau de l'entreprise. Vous activez l'option Activer le partage des dépenses liées aux voyages option dans Paramètres > Compte > Entreprises > Paramètres des dépenses > Voyages.

Afficher les dépenses partagées d'un voyage

Les employés, les approbateurs et les vérificateurs financiers voient une option supplémentaire dans l'aperçu du voyage qui leur permet d'afficher ou de masquer les dépenses partagées dans la liste des dépenses du voyage.

Les dépenses partagées sont indiquées par une icône représentant une personne dans l'aperçu du voyage pour les dates concernées. La dépense partagée comprend une description, le nom de la personne ayant initialement soumis la dépense, la date de la dépense (qui doit être comprise dans les dates du voyage), son statut et la part du participant dans le montant de la dépense, et non le montant total.

Vue de l'approbateur d'un voyage comportant une dépense partagée

Seules les dépenses en cours d'approbation, d'examen, prêtes à être exportées et exportées sont considérées comme des dépenses partagées. Les notes de frais provisoires pour lesquelles l'employé a été sélectionné comme participant ne sont prises en compte qu'après leur soumission.

Les employés et les approbateurs peuvent uniquement consulter les dépenses partagées liées au voyage. Autrement dit, ils peuvent voir la description, la personne qui a soumis la dépense, son statut et leur part. Ils ne peuvent ni consulter le reçu original ni modifier les détails de la dépense.

Les analystes financiers peuvent cliquer sur la dépense partagée pour l'ouvrir et consulter la dépense correspondante.