Les nœuds d'activité de dépense effectuent une action spécifique sur le document dans le flux de travail.

Vous pouvez effectuer ces actions dans le flux de travail :

• Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts
• Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés
• Attribuer tous les approbateurs d'étiquettes
• Désigner un responsable hiérarchique
• Attribuer un approbateur statique (Entreprises uniquement)
• Attribuer des approbateurs avec la propriété
• Affecter tous les responsables hiérarchiques des objets de coûts
• Notification de flux de travail (Entreprises uniquement)
• Déclencher une erreur (Entreprises uniquement)

Note: Avant le nœud d'activité, vous avez besoin d'un nœud d'état (Brouillon, nécessite une révision). Après le nœud d'activité, vous pouvez ajouter tout autre type de nœud de flux de travail (Nœuds d'état, d'activité, de condition ou d'approbation). Aucun chemin d'action n'est requis.

Attribuer tous les approbateurs d'objets de coûts

Désignez tous les responsables des objets de coûts comme approbateurs. Concrètement, le processus parcourt les différents objets de coûts de la dépense, extrait leurs responsables et les désigne comme approbateurs.

Conseil: Utiliser avec approbation de l'objet de coût créer un flux d'objets de coûts.

Par exemple, vous configurez Perk pour attribuer tous les responsables d'objets de coûts et exiger l'approbation de tous les responsables lorsqu'une dépense est soumise.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document reste dans le même statut.
• FAUX: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document passe à l'état suivant.

Prudence: Si certains de vos délégués ont une date d'expiration dépassée, ils ne sont pas inclus dans la mission à approuver. Ces délégués sont ignorés car leur date d'expiration est dépassée.

Attribuer des approbateurs d'objets de coûts personnalisés

Déterminez tous les responsables des objets de coûts en tant qu'approbateurs.

Techniquement, il parcourt les différents centres de coûts de la dépense et attribue des approbateurs en fonction des propriétés spécifiées dans les options.

Conseil Utiliser avec approbation de l'objet de coût créer un flux d'objets de coûts.

Ce nœud comporte des options qui doivent être complétées :

Par exemple, vous souhaitez désigner un utilisateur spécifique (qui n'est pas le propriétaire de l'objet de coût) pour approuver la dépense en utilisant l'objet de coût :

1. Vérifiez pour le Courriel d'approbation champ personnalisé dans l'objet de coût (si disponible, vous devrez peut-être demander à Perk de le configurer pour vous).
2. Référencez le champ de l'objet de coût (dans ce cas, le champ personnalisé). Courriel d'approbation personnalisé.Information.) et la valeur utilisateur correspondante où vous trouverez le courrier électronique permettant d'identifier cet utilisateur (dans la norme e-mail champ).
3. Dans ce cas, vous pouvez spécifier l'adresse e-mail de l'utilisateur de votre choix pour l'objet de coût, et Perk attribue cet utilisateur. Ainsi, la personne qui soumet la dépense saisit l'objet de coût. À partir de cet objet de coût, Perk sélectionne l'utilisateur associé à cette adresse e-mail.

Note: Ce champ n'est pas sensible à la casse. Si vous écrivez «UTILISATEUR.COMPANY@COMPANY.com”, Perk peut analyser cela comme «utilisateur.entreprise@entreprise.com« en utilisant Transformations champ.

Attribuer tous les approbateurs de champs personnalisés

Attribuer comme approbateurs tous les approbateurs d'étiquettes ayant une valeur de champ personnalisé donnée figurant sur le document de facture.

Techniquement, il parcourt les différentes lignes de la facture, extrait les approbateurs de la valeur du champ personnalisé et les assigne pour approbation.

Conseil: Utiliser avec approbation finale pour créer un flux d'approbation de champ personnalisé.

Le nœud propose deux options :

Il y a deux options lors de la configuration des flux de travail des balises concernant les identifiants :

• Ne saisissez aucun ID de dimension d'étiquette dans le flux de travail : Le flux de travail prend en compte tous les champs personnalisés sur le document. Cela signifie que le flux de travail pourrait être réutilisé dans différents environnements. sans modifications.
• Saisissez les identifiants des dimensions des étiquettes dans le flux de travail : Le flux de travail prend en compte uniquement ce champ personnaliséCela signifie que vous devrez d'abord créer un flux de travail saisissant l'ID des dimensions de la balise TEST, puis un autre flux de travail avec les ID des dimensions de la balise PROD.

Par exemple, vous configurez Perk pour attribuer automatiquement des approbateurs à tous les champs personnalisés lors de la soumission. N'importe lequel de ces approbateurs peut approuver et finaliser le processus.

Désigner un responsable hiérarchique

Configurez une étape permettant d'attribuer en tant qu'approbateurs tous les responsables hiérarchiques de l'utilisateur ayant soumis la note de frais.

Le nœud propose une seule option :

Attribuer un approbateur statique

Configurez un approbateur à l'aide d'un identifiant spécifique. En bref, cela désigne un utilisateur précis pour l'approbation au sein de l'entité juridique. Cette méthode est souvent utilisée pour désigner un utilisateur final habilité à approuver les dépenses sous certaines conditions ; par exemple, pour les dépenses supérieures à 50 000 €, le PDG est alors désigné.

Ce nœud propose une seule option :

Par exemple, vous pouvez configurer une activité pour que Perk désigne un utilisateur spécifique comme approbateur.

Attribuer des approbateurs avec la propriété

Déterminer les approbateurs en fonction d'une propriété utilisateur spécifique. Cette fonctionnalité permet de créer des groupes d'approbation ou d'attribuer dynamiquement des utilisateurs selon des propriétés personnalisées définies dans leur profil.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Elle nécessite un approbateur disposant des options spécifiées dans l'action. En l'absence d'approbateur, la procédure est bloquée.
• FAUX: Elle nécessite un approbateur disposant des options spécifiées dans l'action. En l'absence d'approbateur, la procédure se poursuit.

Cette condition particulière comporte des options qui doivent être complétées :

Attention : les propriétés sont sensibles à la casse. Le concepteur de flux de travail tient compte de la casse. Par conséquent, assurez-vous de saisir la propriété en minuscules : vrai ou FAUXSinon, le concepteur de flux de travail ne reconnaît pas la valeur booléenne.

Avertissement: Assurez-vous qu'au moins un utilisateur ait coché la case ; sinon, Perk ne pourra pas attribuer d'approbation et le flux de travail échouera.

Le Ignorer le demandeur et Ignorer l'approbateur précédent Les cases à cocher permettent de restreindre le comportement lorsqu'une liste d'utilisateurs est définie pour la propriété. Par exemple, une dépense est d'abord approuvée via un objet de coût. Ensuite, une approbation supplémentaire est requise par la direction (configurée via un indicateur pour l'utilisateur). Si le directeur financier a déjà approuvé (c'est-à-dire lors de l'approbation de l'objet de coût à la première étape), il n'a pas besoin d'approuver à nouveau à la deuxième étape si… Ignorer l'approbateur précédent La case est cochée. Sinon, le directeur financier devra approuver la même dépense à deux reprises. Cette option met en œuvre le principe des quatre yeux : si deux approbateurs indépendants sont nécessaires, cette option le garantit.

Par exemple, vous pouvez configurer Perk pour attribuer la propriété à tous les utilisateurs. customInformation.TeamA égal à vrai en tant qu'approbateurs. Cela signifie tous les utilisateurs disposant de la case à cocher. Équipe A Les personnes sélectionnées sur leur profil sont soumises à approbation.

Affecter tous les responsables hiérarchiques des objets de coûts

Désignez les responsables hiérarchiques de tous les propriétaires d'objets de coûts comme approbateurs. Le système vérifie la valeur de l'objet de coûts et désigne le responsable hiérarchique du propriétaire de l'objet de coûts qui respecte ces conditions. En l'absence d'escalade dynamique, le système désigne par défaut le responsable hiérarchique du propriétaire de l'objet de coûts (sans vérification).

Par exemple, vous configurez Perk pour attribuer les responsables hiérarchiques de tous les propriétaires d'objets de coûts et exiger l'approbation de tous les propriétaires lors de la soumission d'une facture.

Conseil: À utiliser avec un nœud d'approbation tel que Approbation finale.

Dans ce cas, cette condition renvoie :

• Vrai: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document reste dans le même statut.
• FAUX: Si Perk ne trouve pas d'approbateur, le document passe à l'état suivant.

Notifications de flux de travail

Ce nœud vous permet de configurer Perk pour envoyer un message informatif lorsqu'une certaine action/condition se produit.

Contrairement à Déclencher une erreurCe nœud d'activité se contente d'envoyer des informations à l'utilisateur, afin qu'il puisse en prendre connaissance et passer à l'étape suivante.

Le nœud propose deux options :

Dans Perk, les utilisateurs voient un message d'erreur rouge, un message d'avertissement jaune ou un message d'information bleu. Par exemple, vous pouvez configurer une notification qui se déclenche lorsqu'une dépense nécessite une approbation supplémentaire car elle dépasse un certain montant, avec le message « Approbation supplémentaire requise ».

Déclencher une erreur

Ce nœud vous permet de configurer Perk pour qu'il envoie un message d'erreur lorsqu'une certaine action/condition se produit.

Contrairement à Notification de flux de travailCe nœud d'activité interrompt complètement le flux de travail et n'ajoute aucun journal supplémentaire au document lui-même.

Ce nœud possède une seule option :