Les demandes d'approbation de voyage sont souvent bloquées lorsque les responsables partent en congé sans mettre à jour manuellement leur statut d'absence du bureau. Vous pouvez configurer Perk pour synchroniser automatiquement les dates d'absence directement depuis votre outil RH, afin que toutes les approbations de voyage soient envoyées automatiquement à leur délégué de voyage.
Remarque : Vous devez avoir activé l'une de ces intégrations RH pour utiliser cette fonctionnalité :
- Factorial
- Lorsque les responsables réservent des congés dans le système RH, les dates sont automatiquement reflétées dans Perk. Les dates d'absence du bureau (OoO) synchronisées apparaissent dans le profil du responsable sous l'onglet Preference. Ces dates synchronisées sont en lecture seule. Les responsables ne peuvent pas modifier les dates OoO dans Perk. Pour changer les dates OoO, les responsables doivent mettre à jour leurs congés dans le système RH.
- Lorsque vous activez les approbations automatiques en cas d'absence, les responsables doivent s'assurer de définir un délégué de voyage dans leur profil pour traiter les demandes d'approbation pendant leur absence.
- Les responsables peuvent désigner tout utilisateur actif (à l'exception des invités) comme délégué aux voyages. Les demandes lui sont automatiquement transmises, ce qui garantit une approbation rapide de toutes les demandes de voyage.
- Une fois le délégué de voyage défini dans le profil du responsable, cette personne est utilisée pour les demandes de voyage qui surviennent lors de tous les congés futurs. Les responsables peuvent changer leur délégué par défaut à tout moment en accédant à leur profil, dans Préférences > Délégué de voyage. En tant qu'Admin, vous pouvez également effectuer cette tâche.
- BambooHR - consultez le guide ici
Si un responsable n'a pas désigné de délégué de voyage et que la date de début de son congé approche (c'est-à-dire dans les deux semaines et trois jours à venir), il reçoit une invitation par e-mail à désigner un délégué de voyage.
S'ils ne définissent pas de délégué et que leur absence commence, toutes les demandes d'approbation sont envoyées au responsable initial. Les admins du compte peuvent toujours approuver au nom du responsable absent depuis la page Voyages.
Si vous configurez Perk pour synchroniser les dates d'absence du bureau depuis le système RH, vous ne pouvez pas modifier ces dates manuellement dans Perk. Si vous souhaitez permettre aux personnes de modifier leurs dates d'absence du bureau dans Perk, désactivez cette synchronisation.
Attention : Vous pouvez uniquement automatiser les approbations de voyage hors bureau. Les dates hors bureau de votre outil RH n'ont aucun impact sur les approbations de dépenses. Voir Attribuer un délégué pour gérer vos dépenses.
Si un approbateur n'a pas désigné de délégué de voyage et que la date de début du congé approche (c'est-à-dire dans les 2 semaines et 3 jours à venir), il est invité par e-mail à désigner un délégué de voyage.
Un rôle d'administrateur dans Perk et un rôle d'administrateur dans le système RH sont nécessaires pour configurer l'intégration.
Dans Perk, accédez à Paramètres > Intégrations.
Recherchez votre intégration RH et cliquez sur Manage.
Accédez à l'onglet Paramètres, faites défiler jusqu'à la section Paramètres de synchronisation et cliquez sur Configurer.
Dans Quels champs souhaitez-vous synchroniser, sélectionnez Absence du bureau, puis cliquez sur Enregistrer et synchroniser.
- Dans Reconnect to sync out-of-office data, cliquez sur Reconnect.
- Cliquez sur Relink integration.
- Vérifiez la liste des autorisations requises par Perk et cliquez sur Suivant. La liste inclut désormais les congés pour absence du bureau.
- Saisissez l'identifiant utilisateur et le jeton HRIS, puis cliquez sur Suivant.
- Révisez les champs supplémentaires ou passez directement à la fin de la configuration.
- Remarque : Dans la plateforme RH, assurez-vous que les autorisations permettant de synchroniser la période de congé sont activées.
- Consultez la liste des autorisations requises par Perk et cliquez sur Suivant. La liste inclut désormais les congés pour absence du bureau.
- Saisissez l'identifiant utilisateur et le jeton SIRH, puis cliquez sur Suivant.
- Vérifiez les champs supplémentaires ou passez à la suite pour terminer la configuration.
Remarque : Dans la plateforme RH, assurez-vous que les autorisations permettant la synchronisation des périodes de congés sont activées.