Vous pouvez utiliser des objets de coûts pour déterminer qui est responsable de l'approbation d'une demande de voyage. Lorsqu'un client sélectionne un objet de coûts pour son voyage au moment du paiement, cet objet de coûts peut désigner l'approbateur qui recevra la demande d'approbation.

Remarque : Il est recommandé de configurer des approbateurs d’objets de coûts pour tous les objets de coûts que vous utilisez dans les voyages afin de garantir que les demandes de voyage sont approuvées correctement.

Pour approuver les demandes de déplacement par centre de coûts, vous devez :

1. Attribuer un approbateur par défaut à l'objet de coût
2. Désigner l'approbateur de l'objet de coût comme approbateur

Attribution d'un approbateur par défaut à l'objet de coût

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coût.
2. Cliquez sur Ajouter un objet de coût ou modifiez-en un existant.

3. Dans l'onglet Paramètres, pour Approbateur, sélectionnez la personne responsable de toutes les approbations de demandes de voyage pour cet objet de coût.

   

4. Cliquez sur Enregistrer.

Désigner un approbateur d'objet de coût comme approbateur

Une fois les objets de coûts correctement configurés avec un approbateur, vous pouvez créer un processus d'approbation qui achemine les demandes de voyage vers ces approbateurs. Perk demandera alors automatiquement l'approbation de l'approbateur associé à l'objet de coûts sélectionné par le client lors de la réservation.

1. Accédez à Paramètres > Gestion des voyages > Processus d'approbation.
2. Créez un nouveau processus d'approbation (ou modifiez-en un existant).
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à À qui s'adresse le processus d'approbation ? et ajoutez les personnes auxquelles le processus d'approbation s'applique.
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Qui devrait approuver leur voyage ?

5. Dans la liste déroulante Approbateur, sélectionnez Approbateur de l'objet de coût.

   

6. Cliquez sur Enregistrer.

Attention : assurez-vous d’avoir Un approbateur a été désigné dans l'objet de coût. Sinon, si la règle d'approbation utilise un approbateur d'objet de coût et qu'aucun n'est trouvé, l'approbation est transmise à l'administrateur du compte.

Configuration possible d'approbation des objets de coûts

Vous pouvez configurer plusieurs scénarios pour déterminer comment Perk choisit l'approbateur :

1. Configurez le processus d'approbation pour qu'il utilise l'approbateur de l'objet de coût, sans sélectionner d'objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbation s'applique à chaque déplacement associé à un objet de coût. L'approbateur est défini dans la configuration de l'objet de coût.
2. Configurez le processus d'approbation afin d'utiliser l'approbateur de l'objet de coût pour un objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbateur est issu de la configuration de l'objet de coût concerné.
3. Configurez le processus d'approbation pour qu'une personne spécifique soit désignée pour un objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbateur est issu du processus d'approbation, et non de la configuration de l'objet de coût.

Vous pouvez configurer un processus d'approbation pour l'ensemble du compte ou pour un groupe spécifique de personnes, en désignant la personne chargée d'approuver l'objet de coût :

• Si le client effectuant la réservation ne sélectionne aucun poste de dépense pour le voyage, la règle d'approbation est ignorée car elle ne s'applique pas.
• Si le participant sélectionne un poste de dépense pour le voyage, mais que ce poste n'a pas d'approbateur par défaut, la règle d'approbation ne peut pas être appliquée car Perk ne parvient pas à identifier l'approbateur. Dans ce cas, Perk notifie le participant et sollicite l'approbation des administrateurs du compte.

Toutes les autres règles d'approbation qui auraient pu être établies dans le cadre du processus d'approbation restent applicables.