Vous pouvez utiliser les objets de coût pour déterminer qui est responsable de l'approbation d'une demande de voyage. Lorsqu'un client sélectionne un objet de coût au moment du paiement, Perk achemine la demande d'approbation vers les approbateurs associés à cet objet de coût : l'approbateur principal et tous les autres approbateurs que vous avez configurés. Chacun d'eux peut approuver le voyage. Vous pouvez limiter les règles d'approbation à un objet de coût spécifique ou les appliquer à tous les objets de coût.
Pour approuver les demandes de déplacement par centre de coûts, vous devez :
- Attribuer des approbateurs à l'objet de coût.
- Désigner l'approbateur de l'objet de coût comme approbateur.
Attribution des approbateurs à l'objet de coût
- Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coûts.
- Cliquez sur Ajouter un objet de coût ou modifiez-en un existant.
- À l'étape Approbation, sélectionnez un approbateur préféré.
- (Facultatif) Ajouter des approbateurs supplémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Voir Désigner un approbateur d'objet de coût.
Désigner un approbateur d'objet de coût comme approbateur
Une fois les objets de coûts correctement configurés, vous pouvez mettre en place un processus d'approbation qui achemine les demandes de voyage vers les approbateurs concernés. Perk demandera ainsi automatiquement l'approbation de l'approbateur associé à l'objet de coûts sélectionné par le client lors de la validation du voyage.
- Accédez à Paramètres > Gestion des voyages > Processus d'approbation.
- Créez un nouveau processus d'approbation (ou modifiez-en un existant).
- Faites défiler vers le bas jusqu'à À qui s'adresse le processus d'approbation ? et ajoutez les personnes auxquelles le processus d'approbation s'applique.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Qui devrait approuver leur voyage ?
- Dans la liste déroulante Approbateur, sélectionnez Approbateur de l'objet de coût.
Approbation en plusieurs étapes avec approbateurs supplémentaires
Si votre processus d'approbation comporte plusieurs étapes et utilise l'approbateur de l'objet de coût dans un emplacement, Perk crée un chemin d'approbation distinct pour chaque approbateur supplémentaire dans cet emplacement. L'autre approbateur de la règle reste inchangé. Par exemple, avec une règle « responsable hiérarchique + approbateur de l'objet de coût », chaque approbateur supplémentaire de l'objet de coût dispose de sa propre étape parallèle avec le même responsable hiérarchique.
Configuration possible d'approbation des objets de coûts
Vous pouvez configurer plusieurs scénarios pour déterminer comment Perk choisit l'approbateur :
- Configurez le processus d'approbation pour qu'il utilise l'approbateur de l'objet de coût, sans sélectionner d'objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbation s'applique à chaque déplacement associé à un objet de coût. L'approbateur est défini dans la configuration de l'objet de coût.
- Configurez le processus d'approbation afin d'utiliser l'approbateur de l'objet de coût pour un objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbateur est issu de la configuration de l'objet de coût concerné.
- Configurez le processus d'approbation pour qu'une personne spécifique soit désignée pour un objet de coût spécifique. Dans ce cas, l'approbateur est issu du processus d'approbation, et non de la configuration de l'objet de coût.
Vous pouvez configurer un processus d'approbation pour l'ensemble du compte ou pour un groupe spécifique de personnes, en désignant la personne chargée d'approuver l'objet de coût :
- Si le client effectuant la réservation ne sélectionne aucun poste de dépense pour le voyage, la règle d'approbation est ignorée car elle ne s'applique pas.
- Si le participant sélectionne un poste de dépense pour le voyage, mais que ce poste n'a pas d'approbateur par défaut, la règle d'approbation ne peut pas être appliquée car Perk ne parvient pas à identifier l'approbateur. Dans ce cas, Perk notifie le participant et sollicite l'approbation des administrateurs du compte.
Toutes les autres règles d'approbation qui auraient pu être établies dans le cadre du processus d'approbation restent applicables.