Vous pouvez utiliser des expressions régulières pour extraire des informations des factures permettant d'attribuer automatiquement des catégories aux lignes de facture. Cela améliore l'automatisation et offre une plus grande flexibilité dans la personnalisation de la logique d'extraction.
Par exemple, vous pouvez attribuer à chaque ligne de facture la catégorie de dépenses appropriée lorsque Perk détecte un code spécifique sur la facture.
Prudence: Une règle d'expression régulière extrait une référence unique d'une facture et l'utilise pour attribuer la même catégorie à tous les articles. n'extrait pas de référence séparée pour chaque ligne de commande.
La correspondance par expression régulière (regex) prime sur toute autre logique d'attribution, y compris le codage intelligent. Par exemple, si une expression régulière est définie pour les catégories, mais qu'aucune référence de facture ne correspond au modèle, ou si Perk ne parvient pas à trouver de catégorie correspondante, le champ « catégorie » est mis à jour à l'aide d'une autre logique active. comme programmation intelligente ou valeurs par défaut.
Perk compare automatiquement la référence extraite par l'expression régulière à toutes les valeurs de l'attribut sélectionné dans les catégories actives de l'entreprise. En cas de correspondance, la catégorie correspondante est attribuée à tous les articles. Si plusieurs correspondances sont trouvées, le champ « Catégorie » des articles de la facture reste vide.
Correspondance exacte uniquement Les valeurs sont libres ; aucune tolérance n’est tolérée. Cette fonctionnalité est uniquement compatible avec les factures PDF ; les factures électroniques au format XML ne sont pas prises en charge.
Plusieurs règles d'expression régulière peuvent être définies pour les catégories. Si plusieurs règles correspondent à des valeurs pour une même facture, aucune catégorie n'est attribuée et le champ reste vide.
Création d'une règle de correspondance de chaînes pour attribuer des catégories
Pour créer une règle d'expression régulière de catégorie :
- Allez à Règles métier de facturation > Correspondance de chaînes (Regex) languette.
- Cliquez sur Ajouter une expression régulière bouton.
Pour créer une nouvelle règle, saisissez les informations suivantes :
| Champ | Description |
|---|---|
| Syntaxe des expressions régulières |
Les expressions régulières sont un type de langage particulier qui nous permet de reconnaître certains modèles. Supposons que vous ayez un livre et que, dans ce livre, vous souhaitiez trouver le mot qui contient les nombres Vous pouvez tester le modèle directement depuis la configuration. Celle-ci vérifie que le modèle respecte la syntaxe correcte des expressions régulières. |
| Attribut d'objet correspondant |
Spécifie le champ de données « Avantage » correspondant à la chaîne extraite de la facture par l’expression régulière. Actuellement, la correspondance ne peut se faire qu’avec certaines valeurs de champ du champ « Catégorie ».
|
| Emplacement cible du champ de facture | Indique l'emplacement du champ cible. Dans ce cas, sélectionnez Ligne de commande. |
| Champ de facture cible | Indique le champ de facture auquel la valeur correspondante est affectée. Dans ce cas, il devrait s'agir de Catégorie. |
Cliquez Sauvegarder pour maintenir la règle sans l'activer, ou Activer appliquer la règle à toute nouvelle facture téléchargée.
Configuration possible pour l'attribution d'une catégorie
Vous recevez des factures de plusieurs fournisseurs et souhaitez que chaque ligne de facture soit automatiquement imputée au compte général correspondant. Chaque facture contient une référence unique identifiant le compte général, par exemple 6000 pour les frais généraux, 6100 pour les prestations de services et 6200 pour les coûts de sous-traitance. Ce code ERP figure dans le document de facture et respecte un format spécifique : GL + espace + quatre chiffres.
Vous avez défini une règle pour :
- Définissez un modèle de reconnaissance pour cette référence à l'aide d'une règle d'expression régulière :
\bGL \d{4}b, qui utilise des limites pour empêcher la correspondance avec des séquences plus longues. Sélectionnez Compte de catégorie (code ERP) champ de données qui doit être mis en correspondance – dans ce cas, le Catégorie.
Règle Regex pour extraire GL 2010
Catégories avec compte (ERP)
Pour chaque nouvelle facture téléchargée (manuellement ou par e-mail), Perk analyse le PDF afin de détecter une chaîne de caractères correspondant à l'expression régulière spécifiée. Lorsqu'une correspondance est trouvée, Perk la compare aux codes ERP stockés dans les enregistrements de catégorie et attribue automatiquement la catégorie dont le code ERP correspond à la valeur détectée (par exemple : « facture »). GL 2100) à tous les postes de cette facture.