Vous pouvez utiliser des expressions régulières pour extraire des informations des factures permettant d'affecter automatiquement des objets de coûts aux lignes de facture. Cela améliore l'automatisation et offre une plus grande flexibilité dans la personnalisation de la logique d'extraction.
Par exemple, une entreprise opère sur plusieurs sites : bureaux, entrepôts, usines et chantiers. Chaque site possède son propre centre de coûts, que les fournisseurs mentionnent sur leurs factures. Le code du centre de coûts figurant sur la facture permet d’affecter automatiquement les lignes de facture à l’objet de coût correspondant.
Prudence: Une règle d'expression régulière extrait une référence unique d'une facture et l'utilise pour attribuer la même objet de coût pour tous les articles de ligneIl n'en extrait pas un référence séparée pour chaque ligne de commande.
La correspondance par expression régulière est prioritaire sur toute autre logique d'affectation, y compris le codage intelligent. Par exemple, si une expression régulière est définie pour les objets de coût, mais qu'aucune référence de facture ne correspond au modèle, ou si Perk ne parvient pas à trouver un objet de coût correspondant, le champ de l'objet de coût est mis à jour à l'aide d'une autre logique active, telle que le codage intelligent ou les valeurs par défaut.
Perk compare automatiquement la référence extraite par expression régulière à toutes les valeurs de l'attribut sélectionné sur les objets de coûts actifs de l'entreprise (les objets de coûts doivent avoir l'attribut sélectionné). Factures (Périmètre sélectionné). Lorsqu'une correspondance est trouvée, l'objet de coût correspondant est attribué à tous les postes. Si plusieurs correspondances sont trouvées, le champ « Objet de coût » des postes de la facture reste vide.
Correspondance exacte uniquement Les valeurs sont libres ; aucune tolérance n’est tolérée. Cette fonctionnalité est uniquement compatible avec les factures PDF ; les factures électroniques au format XML ne sont pas prises en charge.
Il est possible de définir plusieurs règles d'expression régulière pour les objets de coût. Si plusieurs règles correspondent à des valeurs pour une même facture, aucun objet de coût n'est attribué et le champ reste vide.
Création d'une règle pour affecter des objets de coût
Pour créer une règle d'expression régulière pour un objet de coût :
- Allez à Règles métier de facturation > Correspondance de chaînes (Regex) languette.
- Cliquez sur Ajouter une expression régulière bouton.
Pour créer une nouvelle règle, saisissez les informations suivantes :
| Champ | Description |
|---|---|
| Syntaxe des expressions régulières | Les expressions régulières sont un type de langage particulier qui nous permet de reconnaître certains modèles. Vous pouvez tester le modèle directement depuis la configuration. Celle-ci vérifie que le modèle respecte la syntaxe correcte des expressions régulières. |
| Attribut d'objet correspondant | Spécifie le champ de données « Avantage » correspondant à la chaîne extraite de la facture par l’expression régulière. Actuellement, la correspondance ne peut se faire qu’avec certaines valeurs de champ du champ « Catégorie ».
|
| Emplacement cible du champ de facture | Indique l'emplacement du champ cible. Dans ce cas, sélectionnez Ligne de commande. |
| Champ de facture cible | Indique le champ de facture auquel la valeur correspondante est affectée. Dans ce cas, il devrait s'agir de Objet de coût. |
Cliquez Sauvegarder pour maintenir la règle sans l'activer, ou Activer appliquer la règle à toute nouvelle facture téléchargée.
Configuration possible pour l'affectation d'un objet de coût
Vous recevez des factures de plusieurs fournisseurs et souhaitez que chaque ligne de facture soit automatiquement affectée à l'objet de coût correspondant. Les fournisseurs sont tenus d'inclure dans la facture une référence unique identifiant le centre de coûts, tel que spécifié dans la demande de commande. Toutes les références de centre de coûts suivent un format précis : les lettres CC, un tiret, suivis de quatre chiffres, par exemple : CC-4000 pour la chaîne de montage B.
Vous avez défini une règle pour :
- Définissez un modèle de reconnaissance pour cette référence à l'aide d'une règle d'expression régulière (par exemple,
CC-\d{4}). - Sélectionnez Objet de coût champ de données qui doit être mis en correspondance – dans ce cas, le Code d'objet de coût (ERP).
- Sélectionner Ligne de commande comme le placement sur le terrain.
-
Sélectionner Objet de coût comme champ cible de la facture.
Règle d'expression régulière pour attribuer l'objet de coût
Code associé à l'objet de coût
Pour chaque nouvelle facture téléchargée (manuellement ou par e-mail), Perk analyse le PDF afin de détecter une chaîne de caractères correspondant à l'expression régulière spécifiée. Lorsqu'une correspondance est trouvée, Perk la compare aux codes ERP stockés dans les enregistrements des objets de coûts et affecte automatiquement tous les postes de la facture à l'objet de coûts dont le code ERP correspond à la valeur détectée (par exemple : « Créer un compte »). CC-4000 pour la chaîne de montage B).