Vous pouvez utiliser des expressions régulières pour détecter des informations sur les factures qui peuvent être utilisées pour attribuer automatiquement les factures à des émetteurs spécifiques.

Par exemple, vous recevez des factures du fournisseur Acmé Nous recevons régulièrement des factures et souhaitons qu'elles soient automatiquement attribuées à l'employé ayant traité la commande correspondante. Chaque facture Acme contient une référence unique identifiant l'employé responsable, par exemple son code ERP. Ce code ERP figure dans le document de la facture et suit un format précis : une lettre suivie de cinq chiffres, comme ceci : A34567.

Vous avez défini une règle pour :

1. Définissez un modèle de reconnaissance pour cette référence à l'aide d'une règle d'expression régulière (par exemple, [AZ]\\d{5}).
2. Sélectionnez Utilisateur champ de données qui doit être mis en correspondance – dans ce cas, le Code ERP.

Pour chaque nouvelle facture téléchargée (manuellement ou par e-mail), Perk analyse le PDF afin de détecter une chaîne de caractères correspondant à l'expression régulière spécifiée. Lorsqu'une correspondance est trouvée, Perk la compare aux codes ERP enregistrés dans les fiches utilisateur et attribue automatiquement la facture à l'utilisateur dont le code ERP correspond à la valeur détectée (par exemple : « facture »). A34567).

Selon le champ ciblé, plusieurs correspondances peuvent être autorisées. Par exemple, si plusieurs utilisateurs sont trouvés, ils peuvent tous être désignés comme auteurs de la même facture.

Activer la correspondance de chaînes (regex)

Vous créez une règle spécifique pour chaque modèle de chaîne de caractères que vous souhaitez détecter dans les factures.

1. Allez à Administrateur > Règles commerciales de facturation.
2. Sélectionnez Correspondance de chaînes (regex) languette.

3. Cliquez Ajouter une expression régulière.

   

   Pour créer une nouvelle règle, saisissez les informations suivantes :

   Champ	Description
   Syntaxe des expressions régulières	Les expressions régulières sont un type de langage particulier qui nous permet de reconnaître certains modèles. Supposons que vous ayez un livre et que, dans ce livre, vous souhaitiez trouver le mot qui contient les nombres 567 suivi d'un certain nombre de lettres alphabétiques, comme POMME (La chaîne serait 567APPLE). Les expressions régulières permettent d'écrire un modèle syntaxique spécifique pour extraire précisément cette chaîne de caractères des données. Vous pouvez tester le modèle directement depuis la configuration. Celle-ci vérifie que le modèle respecte la syntaxe correcte des expressions régulières.
   Attribut d'objet correspondant	Spécifie le champ de données « Avantage » correspondant à la chaîne extraite de la facture par l'expression régulière. Actuellement, la correspondance ne peut se faire qu'avec certaines valeurs de champs dans « Utilisateurs ». E-mail Compte employé (code ERP) Champ personnalisé (tous les champs personnalisés qui ont pu être configurés pour votre entreprise dans le profil utilisateur)
   Emplacement cible du champ de facture	Indique l'emplacement du champ cible. Dans ce cas, sélectionnez Facture.
   Champ de facture cible	Indique le champ de facture auquel la valeur correspondante est affectée. Dans ce cas, il devrait s'agir de Soumis par.

Note: Si vous n'êtes pas sûr de l'expression régulière qui conviendrait à votre cas particulier, vous pouvez utiliser des outils en ligne tels que regex101 pour créer votre expression régulière ou contactez Perk.

Quand tous les champs obligatoires Une fois la configuration effectuée avec succès, vous pouvez activer votre nouvelle configuration.

Exemple de configuration possible

Dans cette configuration, Perk détecte toute chaîne de caractères contenant une seule lettre et cinq chiffres. Il compare ensuite la chaîne à la liste. Compte employé (ERP) champ dans les profils de tous les utilisateurs. S'il trouve un utilisateur avec une correspondance Compte employé (ERP), elle met à jour la facture en indiquant cet utilisateur comme expéditeur.

Règle de correspondance de chaînes pour détecter un modèle composé d'une seule lettre et de cinq chiffres.

Champ « Compte employé (ERP) » trouvé dans le profil utilisateur.