Passer à Perk, c'est bien plus qu'un simple changement de nom : c'est optimiser votre temps et gagner en efficacité. Nous avons simplifié la connexion, la gestion de votre équipe et le contrôle des dépenses pour que votre entreprise soit plus performante.

D'une application mobile plus flexible à une affectation des coûts plus performante, voici tout ce que vous devez savoir pour garder le contrôle et éviter les tâches manuelles fastidieuses.

Se connecter à Perk est similaire à la façon dont vous le faisiez dans Yokoy :

Plus besoin de courir après les mots de passe. Accédez à votre espace de travail de manière plus fluide et plus sécurisée.

Selon que votre entreprise se soit connectée à Yokoy via l'authentification unique (SSO) ou un mot de passe, vous devrez peut-être effectuer quelques ajustements :

• Authentification par mot de passe : Si vos utilisateurs se sont connectés à Yokoy avec un mot de passe, vous n’avez rien à faire. Votre entreprise sera automatiquement basculée vers Authentification par mot de passe à usage unique (OTP), offrant une meilleure sécurité pour votre compte.
• Authentification SSO : Si votre entreprise utilisait l’authentification unique avec Yokoy, vous devrez ajuster les paramètres de votre fournisseur d’identité pour utiliser l’intégration Perk. Vous pouvez Configurez Perk pour utiliser OAuth ou SAML avec plusieurs fournisseurs d'identité. Nous vous informerons lorsque vous devrez effectuer cette modification.

Si votre entreprise filtre le trafic réseau à l'aide de pare-feu d'entreprise, vous devrez Ajustez votre liste blanche pour autoriser le trafic vers et depuis Perk.

Gestion des utilisateurs et des permissions

L'ajout et l'organisation de vos collaborateurs sont désormais intuitifs, ce qui vous permet de vous concentrer sur le travail et non sur la configuration.

En tant qu'administrateur du compte, vous bénéficierez d'une vue à 360° de tous les employés ayant accès à Perk, ainsi que de leurs paramètres sur la page « Personnes ». Vous pourrez filtrer les employés selon différents critères, rapidement. mettre à jour les profils et rôles, et exporter les données vers Excel.

Vos utilisateurs actuels conserveront l'accès aux tâches et actions nécessaires. Les rôles dans Perk étant légèrement différents de ceux de Yokoy, nous avons établi la correspondance entre les accès de vos utilisateurs comme suit :

Contrairement au système de rôles de Yokoy, qui pouvait impliquer d'attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur, dans Perk, un rôle spécifique est associé à un ensemble de tâches précis. Certains rôles sont cumulables, d'autres non.

Comme Yokoy, vous pouvez toujours limiter le rôle d'une personne à une entreprise spécifique ou l'autoriser à effectuer cette action pour toutes les entreprises du compte. Toutefois, n'oubliez pas qu'elle ne peut pas avoir un rôle différent selon les entreprises. Son rôle doit être identique pour toutes les entreprises sélectionnées. Pour plus d'informations, consultez… Attribuer des rôles et des permissions.

Avec le rôle d'administrateur de compte, vous accédez à toute la configuration nécessaire pour gérer efficacement votre compte Perk : paramètres de dépenses et de facturation, intégrations et accès développeur, le tout en une seule étape. Les responsables financiers disposent d'un contrôle accru sur les dépenses : ils peuvent désormais modifier les déplacements, les indemnités journalières et les frais kilométriques, ajouter des dépenses aux déplacements et annuler ou rétablir les exportations, le tout de manière intégrée.

Rôles d'administrateur

Auparavant, dans Yokoy, il était possible d'attribuer des autorisations d'administrateur supplémentaires aux gestionnaires de factures, aux administrateurs de cartes et aux utilisateurs du service financier afin de leur permettre d'effectuer des tâches administratives telles que la gestion des taux de taxe, la création de catégories ou l'ajout manuel de cartes. Ce n'est plus le cas dans Perk ; seuls les administrateurs de compte peuvent désormais effectuer ces tâches.

Pour éviter tout accès non souhaité, les utilisateurs disposant de droits d'administrateur associés à un autre rôle clé, tel qu'utilisateur financier, gestionnaire de factures ou utilisateur RH, se verront attribuer uniquement ce rôle principal.

Par exemple, si l'utilisateur possède un rôle d'utilisateur financier et un rôle d'administrateur pour gérer les taux d'imposition, les objets de coûts, ainsi que les taux de kilométrage et de frais journaliers, seuls les rôles suivants lui seront attribués : Le rôle de réviseur financier ne leur permettra pas de modifier la répartition des coûts ni la configuration des dépenses. En tant qu'administrateur du compte, vous pourrez modifier leur rôle après la mise à niveau, si nécessaire.

Ajouter de nouvelles personnes à Perk

Tout comme avec Yokoy, il existe plusieurs façons d'ajouter de nouvelles personnes à votre compte Perk :

• Ajoutez des personnes à la page Personnes (manuellement ou via un fichier CSV).
• Provisionnement via SCIM
• Fourniture à partir d'un système RH tiers
• Fourniture provenant d'un système financier et comptable tiers

Pour simplifier la gestion des voyages et des dépenses, seuls le prénom, le nom et l'adresse électronique sont requis pour créer un nouvel utilisateur dans Perk.

Selon votre configuration actuelle dans Yokoy, vous devrez peut-être modifier la façon dont vous ajoutez de nouveaux employés dans Perk.

Avertissement : L'Perk vous permet uniquement de provisionner les utilisateurs et les objets de coût à partir d'une seule sourcePar exemple, il est impossible de provisionner des utilisateurs simultanément via SCIM et une intégration ERP. Si vous utilisez actuellement une intégration ERP et Yokoy SCIM, vous devrez choisir une seule méthode. L'utilisation simultanée de deux sources de provisionnement dans Perk peut entraîner des problèmes de configuration des comptes.

Provisionnement des utilisateurs via SCIM

Si vous avez provisionné des utilisateurs à l'aide de SCIM de Yokoy, vous devez alors ajuster les paramètres de votre fournisseur d'identité pour utiliser Provisionnement SCIM de Perk Vous pouvez utiliser la configuration SCIM de Yokoy pour le moment, mais sachez qu'elle sera obsolète à l'avenir. Voir Préparez-vous à transférer vos cartes SCIM TravelPerk et Yokoy vers Perk SCIM..

Gestion des utilisateurs via le système RH

Si vous avez utilisé votre système RH comme source de référence pour la création des utilisateurs dans Yokoy, vous pouvez toujours le faire dans Perk. Si vous avez utilisé une solution de contournement, c'est-à-dire si vous n'avez pas connecté Yokoy directement à votre système RH mais avez utilisé une solution intermédiaire comme la génération d'un fichier CSV contenant les utilisateurs que vous avez importé via l'application ou via SFTP, notez que Perk propose également cette fonctionnalité. L'intégration directe avec divers systèmes SIRH, notamment HiBob, Personio, Workday, Lucca et BambooHR, est recommandée. Pour faciliter la maintenance, il peut être judicieux d'opter pour l'une de ces intégrations.

Gestion des utilisateurs via le système financier et comptable

Si vous utilisiez votre système financier et comptable (ou ERP) comme source de référence pour la création des utilisateurs dans Yokoy, afin de renseigner automatiquement les informations financières clés telles que les comptes fournisseurs, les rapports des responsables hiérarchiques et les données de paie, rien ne change avec Perk. L'intégration de votre système financier continuera de fournir ces informations dans Perk.

Provisionnement des utilisateurs via serveur SFTP

Auparavant, si vous ajoutiez des utilisateurs à Yokoy à l'aide d'un fichier CSV standard ou personnalisé téléchargé sur le serveur SFTP de Yokoy, votre configuration restait inchangée. Cependant, veuillez noter que vous ne pourrez pas importer d'utilisateurs directement dans l'application, car le format de fichier CSV utilisé pour l'importation d'utilisateurs dans Perk est différent de celui utilisé par Yokoy.

De même, vous ne pourrez pas enrichir votre fichier d'importation existant pour y inclure d'autres attributs utilisateur. Par conséquent, nous vous recommandons d'envisager une gestion des utilisateurs via SCIM, l'intégration à un SIRH ou à un système ERP afin de pérenniser votre configuration et de bénéficier des évolutions futures.

Supprimer des personnes dans Perk

La procédure de départ des employés dans Perk diffère légèrement de celle utilisée dans Yokoy. Dans Perk, les comptes utilisateurs peuvent avoir l'un des quatre statuts suivants :

• Invitation : la personne a été ont été invités à se connecter à Perk mais ne l'ont pas encore fait, ou leur profil ne contient pas toutes les informations requises.
• Actif : la personne peut être ajoutée à un voyage ou gérer les dépenses dans Perk.
• Archives : Le compte de cette personne existe dans Perk, mais elle ne peut plus se connecter. Elle ne peut ni créer de nouveaux voyages ni télécharger de dépenses.
• Supprimer : Le compte de cette personne n’existe plus dans Perk. Dans ce cas, nous supprimons toutes ses informations personnelles (PII) pour des raisons de protection des données, mais nous conservons un historique de ses actions (réservations, dépenses, factures, etc.) à des fins de traçabilité.

Vous pouvez supprimer des personnes de la même manière que dans Yokoy, selon la méthode d'ajout initiale. Autrement dit, vous pouvez les supprimer via le provisionnement utilisateur (SCIM, système RH ou ERP) ou manuellement. archivez-les ou supprimez-les.

Champs personnalisés dans les profils utilisateur

Nous avons modifié la façon dont nous gérons les informations personnalisées dans le profil des utilisateurs. Les champs personnalisés du profil utilisateur dans Perk ne peuvent être modifiés que par l'administrateur du compte ou le responsable des ressources humaines (c'est-à-dire un membre du personnel RH).

Gestion de l'allocation des coûts

Prenez le contrôle total de votre budget grâce à des objets de coûts flexibles et des dimensions financières qui correspondent exactement à la façon dont votre entreprise dépense.

Dans Perk, vous déterminez la comptabilisation des coûts en sélectionnant les objets de coûts (et les champs personnalisés) lors de la soumission des notes de frais et des factures. Les invités (par exemple, les prestataires ou les intervenants externes) ne verront pas ces informations lorsqu'ils ajoutent des notes de frais ou des factures, mais les approbateurs doivent ajouter l'affectation des coûts avant d'approuver la note de frais ou la facture.

Lors de la mise à niveau, nous veillerons à ce que tous vos objets de coûts existants et autres dimensions financières soient disponibles pour une utilisation dans Perk.

Objets de coût dans Perk

Comme vous l'avez peut-être déjà constaté dans Perk, nous avons introduit un concept de répartition des coûts combiné en préparation de la migration depuis Yokoy : les objets de coûts.

La configuration est similaire à celle de Yokoy. Vous pouvez définir si l'objet de coût est utilisé par une entreprise spécifique ou par toutes les entreprises, si les employés doivent le sélectionner lors de la réservation d'un voyage, ou s'il est réservé aux notes de frais ou aux factures. Vous pouvez définir l'objet de coût comme objet de coût par défaut d'un employé et choisir un approbateur pour l'approbation basée sur cet objet. Si vous utilisez des objets de coût hiérarchiques pour la gestion des approbations, vous pouvez configurer jusqu'à 8 niveaux. Voir Objets de coût dans Perk.

Les objets de coût visibles par certaines personnes

Si vous aviez auparavant limité l'accès à certains objets de coûts aux seuls utilisateurs du service financier, vous pouvez désormais le restreindre en spécifiant des personnes spécifiques ou en utilisant des groupes d'utilisateurs. Ainsi, si vous souhaitez que certains objets de coûts restent visibles uniquement pour votre équipe Finance, vous devrez créer un groupe d'utilisateurs « Finance » avec cette équipe et lui accorder l'accès.

Objets de coût de provisionnement

Vous pouvez provisionner automatiquement les objets de coûts via l'intégration SIRH ou ERP, ou ajouter en masse plusieurs objets de coûts dans l'application à l'aide d'un fichier CSV.

Avertissement : Vous ne pouvez choisir qu'une seule source pour l'approvisionnement des utilisateurs et des objets de coûts dans Perk. Par exemple, il est impossible d'alimenter des utilisateurs simultanément via une intégration ERP et une intégration SIRH. Vous devez en choisir une seule lors de la mise à niveau.

Les intégrations SIRH de Perk peuvent ne pas inclure toutes les informations nécessaires à la bonne gestion des dépenses et des factures dans votre système comptable (par exemple, les identifiants uniques permettant de les identifier dans votre système comptable, les approbateurs). Veuillez donc vérifier que toutes les informations requises sont importées. Dans le cas contraire, vous devrez les mettre à jour manuellement.

Si votre système de comptabilité ou votre intégration ERP est responsable de la création des objets de coûts dans Yokoy, rien ne change. Il continuera d'ajouter les nouveaux objets de coûts avec toutes les informations nécessaires à la comptabilisation correcte des dépenses et factures traitées. Toutefois, il est important de vérifier que si vous optez pour une intégration SIRH pour la gestion des utilisateurs, celle-ci ne génère aucune information relative aux objets de coûts.

Contrairement à Yokoy, Perk ne prend pas en charge l'importation d'objets de coûts via SFTP, cette fonctionnalité étant obsolète en raison de sa faible utilisation. Si votre entreprise utilisait le serveur SFTP de Yokoy pour importer des objets de coûts à l'aide d'un fichier CSV, cette importation ne sera pas transférée vers Perk de la même manière : les nouvelles importations de données de référence via SFTP ne sont pas prises en charge, et toute continuation d'une configuration SFTP Yokoy existante est traitée au cas par cas, et non comme une fonctionnalité générale. Nous vous recommandons d'opter pour l'importation manuelle de fichiers CSV dans l'application, une intégration SIRH ou une intégration finance/ERP. Veuillez également noter que le format des fichiers CSV pour l'importation manuelle d'objets de coûts dans Perk a changé par rapport à Yokoy ; vous ne pourrez donc pas réutiliser le même fichier pour effectuer des mises à jour ponctuelles dans l'application.

Y compris d'autres dimensions financières

Selon les besoins de votre entreprise, vous avez peut-être utilisé des étiquettes dans Yokoy pour suivre des dimensions financières supplémentaires au niveau des coûts. Ces étiquettes sont désormais… Les champs personnalisés dans Perk remplissent la même fonction. Vous pouvez toujours configurer de nouveaux champs personnalisés pour suivre des dimensions telles que les projets, les départements ou les événements. Cependant, vous avez désormais la possibilité de choisir si vous souhaitez… Utilisez-les pour la répartition des coûts ou simplement pour recueillir des informations à utiliser dans Perk. Ces champs personnalisés de répartition des coûts peuvent toujours servir à définir le processus d'approbation de votre entreprise, comme auparavant.

Les étiquettes et les flux de travail associés que vous avez configurés dans Yokoy seront conservés après la mise à jour, mais vous les gérerez comme des champs personnalisés. Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Gestion des coûts > Champs personnalisés. ajuster les approbateurs ou ajouter des valeurs supplémentaires.

Gestion de vos paramètres de dépenses

Ajustez vos limites et votre logique en temps réel. Vos dépenses restent maîtrisées, votre équipe conserve sa flexibilité. Avec Perk, nous avons simplifié la configuration et la gestion de vos entreprises pour le traitement des dépenses et des factures.

Bien que vous accédiez à ces paramètres via le menu Admin de Yokoy, nous avons regroupé tous les paramètres et la configuration du compte sous Paramètres.

Contrairement à Yokoy, qui permettait d'attribuer des droits d'administrateur pour configurer une entreprise spécifique, seuls les administrateurs de compte Perk peuvent effectuer cette configuration. Vous pouvez toujours configurer certains paramètres pour une entreprise et d'autres pour une autre ; cette fonctionnalité reste inchangée.

Pour accéder aux paramètres spécifiques d'une entreprise, rendez-vous dans Paramètres > Compte > Entreprises et sélectionnez l'entreprise concernée. Cliquez ensuite sur Afficher les paramètres de dépenses.

Ici Vous trouverez ici tous les paramètres essentiels permettant de configurer le traitement des dépenses et des factures par Perk. Certains paramètres ont peut-être disparu ; rassurez-vous, la fonctionnalité reste intacte : nous avons simplement intégré certains paramètres par défaut pour tous les comptes.

Par exemple, ces options sont toujours activées :

• Paramètres de conformité financière : Les examinateurs financiers peuvent désormais toujours ajuster les dépenses, les voyages et les taux journaliers selon les besoins, ce qui leur donne un meilleur contrôle sur la soumission des dépenses.
• Approbations inter-sociétés : Lors de la définition des processus d'approbation des dépenses dans les objets de coûts ou les champs personnalisés, vous pouvez désigner n'importe quel utilisateur, quelle que soit son entreprise d'appartenance, même si vous limitez l'utilisation de l'objet de coûts ou du champ personnalisé à une entreprise spécifique. Cette fonctionnalité vous offre une plus grande flexibilité dans vos flux d'approbation. Toutefois, si vous avez limité l'approbation aux personnes d'une entreprise spécifique, votre configuration reste inchangée. Vous pouvez toujours désigner la personne correspondante appartenant à l'entreprise où l'objet de coûts est configuré.

Certaines autres fonctionnalités ne sont pas disponibles actuellement, mais cela ne signifie pas que nous ne les proposerons pas ultérieurement :

• Délai d'expiration de session : Nous n'offrons plus la possibilité de configurer le délai d'expiration de session en cas d'inactivité.
• Analyses pour les soumissionnaires et les gestionnaires : Nous travaillons à vous offrir de meilleures analyses et des rapports sur les dépenses dans leur ensemble. Par conséquent, nous avons supprimé l'option permettant aux soumissionnaires et aux gestionnaires de consulter les analyses sur les dépenses, mais restez à l'écoute pour de nouvelles fonctionnalités d'analyse.

Lors de la mise à niveau, nous conserverons votre configuration actuelle ; vous n’aurez donc pas besoin de la modifier, sauf si vous le souhaitez !

Soumission des notes de frais plus rapide

Nous avons simplifié le processus de soumission des notes de frais pour le rendre encore plus rapide, que ce soit sur mobile ou sur ordinateur. Prenez une photo ou téléchargez votre reçu : Perk remplit automatiquement les informations et vous propose de vérifier rapidement ou d'ajouter les éléments manquants. Vos notes de frais sont soumises en quelques secondes.

Qu'est-ce qui explique cette vitesse ?

• Un formulaire de soumission plus simple.
• Les champs personnalisés n'apparaissent que lorsqu'ils correspondent aux informations que vous avez saisies.
• Deux boutons permettent de régler le taux d'imposition ; Perk calcule le brut, le net et la taxe.
• Les alertes relatives aux politiques et les champs manquants s'affichent en temps réel, avant la soumission.
• Les invites s'adaptent automatiquement en fonction de la catégorie (plage de dates, commentaire obligatoire, champ réservé aux cartes).

Remarque : Perk déploie progressivement le nouveau formulaire sur l’ensemble des comptes. Seule l’apparence change ; les données de dépenses restent inchangées.

Nouvelle expérience de cartes

La gestion des cartes a été repensée pour s'harmoniser avec le reste de l'interface Perk sur le web et mobile. Les cartes disposent désormais d'un emplacement dédié dans le menu principal ; sur mobile, une icône de carte est disponible en haut à droite pour un accès direct.

Remarque : Cette refonte est déployée progressivement. L’écran des cartes de votre compte peut donc paraître différent pour le moment. Le fonctionnement des cartes reste inchangé.

Employés Adoptez une vision axée sur l'équilibre et l'activité :

• Le gel, la consultation des détails, la vérification d'un code PIN ou le signalement d'une carte perdue ou volée fonctionnent comme avant, mais sont plus faciles à trouver.
• Les détails relatifs aux limites de dépenses (solde disponible, plafond mensuel, nombre de jours avant la réinitialisation, dépenses par rapport aux dépenses en attente) sont plus faciles à lire en un coup d'œil ; la section « Règles de dépenses » affiche les limites et les catégories de commerçants autorisées.
• Les nouvelles demandes de cartes restent affichées dans le coin supérieur droit.
• Chaque carte possède son propre onglet, étiqueté selon son type et ses quatre derniers chiffres.

Administrateurs de cartes obtenir une répartition supplémentaire entre leurs propres cartes (Mes cartes) et celles de leur équipe (Cartes d'équipe) :

• Basculez entre le compte de l'entreprise ou le compte bancaire pour consulter le solde et les réservations.
• Ajoutez des fonds ou commandez des cartes depuis l'en-tête de la page.
• Onglets séparés pour les cartes actives, les demandes en attente et les cartes archivées.
• Filtrer par type, statut, période limite ou montant ; rechercher par propriétaire ou par nom.
• Les lignes listent le titulaire de la carte, la date d'émission, la limite et le solde restant, avec des actions groupées de gel, de perte/vol, de modification ou de résiliation.

Les modalités de commande et de demande de cartes précisent désormais plus clairement le type de carte et les limites de dépenses.

Remarque : Le gel automatique des cartes pour soumission tardive des dépenses s’applique actuellement à toutes les cartes Perk.

Tout ce qui concerne vos dépenses au même endroit : Mes dépenses

Mes tâches, mes dépenses ponctuelles et mes frais de voyage sont désormais regroupés sur une seule page : Mes dépenses. Les frais sont classés par statut : à traiter, en cours de vérification, terminés. Tous les frais de voyage sont regroupés pour faciliter l’identification des dépenses associées.

Sélectionnez plusieurs dépenses à soumettre, supprimer ou joindre à un voyage ensemble.

Les dépenses par carte qui se créent elles-mêmes

Lorsque vous utilisez votre carte Perk, une dépense provisoire est automatiquement créée à partir des données de la transaction, avant même sa validation par la banque. Une notification de capture de reçu s'affiche alors, simplifiant considérablement le processus de rapprochement. Auparavant, les dépenses ne pouvaient être associées à une transaction qu'après son règlement, ce qui impliquait d'attendre plusieurs jours avant de les soumettre et augmentait le risque que les reçus ne soient pas rattachés, soient oubliés ou nécessitent une intervention manuelle.

• La dépense est automatiquement créée à partir de la transaction et l'utilisateur est invité à télécharger son reçu.
• La concordance des reçus est instantanée, sans avoir à attendre la validation de la transaction.
• Tout écart entre le montant initial de la transaction et le montant réglé déclenche automatiquement une alerte pour vérification.

Remarque : La couverture est limitée pour le moment aux cartes Perk (physiques, virtuelles, à usage unique) — les cartes liées à une banque, les cartes de loge et les cartes centrales partagées ne sont pas incluses.

Utilisation de l'application mobile Perk

Pas de vérification, pas d'attente. L'application mobile Perk vous permet de tout gérer en toute simplicité, où que vous soyez. Vos employés peuvent saisir leurs notes de frais en déplacement et gérer tous les aspects de leurs voyages : réservations, informations d'embarquement, etc.

Si vous utilisez la gestion des appareils mobiles (MDM) pour vos appareils mobiles d'entreprise, vous devrez ajouter l'application mobile Perk à vos applications autorisées. Sinon, les employés pourront la télécharger eux-mêmes une fois la mise à jour terminée. L'application Perk est disponible en Apple App Store et Google Play Store.

L'application mobile permet aux employés d'effectuer toutes les tâches essentielles lors de leurs déplacements professionnels : création et gestion des notes de frais, approbation des dépenses et des factures, et consultation des informations et transactions de la carte bancaire de l'entreprise. Dans cette optique d'amélioration de l'expérience utilisateur, nous avons supprimé la possibilité de soumettre des notes de frais pour le compte d'un tiers ou de télécharger des factures, ces opérations étant généralement effectuées via l'application web.

Rapports et analyses des dépenses

Perk inclut un tableau de bord de reporting des dépenses qui offre aux administrateurs de compte et aux analystes financiers une vue d'ensemble visuelle des dépenses de votre entreprise ; aucune exportation manuelle n'est requise.

Dans Yokoy, vous ne pouviez exporter que les données brutes de dépenses, de factures et de transactions. Le rapport de dépenses offre à votre équipe financière une visibilité directe sur les tendances de dépenses et les indicateurs clés.

Le rapport d'ensemble comprend des indicateurs clés tels que les dépenses totales et leur évolution, les dépenses moyennes par employé, ainsi que les dépenses par centre de coûts et par catégorie. Ce rapport est accessible aux administrateurs de compte et aux responsables financiers (pour les entités relevant de leur périmètre). Comme auparavant, vous pouvez exporter les données brutes ou programmer l'envoi régulier du rapport dans votre boîte de réception.

Pour plus d'informations, consultez Explorez les rapports de dépenses dans Perk.

Principaux points forts de la mise à niveau

En résumé, voici les principaux changements à prendre en compte :