Passer à Perk, c'est bien plus qu'un simple changement de nom : c'est optimiser votre temps et gagner en efficacité. Nous avons simplifié la connexion, la gestion de votre équipe et le contrôle des dépenses pour que votre entreprise soit plus performante.

D'une application mobile plus flexible à une affectation des coûts plus performante, voici tout ce que vous devez savoir pour garder le contrôle et éviter les tâches manuelles fastidieuses.

Se connecter à Perk est similaire à la façon dont vous le faisiez dans Yokoy :

Plus besoin de courir après les mots de passe. Accédez à votre espace de travail de manière plus fluide et plus sécurisée.

Selon que votre entreprise se soit connectée à Yokoy via l'authentification unique (SSO) ou un mot de passe, vous devrez peut-être effectuer quelques ajustements :

• Authentification par mot de passe : Si vos utilisateurs se sont connectés à Yokoy avec un mot de passe, vous n’avez rien à faire. Votre entreprise sera automatiquement basculée vers Authentification par mot de passe à usage unique (OTP), offrant une meilleure sécurité pour votre compte.
• Authentification SSO : Si votre entreprise utilisait l’authentification unique avec Yokoy, vous devrez ajuster les paramètres de votre fournisseur d’identité pour utiliser l’intégration Perk. Vous pouvez Configurez Perk pour utiliser OAuth ou SAML avec plusieurs fournisseurs d'identité. Nous vous informerons lorsque vous devrez effectuer cette modification.

Si votre entreprise filtre le trafic réseau à l'aide de pare-feu d'entreprise, vous devrez Ajustez votre liste blanche pour autoriser le trafic vers et depuis Perk.

Gestion des utilisateurs et des permissions

L'ajout et l'organisation de vos collaborateurs sont désormais intuitifs, ce qui vous permet de vous concentrer sur le travail et non sur la configuration.

En tant qu'administrateur du compte, vous bénéficierez d'une vue à 360° de tous les employés ayant accès à Perk, ainsi que de leurs paramètres sur la page « Personnes ». Vous pourrez filtrer les employés selon différents critères, rapidement. mettre à jour les profils et rôles, et exporter les données vers Excel.

Vos utilisateurs actuels conserveront l'accès aux tâches et actions nécessaires. Les rôles dans Perk étant légèrement différents de ceux de Yokoy, nous avons établi la correspondance entre les accès de vos utilisateurs comme suit :

Contrairement au système de rôles de Yokoy, qui pouvait impliquer d'attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur, dans Perk, un rôle spécifique est associé à un ensemble de tâches précis. Certains rôles sont cumulables, d'autres non.

Comme Yokoy, vous pouvez toujours limiter le rôle d'une personne à une entreprise spécifique ou l'autoriser à effectuer cette action pour toutes les entreprises du compte. Toutefois, n'oubliez pas qu'elle ne peut pas avoir un rôle différent selon les entreprises. Son rôle doit être identique pour toutes les entreprises sélectionnées. Pour plus d'informations, consultez… Attribuer des rôles et des permissions.

Avec le rôle d'administrateur de compte, vous accédez à toute la configuration nécessaire pour gérer efficacement votre compte Perk : paramètres de dépenses et de facturation, intégrations et accès développeur, le tout en une seule étape. Les responsables financiers disposent d'un contrôle accru sur les dépenses : ils peuvent désormais modifier les déplacements, les indemnités journalières et les frais kilométriques, ajouter des dépenses aux déplacements et annuler ou rétablir les exportations, le tout de manière intégrée.

Rôles d'administrateur

Auparavant, dans Yokoy, il était possible d'attribuer des autorisations d'administrateur supplémentaires aux gestionnaires de factures, aux administrateurs de cartes et aux utilisateurs du service financier afin de leur permettre d'effectuer des tâches administratives telles que la gestion des taux de taxe, la création de catégories ou l'ajout manuel de cartes. Ce n'est plus le cas dans Perk ; seuls les administrateurs de compte peuvent désormais effectuer ces tâches.

Pour éviter tout accès non souhaité, les utilisateurs disposant de droits d'administrateur associés à un autre rôle clé, tel qu'utilisateur financier, gestionnaire de factures ou utilisateur RH, se verront attribuer uniquement ce rôle principal.

Par exemple, si l'utilisateur possède un rôle d'utilisateur financier et un rôle d'administrateur pour gérer les taux d'imposition, les objets de coûts, ainsi que les taux de kilométrage et de frais journaliers, seuls les rôles suivants lui seront attribués : Le rôle de réviseur financier ne leur permettra pas de modifier la répartition des coûts ni la configuration des dépenses. En tant qu'administrateur du compte, vous pourrez modifier leur rôle après la mise à niveau, si nécessaire.

Ajouter de nouvelles personnes à Perk

Tout comme avec Yokoy, il existe plusieurs façons d'ajouter de nouvelles personnes à votre compte Perk :

• Ajoutez des personnes à la page Personnes (manuellement ou via un fichier CSV).
• Provisionnement via SCIM
• Fourniture à partir d'un système RH tiers
• Provision d'un tiers financier et unsystème comptable

Pour simplifier la gestion des voyages et des dépenses, seuls le prénom, le nom et l'adresse électronique sont requis pour créer un nouvel utilisateur dans Perk.

Selon votre configuration actuelle dans Yokoy, vous devrez peut-être modifier la façon dont vous ajoutez de nouveaux employés dans Perk :

Provisionnement des utilisateurs via SCIM

Si vous avez provisionné des utilisateurs à l'aide de Yokoy's SCIM et vous n'avez pas provisionné les comptes créanciers, les politiques relatives aux employés ni les seuils d'approbation., nous vous recommandons vivement de modifier les paramètres de votre fournisseur d'identité pour utiliser Provisionnement SCIM de Perk Vous pouvez encore utiliser la configuration SCIM de Yokoy pour le moment, mais sachez qu'elle sera obsolète ultérieurement. Si vous acceptez d'effectuer la modification dès maintenant, nous vous contacterons pour vous informer du moment opportun afin d'éviter toute interruption de service.

Gestion des utilisateurs via le système RH

Si vous avez utilisé votre système RH comme source de référence pour la création des utilisateurs dans Yokoy, vous pouvez toujours le faire dans Perk. Si vous avez utilisé une solution de contournement, c'est-à-dire si vous n'avez pas connecté Yokoy directement à votre système RH mais avez utilisé une solution intermédiaire comme la génération d'un fichier CSV contenant les utilisateurs que vous avez importé via l'application ou via SFTP, notez que Perk propose également cette fonctionnalité. L'intégration directe avec divers systèmes SIRH, notamment HiBob, Personio, Workday, Lucca et BambooHR, est recommandée. Pour faciliter la maintenance, il peut être judicieux d'opter pour l'une de ces intégrations.

Gestion des utilisateurs via le système financier et comptable

Si vous utilisiez votre système financier et comptable (ou ERP) comme source de référence pour la création des utilisateurs dans Yokoy, afin de renseigner automatiquement les informations financières clés telles que les comptes fournisseurs, les rapports des responsables hiérarchiques et les données de paie, rien ne change avec Perk. L'intégration de votre système financier continuera de fournir ces informations dans Perk.

Provisionnement des utilisateurs via serveur SFTP

Auparavant, l'ajout d'utilisateurs à Yokoy via un fichier CSV standard ou personnalisé, téléchargé sur le serveur SFTP de Yokoy, restait inchangé. Cependant, veuillez noter que l'importation d'utilisateurs ponctuelle dans l'application n'est plus possible, car le format CSV utilisé pour l'importation d'utilisateurs dans Perk diffère de celui de Yokoy. De même, il ne sera pas possible d'enrichir votre fichier d'importation existant avec d'autres attributs utilisateur. Par conséquent, nous vous recommandons d'envisager une gestion des utilisateurs via SCIM, l'intégration à votre SIRH ou à votre ERP afin de pérenniser votre configuration et de bénéficier des évolutions futures.

Supprimer des personnes dans Perk

La procédure de départ des employés dans Perk diffère légèrement de celle utilisée dans Yokoy. Dans Perk, les comptes utilisateurs peuvent avoir l'un des quatre statuts suivants :

• Invitation : la personne a été ont été invités à se connecter à Perk mais ne l'ont pas encore fait, ou leur profil ne contient pas toutes les informations requises.
• Actif : la personne peut être ajoutée à un voyage ou gérer les dépenses dans Perk.
• Archives : Le compte de cette personne existe dans Perk, mais elle ne peut plus se connecter. Elle ne peut ni créer de nouveaux voyages ni télécharger de dépenses.
• Supprimer : Le compte de cette personne n’existe plus dans Perk. Dans ce cas, nous supprimons toutes ses informations personnelles (PII) pour des raisons de protection des données, mais nous conservons un historique de ses actions (réservations, dépenses, factures, etc.) à des fins de traçabilité.

Vous pouvez supprimer des personnes de la même manière que dans Yokoy, selon la méthode d'ajout initiale. Autrement dit, vous pouvez les supprimer via le provisionnement utilisateur (SCIM, système RH ou ERP) ou manuellement. archivez-les ou supprimez-les.

Champs personnalisés dans les profils utilisateur

Nous avons modifié la gestion des informations personnalisées dans les profils des utilisateurs. Seul l'administrateur du compte ou le responsable RH peut modifier les champs personnalisés du profil utilisateur dans Perk. Si vous aviez configuré des champs personnalisés permettant aux employés d'ajouter leurs propres informations, comme leur numéro IBAN, nous vous contacterons pour vous proposer une solution alternative.

Gestion de l'allocation des coûts

Prenez le contrôle total de votre budget grâce à des objets de coûts flexibles et des dimensions financières qui correspondent exactement à la façon dont votre entreprise dépense.

Dans Perk, vous déterminez la comptabilisation des coûts en sélectionnant les objets de coûts (et les champs personnalisés) lors de la soumission des notes de frais et des factures. Les invités (par exemple, les prestataires ou les intervenants externes) ne verront pas ces informations lorsqu'ils ajoutent des notes de frais ou des factures, mais les approbateurs doivent ajouter l'affectation des coûts avant d'approuver la note de frais ou la facture.

Lors de la mise à niveau, nous veillerons à ce que tous vos objets de coûts existants et autres dimensions financières soient disponibles pour une utilisation dans Perk.

Objets de coût dans Perk

Comme vous l'avez peut-être déjà constaté dans Perk, nous avons introduit un concept de répartition des coûts combiné en préparation de la migration depuis Yokoy : les objets de coûts.

La configuration est similaire à celle de Yokoy. Vous pouvez définir si l'objet de coût est utilisé par une entreprise spécifique ou par toutes les entreprises, si les employés doivent le sélectionner lors de la réservation d'un voyage, ou s'il est réservé aux notes de frais ou aux factures. Vous pouvez définir l'objet de coût comme objet de coût par défaut d'un employé et choisir un approbateur pour l'approbation basée sur cet objet. Si vous utilisez des objets de coût hiérarchiques pour la gestion des approbations, vous pouvez configurer jusqu'à 5 niveaux. Voir Objets de coût dans Perk.

Les objets de coût visibles par certaines personnes

Si vous aviez auparavant limité l'accès à certains objets de coûts aux seuls utilisateurs du service financier, vous pouvez désormais le restreindre en spécifiant des personnes spécifiques ou en utilisant des groupes d'utilisateurs. Ainsi, si vous souhaitez que certains objets de coûts restent visibles uniquement pour votre équipe Finance, vous devrez créer un groupe d'utilisateurs « Finance » avec cette équipe et lui accorder l'accès.

Objets de coût de provisionnement

Vous pouvez provisionner automatiquement les objets de coûts via l'intégration SIRH ou ERP, ou ajouter en masse plusieurs objets de coûts dans l'application à l'aide d'un fichier CSV.

Les intégrations SIRH de Perk peuvent ne pas inclure toutes les informations nécessaires à la bonne gestion des dépenses et des factures dans votre système comptable (par exemple, les identifiants uniques permettant de les identifier dans votre système comptable, les approbateurs). Veuillez donc vérifier que toutes les informations requises sont importées. Dans le cas contraire, vous devrez les mettre à jour manuellement.

Si votre intégration ERP est responsable de la création des objets de coûts dans Yokoy, rien ne change. Elle continuera d'ajouter les nouveaux objets de coûts avec toutes les informations nécessaires à la comptabilisation correcte des dépenses et factures traitées. En revanche, si vous optez pour une intégration SIRH pour la gestion des utilisateurs, il est important de veiller à ce qu'elle ne fournisse aucune information relative aux objets de coûts.

Y compris d'autres dimensions financières

Selon les besoins de votre entreprise, vous avez peut-être utilisé des étiquettes dans Yokoy pour suivre des dimensions financières supplémentaires au niveau des coûts. Ces étiquettes sont désormais… Les champs personnalisés dans Perk remplissent la même fonction. Vous pouvez toujours configurer de nouveaux champs personnalisés pour suivre des dimensions telles que les projets, les départements ou les événements. Cependant, vous avez désormais la possibilité de choisir si vous souhaitez… Utilisez-les pour la répartition des coûts ou simplement pour recueillir des informations à utiliser dans Perk. Ces champs personnalisés de répartition des coûts peuvent toujours servir à définir le processus d'approbation de votre entreprise, comme auparavant.

Les étiquettes et les flux de travail associés que vous avez configurés dans Yokoy seront conservés après la mise à jour, mais vous les gérerez comme des champs personnalisés. Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Gestion des coûts > Champs personnalisés. ajuster les approbateurs ou ajouter des valeurs supplémentaires.

Gestion de vos paramètres de dépenses

Ajustez vos limites et votre logique en temps réel. Vos dépenses restent maîtrisées, votre équipe conserve sa flexibilité. Avec Perk, nous avons simplifié la configuration et la gestion de vos entreprises pour le traitement des dépenses et des factures.

Bien que vous accédiez à ces paramètres via le menu Admin de Yokoy, nous avons regroupé tous les paramètres et la configuration du compte sous Paramètres.

Contrairement à Yokoy, qui permettait d'attribuer des droits d'administrateur pour configurer une entreprise spécifique, seuls les administrateurs de compte Perk peuvent effectuer cette configuration. Vous pouvez toujours configurer certains paramètres pour une entreprise et d'autres pour une autre ; cette fonctionnalité reste inchangée.

Pour accéder aux paramètres spécifiques d'une entreprise, rendez-vous dans Paramètres > Compte > Entreprises et sélectionnez l'entreprise concernée. Cliquez ensuite sur Afficher les paramètres de dépenses.

Ici Vous trouverez ici tous les paramètres essentiels permettant de configurer le traitement des dépenses et des factures par Perk. Certains paramètres ont peut-être disparu ; rassurez-vous, la fonctionnalité reste intacte : nous avons simplement intégré certains paramètres par défaut pour tous les comptes.

Par exemple, ces options sont toujours activées :

• Paramètres de conformité financière : Les examinateurs financiers peuvent désormais toujours ajuster les dépenses, les voyages et les taux journaliers selon les besoins, ce qui leur donne un meilleur contrôle sur la soumission des dépenses.
• Approbations inter-sociétés : Lors de la définition des processus d'approbation des dépenses dans les objets de coûts ou les champs personnalisés, vous pouvez désigner n'importe quel utilisateur, quelle que soit son entreprise d'appartenance, même si vous limitez l'utilisation de l'objet de coûts ou du champ personnalisé à une entreprise spécifique. Cette fonctionnalité vous offre une plus grande flexibilité dans vos flux d'approbation. Toutefois, si vous avez limité l'approbation aux personnes d'une entreprise spécifique, votre configuration reste inchangée. Vous pouvez toujours désigner la personne correspondante appartenant à l'entreprise où l'objet de coûts est configuré.

Certaines autres fonctionnalités ne sont pas disponibles actuellement, mais cela ne signifie pas que nous ne les proposerons pas ultérieurement :

• Délai d'expiration de session : Nous n'offrons plus la possibilité de configurer le délai d'expiration de session en cas d'inactivité.
• Analyses pour les soumissionnaires et les gestionnaires : Nous travaillons à vous offrir de meilleures analyses et des rapports sur les dépenses dans leur ensemble. Par conséquent, nous avons supprimé l'option permettant aux soumissionnaires et aux gestionnaires de consulter les analyses sur les dépenses, mais restez à l'écoute pour de nouvelles fonctionnalités d'analyse.

Lors de la mise à niveau, nous conserverons votre configuration actuelle ; vous n’aurez donc pas besoin de la modifier, sauf si vous le souhaitez !

Utilisation de l'application mobile Perk

Pas de vérification, pas d'attente. L'application mobile Perk vous permet de tout gérer en toute simplicité, où que vous soyez. Vos employés peuvent saisir leurs notes de frais en déplacement et gérer tous les aspects de leurs voyages : réservations, informations d'embarquement, etc.

Si vous utilisez la gestion des appareils mobiles (MDM) pour vos appareils mobiles d'entreprise, vous devrez ajouter l'application mobile Perk à vos applications autorisées. Sinon, les employés pourront la télécharger eux-mêmes une fois la mise à jour terminée. L'application Perk est disponible en Apple App Store et Google Play Store.

L'application mobile permet aux employés d'effectuer toutes les tâches essentielles lors de leurs déplacements professionnels : création et gestion des notes de frais, approbation des notes et factures, et consultation des informations et transactions de la carte bancaire de l'entreprise. Dans cette optique d'amélioration de l'expérience utilisateur, nous avons supprimé la possibilité de soumettre des notes de frais pour le compte d'un tiers ou de télécharger des factures, ces opérations étant généralement effectuées via l'application web.

Rapports et analyses des dépenses

Perk inclut un tableau de bord de reporting des dépenses qui offre aux administrateurs de compte et aux analystes financiers une vue d'ensemble visuelle des dépenses de votre entreprise ; aucune exportation manuelle n'est requise.

Dans Yokoy, vous ne pouviez exporter que les données brutes de dépenses, de factures et de transactions. Le rapport de dépenses offre à votre équipe financière une visibilité directe sur les tendances de dépenses et les indicateurs clés.

Le rapport d'ensemble comprend des indicateurs clés tels que les dépenses totales et leur évolution, les dépenses moyennes par employé, ainsi que les dépenses par centre de coûts et par catégorie. Ce rapport est accessible aux administrateurs de compte et aux responsables financiers (pour les entités relevant de leur périmètre). Comme auparavant, vous pouvez exporter les données brutes ou programmer l'envoi régulier du rapport dans votre boîte de réception.

Pour plus d'informations, consultez Explorez les rapports de dépenses dans Perk.

Principaux points forts de la mise à niveau

En résumé, voici les principaux changements à prendre en compte :