Vous pouvez ajouter ou mettre à jour en masse des personnes dans People à l'aide d'un fichier CSV. Il existe deux modèles CSV que vous pouvez utiliser pour ajouter ou mettre à jour des personnes dans Perk :
- Informations sur les personnes: informations de base sur la personne, y compris son rôle
- Informations sur les dépenses: informations destinées uniquement au traitement des dépenses et des factures
Données sur les personnes
Le modèle de données « Personnes » vous permet d'ajouter des personnes à Perk en masse. Vous pouvez renseigner des informations de base telles que le nom, l'adresse e-mail, l'entreprise et le rôle de chaque personne. Ce même modèle peut également servir à mettre à jour plusieurs informations pour des personnes déjà inscrites.
Ce modèle s'applique à toutes les configurations de compte, que vous utilisiez Perk pour réserver des voyages, gérer des événements ou traiter les dépenses et les factures.
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| Prénom | Prénom de la personne. |
| Nom de famille | Nom de famille ou nom de famille de la personne. |
| Nom d'utilisateur | Créé automatiquement lors du premier téléchargement. Ne spécifiez cette valeur que si l'utilisateur existe déjà. |
| Adresse e-mail de la personne utilisée pour se connecter à Perk. | |
| Entreprise | N’utilisez ce champ que si votre configuration d’avantages sociaux inclut plusieurs entreprises. Voir Ajouter, modifier ou supprimer des entreprises. Permet d'associer un utilisateur à une entreprise de votre compte Perk. L'entreprise doit déjà exister dans Perk et le nom fourni doit correspondre exactement au nom de l'entreprise existante. |
| ID unique | Identifiant unique de l'utilisateur. Il s'agit souvent également du compte créancier de l'employé. Nombre de caractères maximum : 255 |
| Langue |
Indique la langue préférée de l'utilisateur :
Cela détermine également le format de date et l'unité de mesure du profil de la personne. |
| Devise | Code de la devise utilisée par la personne. Code ISO 4217 à trois lettres (ex. : EUR, USD). |
| Gestionnaire hiérarchique | Adresse e-mail du responsable hiérarchique. Ce dernier doit déjà être enregistré dans Perk ; sinon, l’importation échouera. |
| Genre |
Indique le sexe de la personne, information qui peut être requise pour voyager :
Remarque : Si vous souhaitez utiliser l'option de genre non binaire dans votre compte, veuillez contacter votre gestionnaire de compte. |
| Date de naissance | Date de naissance de la personne dans le AAAA-MM-JJ format |
| Pays de résidence | Code du pays de résidence de la personne. Code ISO 3166-1 alpha-2 (ex. : ES pour l’Espagne). |
| Rôles |
Rôle de la personne. Si plusieurs rôles s'appliquent, séparez-les par un point-virgule (
|
| Personnes assignées | Adresses électroniques des personnes pour lesquelles la personne peut effectuer des tâches de gestion et d'analyse des voyages. Séparez chaque personne en saisissant chaque adresse électronique entre guillemets. Par exemple : “john@example.com””alex@example.com””jo@example.com”
|
| Société assignée | Nom de la ou des entreprises où la personne peut exercer les fonctions de gestionnaire ou d'analyste de voyages. La valeur doit correspondre exactement. Séparez chaque entreprise par des guillemets. Par exemple : "Perk SL""Perk Ltd""Perk SLU"
|
| Est actif | Oui → désarchive l'utilisateur (uniquement s'il est actuellement archivé) Non → archiver l'utilisateur (uniquement s'il est actuellement actif) N'agit que sur les mises à jour (lignes avec un Username). Ignoré lors de la création d'un nouvel utilisateur. |
Mise à jour des données relatives aux personnes
Le modèle de données des personnes vous permet également de mettre à jour les personnes existantes dans Perk. Le Nom d'utilisateur Cette colonne indique à Perk s'il faut créer ou mettre à jour une personne. Si une ligne contient un UsernamePerk met à jour la personne correspondante. Si le Nom d'utilisateur Si le champ est laissé vide, Perk crée une nouvelle personne.
Gardez ces règles à l'esprit lorsque vous informez des personnes :
- Veuillez inclure le nom d'utilisateur de chaque personne que vous souhaitez mettre à jour. Si vous téléchargez à nouveau une ligne pour une personne existante sans nom d'utilisateur,L'importation échoue en raison d'une erreur d'adresse e-mail en double. Perk ne procède pas à une correspondance automatique par adresse e-mail.
- N'incluez que les colonnes que vous souhaitez modifier. Si vous laissez une colonne facultative vide, Perk conserve la valeur existante. Vous pouvez également omettre complètement les colonnes facultatives.
- Rôles : Si ni la colonne « rôles » ni la colonne « administrateur » ne figurent dans le fichier, les rôles existants sont conservés. Si les colonnes sont présentes mais vides, aucun rôle n'est attribué.
-
Est actif : Cette colonne ne fonctionne que sur les lignes mises à jour (lignes avec un
Username).). Ce paramètre est ignoré lors de la création de nouveaux personnages.
Le Nom d'utilisateur L'adresse e-mail est automatiquement renseignée lors de la création du profil. Vous la trouverez dans la section « Personnes » de Perk. Pour mettre à jour plusieurs profils simultanément :
- Allez dans Personnes.
- Exportez la liste actuelle des personnes pour obtenir le nom d'utilisateur de chaque personne..
- Ouvrez ou créez un fichier CSV de données sur les personnes et incluez le
nom d'utilisateurpour chaque personne que vous souhaitez informer. - Remplissez uniquement les colonnes que vous souhaitez modifier. Laissez les autres colonnes vides pour conserver les valeurs existantes.
- Sélectionnez Gérer les données > Importer des données.
- Sélectionner les données Personnes.
- Téléchargez votre fichier CSV et sélectionnez Importer des données.
Données de dépenses
Le modèle de données de dépenses vous permet d'ajouter des informations complémentaires aux utilisateurs Perk existants, ce qui facilite la gestion des dépenses et le traitement des factures. Par exemple, vous pouvez définir qui est autorisé à soumettre ou à approuver des dépenses au nom de chaque utilisateur.
La personne doit avoir un compte existant dans Perk pour utiliser ce modèle. Si vous tentez d'ajouter des personnes uniquement à l'aide du modèle de données de dépenses, Perk affichera une erreur.
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| Adresse e-mail de la personne référente Perk. Si cette personne n'est pas enregistrée dans Perk, l'importation échoue. | |
| Délégué aux dépenses : soumettre (assistant) | Adresse e-mail de la personne qui peut soumettre les dépenses au nom de la personne. |
| délégué aux dépenses : approuver | Adresse e-mail de la personne qui peut approuver les dépenses au nom de la personne. |
| Limite d'approbation automatique des dépenses | Montant en dessous duquel les dépenses sont automatiquement approuvées par la personne. |
| Limite de remontée des dépenses pour approbation | Montant au-delà duquel les dépenses et les factures nécessitent également l'approbation du responsable hiérarchique. Applicable uniquement si Perk est configuré pour utiliser l'approbation du responsable hiérarchique. |
| Politique pour les employés | L'identifiant de l' politique relative aux employés associée à la personne. |
Conseil :Utilisez l’action groupée sur la page Personnes pour mettre à jour les objet de coût par défaut, politique de voyage ou processus d'approbation de voyage pour une personne.
Formatage du fichier CSV
Lors de l'utilisation des modèles CSV, vous devez conserver la ligne d'en-tête. Sinon, l'importation échouera.
Lors de la modification du fichier CSV, tenez compte des critères suivants :
- Les attributs sont séparés par une virgule.
- Les rangées (autrement dit, les personnes) sont séparées par un point-virgule.
- Toutes les valeurs doivent être fournies sous forme de chaînes de caractères. La valeur ne doit contenir aucun caractère spécial.
- Les champs de nom (prénom et nom de famille) peuvent contenir des trémas et des signes diacritiques. Les autres champs ne doivent pas contenir ces caractères.
- Les rôles doivent correspondre à l'une des valeurs spécifiées ; sinon, ils sont ignorés.
Si vous devez ajouter plusieurs personnes à Perk, il est recommandé de diviser vos fichiers CSV en plusieurs fichiers plus petits, si possible. Le nombre maximal de lignes autorisé est de 400. Les fichiers CSV de moins de 50 lignes sont traités immédiatement. Les fichiers plus volumineux, jusqu'à 400 lignes, sont traités en arrière-plan. Perk vous envoie un courriel une fois l'importation terminée.
Le format CSV est validé lors de l'importation et les erreurs d'en-tête sont affichées dans la fenêtre de chargement. Si le fichier contient des valeurs invalides pour un attribut donné, Perk génère un rapport d'erreur téléchargeable contenant des instructions pour résoudre les problèmes rencontrés.
Conseil : Certaines méthodes d’intégration (CSV, ERP, SIRH) peuvent ne pas permettre d’ajouter toutes les informations nécessaires au traitement des dépenses et des factures. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le fichier CSV pour communiquer aux utilisateurs les informations manquantes.
Ajout de personnes via un fichier CSV
Pour ajouter des personnes à Perk via un fichier CSV, vous devez les créer dans Perk en utilisant le modèle de données des personnes.
Si vous prévoyez d'utiliser Perk pour le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez mettre à jour leur profil existant à l'aide du modèle de données de dépenses. Vous devez utiliser la même adresse e-mail que celle saisie lors de leur ajout via le modèle de données de personnes.
Pour ajouter des personnes en masse :
- Allez dans la section Personnes.
- Cliquez sur Gérer les données puis sélectionnez Importer les données.
- Sélectionnez les Données sur les personnes.
- Téléverser un Fichier CSV de données sur les personnes et cliquez sur Importer les données.
Pour ajouter des informations sur les dépenses des employés existants :
- Une fois les personnes ajoutées à Perk, cliquez sur Gérer les données puis sélectionnez Importer les données.
- Sélectionnez Données de dépenses.
- Téléverser un Fichier CSV des données de dépenses et cliquez sur Importer les données.