Cet article vous explique comment créer un processus d'approbation des déplacements nécessitant l'accord de deux personnes, dans n'importe quel ordre. Utilisez-le lorsque deux validations sont requises (par exemple, celle du responsable hiérarchique et celle du responsable des coûts) et que l'ordre d'approbation importe peu.

Avant de commencer

• Assurez-vous que votre compte dispose des autorisations en deux étapes (par exemple, pour un abonnement Pro et la disponibilité des fonctionnalités). Si l'option permettant d'ajouter un deuxième approbateur n'apparaît pas, contactez votre gestionnaire de compte ou le support technique.
• Déterminez qui seront les deux approbateurs. Vous pouvez désigner des personnes spécifiques, le responsable hiérarchique du voyageur ou l'approbateur du poste de dépenses. Tous deux recevront la demande d'approbation simultanément.
• Déterminez quand cette règle doit s'appliquer (par exemple, tous les trajets, uniquement les trajets hors politique ou seulement lorsqu'un objet de coût spécifique est sélectionné). les politiques de voyage définissent ce qui est considéré comme conforme ou non à la politique.

Mise en place du processus d'approbation

1. Allez dans Paramètres > Gestion des voyages > Approbations de voyage.
2. Cliquez sur Nouveau processus d'approbation.
3. Donnez un nom au processus d'approbation et indiquez à qui il s'adresse (par exemple, quels voyageurs ou quelles entreprises).
4. Sous Une approbation est-elle nécessaire lors de la réservation ?, sélectionnez Oui.
5. Sous Qui doit approuver leurs voyages ?, cliquez sur sélectionner l’approbateur et choisissez le premier approbateur (par exemple, le responsable hiérarchique ou une personne spécifique).
6. Cliquez sur sélectionner les paramètres et choisissez les types de réservations nécessitant une approbation (par exemple, uniquement les réservations hors politique ou tous les voyages). Les options dépendent de votre politique de voyage.
7. Pour limiter la règle à des objets de coût spécifiques, survolez sélectionner le paramètre, cliquez sur + quand et sélectionnez l'objet de coût.

Ajout du deuxième approbateur

1. À côté de la première règle d'approbation, cliquez sur + et aussi (ou sur l'option qui ajoute un deuxième approbateur avec "et aussi" / comportement parallèle).
2. Sélectionnez le deuxième approbateur (par exemple, un utilisateur spécifique ou un approbateur d'objet de coût). La règle devrait se présenter comme suit : « Demander l'approbation du [premier approbateur] et également du [deuxième approbateur]. »
3. Sous Approbations pour les modifications apportées aux voyages réservés, choisissez si les modifications apportées au voyage après la réservation nécessitent une approbation et, le cas échéant, comment. Utilisez les options ou définissez vos propres règles.
4. Cliquez sur Créer un processus d'approbation.

Après l'enregistrement, tout voyage correspondant à la règle enverra une demande d'approbation aux deux approbateurs simultanément. Ils peuvent approuver dans n'importe quel ordre. Le voyage n'est réservé qu'après l'approbation des deux approbateurs. En cas de refus de l'un d'eux, la demande est rejetée et le demandeur reçoit une notification.

Conseil : L’approbation parallèle est utile lorsque vous avez besoin de l’accord du responsable hiérarchique et du responsable budgétaire, sans pour autant imposer un ordre d’approbation. Par exemple, demander l’approbation du responsable hiérarchique et du responsable des coûts envoie la demande aux deux ; quel que soit celui qui approuve en premier, l’autre doit tout de même approuver avant que le voyage ne soit réservé.
Pour plus de scénarios d'approbation en deux étapes, consultez Exemples de règles d'approbation en deux étapes.