Cet article explique ce qui se passe lorsque plusieurs règles d'approbation peuvent s'appliquer au même voyage, par exemple plusieurs règles avec des conditions différentes, ou des règles d'approbation en deux étapes si vous avez une configuration d'approbation avancée.

Utilisez-le pour concevoir votre système d'approbation et pour comprendre pourquoi une personne en particulier peut ou non approuver une demande donnée.

Perk détermine d'abord quel processus d'approbation s'applique à un voyageur :

• Pas de procédure → pas d'approbation ;
• Un processus → ce processus ;
• Processus multiples → le plus restrictif.

Pour plus d'informations, consultez Processus d'approbation des voyages dans Perk. Dans ce processus, lorsque plusieurs règles correspondent au même voyage, une seule règle est retenue pour déterminer la voie d'approbation.

Une seule règle détermine le processus d'approbation.

Votre entreprise peut avoir plusieurs processus d'approbation et plusieurs règles au sein de ceux-ci (par exemple, des règles différentes pour les voyages hors politique, pour des objets de coûts spécifiques ou pour différents groupes de voyageurs).

Lorsqu'un voyage est soumis à approbation, Perk évalue les règles applicables. Si plusieurs règles correspondent au voyage, une seule est prise en compte pour déterminer qui doit l'approuver. Les autres ne s'appliquent pas à cette demande.

En pratique : plusieurs personnes peuvent recevoir une notification d’approbation (un « premier approbateur » par règle applicable). Dès que l’une de ces personnes approuve la demande, la règle est validée. La demande suit alors uniquement cette règle : par exemple, elle est transmise au deuxième approbateur de cette règle dans un flux séquentiel, ou mise en attente de l’autre approbateur dans un flux parallèle. Les autres règles ne s’appliquent plus. Les personnes qui étaient les premiers approbateurs des autres règles ne peuvent plus approuver cette demande.

Les règles d'approbation en une seule étape peuvent toujours s'appliquer indépendamment dans certaines configurations mixtes.

Par exemple, vous pouvez mettre en place un processus d'approbation comportant deux règles :

• Règle 1 - Étape unique : Approbation par Ellie
• Règle 2 - Procédure en deux étapes (Réservée aux professionnels) : Approbation du responsable hiérarchique puis du responsable financier

Dans ce cas, si Ellie donne son accord, le voyage peut être réservé. L'approbation du responsable hiérarchique et du service financier n'est pas requise, car Perk se base sur la première règle établie pour déterminer l'approbation. Si Ellie était également la responsable hiérarchique de cette personne, la procédure en deux étapes prévaudrait : l'approbation devrait alors être obtenue d'abord par elle, puis par le service financier.

Pourquoi cela peut paraître complexe

• Notifications multiples. Si vous avez une règle A (par exemple, Marina puis Craig) et une règle B (par exemple, Rocky et Lynn), et qu'un trajet correspond aux deux, Marina, Rocky et Lynn pourraient tous recevoir une notification. L'un d'eux doit approuver en premier ; une fois l'approbation obtenue, le trajet est validé et les autres ne peuvent plus l'approuver.
• Des résultats différents. L'ordre d'approbation détermine la règle appliquée. Si Marina approuve en premier, Craig devient le deuxième approbateur. Si Rocky approuve en premier, Lynn doit tout de même approuver. Ainsi, un même type de déplacement peut emprunter différents chemins d'approbation selon la personne qui agit en premier.
• Refus et notifications. Lorsqu'une personne refuse une demande, le demandeur reçoit systématiquement une notification. Dans les flux séquentiels, le premier approbateur est notifié si le second refuse. Dans les flux parallèles, si un approbateur a déjà approuvé la demande et que l'autre la refuse, seul l'approbateur initial reçoit une notification. En présence de plusieurs règles, il peut être difficile pour certains de comprendre pourquoi ils peuvent ou ne peuvent pas agir ; documenter vos règles et effectuer des tests avec des exemples concrets est donc essentiel.

Recommandations

• Simplifiez les règles autant que possible. Privilégiez les règles à une seule étape. Lorsque vos besoins opérationnels requièrent une approbation complexe, utilisez des règles claires en deux étapes (par exemple : « hors politique : responsable hiérarchique puis service financier ») plutôt que de nombreuses règles qui se chevauchent.
• Documentez qui doit agir en premier. Si plusieurs personnes reçoivent une demande, convenez en interne de qui est le premier approbateur prévu (par exemple « pour cet objet de coût, le responsable hiérarchique approuve en premier »).
• Testez avec de vraies données de voyageurs et d'objets de coûts. Créez un voyage test qui correspond à plusieurs règles et confirmez qui reçoit la demande et ce qui se passe lorsque la première personne approuve ou refuse.
• Utilisez des conditions pour affiner les règles. Limitez les règles à des objets de coûts spécifiques, à des groupes de voyageurs ou à des voyages conformes/non conformes à la politique afin que moins de règles s'appliquent au même voyage.