Cet article présente des exemples concrets du fonctionnement des approbations en deux étapes avec différents types d'approbateurs (responsable hiérarchique, approbateur du centre de coûts, personnes spécifiques) et dans des situations telles que les déplacements multiples, les absences du bureau et les règles complexes. Utilisez-le pour modéliser vos propres processus et former vos approbateurs.

Le responsable hiérarchique en premier, puis un autre approbateur (séquentiel).

Configuration : Demander l'approbation du responsable hiérarchique suivi de Craig (par exemple, responsable financier).

Exemple : La responsable hiérarchique de Sarah est Jo ; Craig est le responsable financier. Lorsque Sarah soumet une demande de voyage conforme à cette règle, Jo reçoit la demande d’approbation en premier. Jo approuve. Craig reçoit ensuite la demande et l’approuve également. Le voyage est réservé. Si Jo refuse, la demande est rejetée et Sarah en est informée ; Craig n’en est jamais informé. Si Craig refuse après l’approbation de Jo, la demande est rejetée, Sarah et Jo en sont informées.

Quand l'utiliser : Vous souhaitez que le responsable confirme d'abord le besoin de l'entreprise, puis que le service financier (ou une autre fonction) confirme le budget ou la politique en vigueur. Courant pour les voyages hors politique ou de grande valeur.

Approbateur de l'objet de coût et responsable hiérarchique (en parallèle)

Configuration : Demander l'approbation du approbateur de l'objet de coût et également responsable hiérarchique.

Exemple : Le déplacement utilise le poste de coût « Marketing ». Alex est l’approbateur de ce poste. Le responsable hiérarchique de Sarah est Jo. Lorsque Sarah soumet le déplacement, Alex et Jo reçoivent tous deux la demande d’approbation. L’un ou l’autre peut approuver en premier ; le déplacement n’est approuvé qu’après les deux approbations. Si l’un des approbateurs refuse, la demande est rejetée et Sarah et Jo en sont informées (Jo ne peut pas approuver après un refus).

Quand l'utiliser : L'approbation du responsable budgétaire (objet de coût) et du responsable hiérarchique est requise, sans que l'ordre des approbations soit important. Utile lorsque l'objet de coût est sélectionné lors du paiement et que vous souhaitez obtenir les deux points de vue.

Responsable hiérarchique puis approbateur de l'objet de coût (séquentiel)

Configuration : Demander l’approbation du responsable hiérarchique suivie de approbateur de l’objet de coût.

Exemple : Le responsable hiérarchique de Sarah est Jo ; le voyage utilise le poste de coût « Marketing » et Alex en est l’approbateur. Jo reçoit la demande en premier et l’approuve. Alex reçoit ensuite la demande et l’approuve également. Le voyage est réservé. Si le voyage avait utilisé un autre poste de coût, le second approbateur serait un autre poste de coût (la personne affectée à ce poste de coût dans Paramètres > Gestion des coûts > Postes de coût).

Quand l'utiliser : Vous souhaitez que le responsable hiérarchique approuve d'abord la nécessité du coût, puis que la personne responsable du budget approuve les dépenses. Utile lorsqu'il existe plusieurs centres de coûts et que chacun a son propre approbateur.

Plusieurs voyageurs avec différents responsables hiérarchiques (séquentiels)

Configuration : Demande d’approbation auprès du responsable hiérarchique suivie de Craig. Le voyage concerne deux personnes ayant des responsables hiérarchiques différents (par exemple, Lynn et Marina).

Fonctionnement : Seul un responsable hiérarchique peut approuver la demande en premier. Dès qu’il l’approuve (par exemple, Lynn), la demande est transmise à Craig et l’autre responsable hiérarchique (Marina) ne peut plus intervenir. Lorsque Craig approuve, le voyage est réservé. Si Lynn refuse, la demande est rejetée et le demandeur en est informé. Si Marina refuse, la demande est rejetée et le demandeur et Lynn en sont informés.

Remarque : Le comportement exact lorsque plusieurs personnes peuvent être « premiers approbateurs » (par exemple, plusieurs responsables hiérarchiques) peut dépendre de votre configuration d’approbation. Effectuez un test avec un voyage impliquant plusieurs participants afin de déterminer qui reçoit la demande et qui peut y donner suite.

délégué hors bureau et en déplacement

Si le premier ou le deuxième approbateur a désigné un délégué de voyage (par exemple, dans les paramètres ou son profil) et qu'il est indiqué comme absent, le délégué peut recevoir et traiter la demande d'approbation à sa place. Pour les flux séquentiels, le délégué agit comme premier ou deuxième approbateur, dans le même ordre. Pour les flux parallèles, le délégué et l'autre approbateur peuvent approuver dans n'importe quel ordre. Configurez les délégués afin qu'une personne puisse toujours intervenir lorsque l'approbateur principal est absent.

Règles mixtes : séquentielles et en une seule étape

Configuration : Règle A — Demander l’approbation de Marina suivie de Craig. Règle B — Demander l’approbation d’Ellie (étape unique).

Comportement : Marina et Ellie reçoivent toutes deux la demande d’approbation. Si Marina approuve en premier, la demande est transmise à Craig ; une fois Craig approuvé, le voyage est réservé. Ellie peut également approuver indépendamment (procédure en une étape) : si Ellie approuve à tout moment, le voyage est réservé et aucune autre approbation n’est requise. L’approbation peut donc être obtenue de l’une ou l’autre manière. Si un approbateur participe à la fois à une procédure en une étape et à une procédure en deux étapes, c’est la procédure en deux étapes qui prévaut pour cette personne ; elle doit effectuer l’étape qui lui est assignée dans cette procédure, et non être considérée comme l’approbateur unique.