La page de rapports de voyage de Perk est le point central pour comprendre l'activité de voyage de votre entreprise, ses dépenses, son engagement en matière de développement durable et sa conformité aux politiques de l'entreprise. Cet article explique le contenu de chaque section de la page, le mode de calcul des données et les personnes autorisées à y accéder.
Qui peut y accéder
Les différents rôles voient des informations différentes sur la page de reporting :
- Les administrateurs de compte et les analystes peuvent consulter la page d'accueil complète des rapports.
- Les approbateurs disposent d'une vue séparée et simplifiée. Voir Accès aux rapports pour les approbateurs.
- Gestion des voyages, durabilité etRapports sur les dépenses de voyage : disponibles pour tous les forfaits.
- Rapport d'informations sur les voyages :Réservé aux abonnements Premium et Pro.
Ce que la page de signalement affiche
La section « Rapports de voyage » offre aux administrateurs et aux analystes une vue d'ensemble centralisée des données de voyage de l'organisation. Vous pouvez accéder à ce tableau de bord à tout moment en vous rendant sur : Analyser > Rapports de voyage.
En haut, quatre fiches présentent les indicateurs clés et leur évolution par rapport à la période précédente. Plus bas, des sections détaillent les données de voyage, la politique, le développement durable, les dépenses et les annulations. Un filtre de dates et l'horodatage de la dernière mise à jour des données, affichés en haut, indiquent la période couverte et la fraîcheur des données.
Les approbateurs directement désignés comme examinateurs dans une politique d'approbation active voient une version simplifiée de la page d'accueil avec différentes fiches de mise en évidence axées sur les voyages approuvés et refusés.
Utilisez des cartes surlignées
Les fiches récapitulatives s'affichent en haut de l'écran et vous offrent un aperçu rapide de vos indicateurs de voyage les plus importants. Chaque fiche indique un pourcentage de tendance qui compare la période actuelle à la période précédente de même durée.
À l'attention des administrateurs et des analystes :
| Carte | Ce que cela montre |
|---|---|
| Total des dépenses de voyage | Dépenses totales pour tous les voyages réservés pour la période sélectionnée. |
| Nombre total de voyages | Nombre de voyages réservés pour la période sélectionnée. |
| Nombre total de voyageurs | Nombre de voyageurs uniques ayant effectué des voyages durant la période sélectionnée. |
| Émissions totales de CO2 | Émissions combinées de dioxyde de carbone pour l'ensemble des services de voyage. |
À l'attention des approbateurs :
| Carte | Ce que cela montre |
|---|---|
| Total des dépenses de voyage | Dépenses totales pour les voyages examinés par l'approbateur. |
| Nombre total de voyageurs | Nombre de voyageurs uniques dont les voyages ont été examinés par l'approbateur. |
| Nombre total de voyages approuvés | Nombre de voyages approuvés par l'approbateur au cours de la période sélectionnée. |
| Nombre total de voyages refusés | Nombre de voyages refusés par l'approbateur au cours de la période sélectionnée. |
Détails de la section Aperçu
Informations de voyage
La section « Aperçu des informations de voyage » résume les comportements de réservation et les tendances des destinations pour la période sélectionnée.
| Métrique | Ce que cela montre |
|---|---|
| Total des réservations | Nombre total de réservations avec billetterie. |
| Prix moyen des voyages | Prix moyen pour tous les voyages réservés. |
| Fenêtre de réservation moyenne | Nombre moyen de jours entre la date de réservation et la date de début du voyage. |
| Destination phare | La destination la plus fréquemment réservée. |
Conseil : Un délai de réservation moyen court peut indiquer que les gens réservent leurs voyages à la dernière minute. Utilisez cet indicateur avec les données de votre politique de réservation pour identifier des pistes d’économies.
Gestion des voyages
La section « Vue d'ensemble de la gestion des voyages » de la page d'accueil des rapports permet de suivre la conformité des voyages avec les politiques et les processus d'approbation de votre entreprise.
| Métrique | Ce que cela montre |
|---|---|
| Voyages conformes à la politique (%) | Pourcentage de voyages entièrement conformes à votre politique de voyage. |
| Raison principale de la violation | La raison la plus fréquente pour laquelle les voyages n'étaient plus conformes à la politique de l'entreprise. |
| Délai moyen d'approbation | Délai moyen entre une demande de voyage et son approbation. |
| Voyages épuisés | Nombre de demandes d'approbation pour lesquelles l'option initiale était épuisée avant que l'approbateur ne réponde. |
Remarque : Un nombre élevé de réservations complètes peut indiquer que votre processus d’approbation est trop lent par rapport au marché. Envisagez de raccourcir vos délais d’approbation ou de préapprouver certains types de voyages.
Développement durable
La section « Vue d'ensemble du développement durable » de la page d'accueil du rapport détaille les émissions de dioxyde de carbone de votre entreprise par service de voyage pour la période sélectionnée.
Cette section présente les émissions de CO2 pour chaque type de service :
- Vols
- Hôtels
- Trains
- Voitures
Dépenses de voyage
Cette section présente la répartition de votre budget voyage entre les différents services et met en évidence les coûts moyens. Voir Utilisez le rapport des dépenses de voyage.
| Métrique | Ce que cela montre |
|---|---|
| Dépenses par service | Détail des dépenses totales par catégorie : vols, hôtels, trains et voitures. |
| dépense moyenne à l'hôtel | Coût moyen par réservation d'hôtel. |
| Dépenses moyennes par voiture | Coût moyen par réservation de voiture. |
Annulations, remboursements, avoirs de voyage et bons d'achat
Le tableau récapitulatif des annulations, remboursements, avoirs de voyage et bons d'achat permet de suivre l'impact financier des modifications et annulations de voyage.
| Métrique | Ce que cela montre |
|---|---|
| Total des annulations | Nombre total de réservations annulées sur la période, filtré par date de dépense. |
| taux d'annulation | Proportion de réservations annulées. |
| Total des remboursements | Nombre total de remboursements traités, filtrés par date de dépense. |
| Taux de remboursement | Nombre total de voyages remboursés divisé par le nombre total de voyages annulés. |
| Crédit Perk | Solde créditeur de votre profil de paiement Perk, ventilé par cas d'utilisation. |
| Total des crédits de voyage et des chèques cadeau | Solde cumulé des crédits et bons de voyage en cours. |
Attention : les totaux d’annulations et de remboursements affichés sur cette page sont filtrés par date de dépense, tandis que le rapport détaillé des annulations utilise la date d’annulation. Par conséquent, ces chiffres peuvent différer.
Remarque : Le solde FlexiPerk peut apparaître négatif si les déductions dépassent les crédits au cours de la période sélectionnée.
Comprenez vos données
Filtrez vos données
Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner les données et obtenir exactement ce dont vous avez besoin.
- Filtre de période : Par défaut, le filtre de période affiche les 30 derniers jours, mais vous pouvez choisir une période personnalisée ou prédéfinie selon vos besoins. Pour les comptes avec paiements différés, le filtre s’étend aux dépenses futures engagées. De plus, la sélection de l’affichage « Année complète en cours » capture toutes les activités du 1er janvier au 31 décembre, y compris les coûts différés futurs.
- Filtre du bénéficiaire du paiement : Ce filtre s’affiche uniquement pour les comptes dont la facturation directe est activée. Utilisez-le pour consulter les données de reporting d’un bénéficiaire de paiement spécifique.
Remarque : Si le message « Aucune donnée disponible » ou « Problème de chargement des données » s’affiche, cela n’indique pas une erreur système ; cela signifie simplement qu’aucune information ne correspond à vos filtres actuels. Essayez de modifier votre plage de dates ou de supprimer vos filtres.
Comment sont calculés les pourcentages de tendance
Les pourcentages de tendance affichés sur la page de reporting de Perk comparent la valeur de la période sélectionnée à celle de la période précédente de même durée. Ces deux périodes ne se chevauchent pas.
La formule est : Tendance % = (valeur de la période sélectionnée − valeur de la période précédente) / valeur de la période précédente
Par exemple, imaginez que vous consultiez les rapports du 31 mai et que vous les filtriez sur les 30 derniers jours. Les dépenses totales de mai sont comparées à celles d'avril (les 30 jours précédant immédiatement la période sélectionnée). Si les dépenses de mai s'élèvent à 12 000 $ et celles d'avril à 10 000 $, le pourcentage de tendance est de (12 000 $ − 10 000 $) / 10 000 $ = +20 %.
Le même principe s'applique aux périodes plus longues. Si vous filtrez sur les 90 derniers jours, Perk compare les trois derniers mois aux trois mois précédents. Par exemple, mai, avril et mars seront comparés à février, janvier et décembre.
Télécharger un rapport personnalisé
Vous pouvez télécharger vos données de voyage au format CSV ou Excel, avec des champs personnalisables. Le lien de téléchargement du rapport personnalisé se trouve sur la page d'accueil des rapports.
Ceci est très utile pour les analystes qui ont besoin de consulter les coûts pour chaque voyageur, car la page d'accueil principale ne présente que des données au niveau du voyage pour ces analystes.
Remarque : Les analystes disposant d’un accès au niveau utilisateur voient une bannière indiquant : « Vous consultez uniquement les données de voyage de certains voyageurs. Votre administrateur de compte a modifié vos autorisations. » Cette bannière renvoie vers le téléchargement du rapport personnalisé où ils peuvent consulter le détail des coûts par voyageur.
Actualisation des données et conversion de devises
Les données de reporting dans Perk sont mises à jour quotidiennement, et non en temps réel. Le système traite les informations de la veille à partir de 5h40 UTC et actualise les données à 6h00 UTC. La page affiche l'horodatage de la dernière mise à jour des données (généralement 5h30 UTC) afin que vous puissiez vérifier la date et l'heure de la dernière actualisation.
Les données de la veille sont généralement disponibles environ deux heures après le début du traitement. Si vous programmez des rapports automatisés, veillez à ce qu'ils ne s'exécutent pas avant 9 h 00 UTC afin de garantir l'inclusion des données de la veille.
Remarque : Les taux de change indiqués dans les rapports correspondent au taux moyen journalier de la veille de la date de la dépense. Ce taux peut différer des taux horaires utilisés ailleurs dans Perk, notamment sur la page de réservation.
Les données archivées, telles que les anciens centres de coûts et les utilisateurs désactivés, figurent toujours dans les rapports. En revanche, les utilisateurs supprimés n'y apparaissent pas.
Accès aux rapports par rôle
L'accès à la page de reporting dans Perk dépend du rôle et des autorisations de l'utilisateur. Le tableau ci-dessous récapitule les informations accessibles à chaque rôle.
| Rôle | Ce que cela montre |
|---|---|
| Administrateur | Accès complet à toutes les sections de reporting sur la page d'accueil. |
| Analyste (poste en finance) | Accès complet à toutes les sections de reporting. Les analystes disposant d'un accès utilisateur visualisent uniquement les données par voyage, et non les données individuelles des voyageurs. Une bannière les avertit et propose un lien pour télécharger le rapport personnalisé présentant les coûts par voyageur. |
| Réviseur financier | Rapports de dépenses uniquement. Aucun accès aux tableaux de bord Travel Insights. |
| Chargé de l'approbation | Page d'accueil simplifiée affichant les statistiques des voyages approuvés et refusés. Seuls les utilisateurs désignés comme examinateurs dans une politique d'approbation active y ont accès ; les responsables hiérarchiques n'y ont pas accès. |
| Responsable de voyages | Aucun accès aux rapports n'est autorisé par défaut, sauf si la personne est explicitement désignée comme approbateur dans une politique d'approbation. |