En collaboration avec votre administrateur de compte, vous passerez bientôt à Perk pour le traitement des factures. Vous constaterez que Perk est très similaire à Yokoy : vos tâches principales restent les mêmes et toutes les fonctionnalités que vous utilisiez sont toujours présentes. Voici les points essentiels à retenir pour bien démarrer.
Trouver vos pages de traitement des factures
Dans Perk, vos pages principales se trouvent dans le menu Factures. Consultez le tableau ci-dessous pour savoir où se trouvent désormais tous les documents Yokoy.
| À Yokoy | Maintenant dans Perk |
|---|---|
| Traitement des factures > Factures | Factures > Traitement des factures > Factures |
| Traitement des factures > Fournisseurs | Factures > Traitement des factures > Fournisseurs |
| Traitement des factures > Bons de commande | Factures > Traitement des factures > Bons de commande |
| Gestionnaire > Approbations, Gestionnaire > Recherche | Dépenses > Approbations > Liste des approbations ou Recherche |
| Finance > Analyse | Analyser > Analyse des dépenses |
| Soumis par > Factures | Dépenses > Frais > Factures |
| Finance > Révision, Finance > Exporter, Finance > Recherche | Finance > Vérification > Dépenses et factures, Finance > Vérification > Exporter, Finance > Vérification > Recherche |
| Audit > Recherche | Finance > Audit > Recherche |
Vous avez également accès à Mes tâches, qui vous donne un aperçu rapide de tout ce qui attend votre attention et vous permet également de télécharger de nouvelles factures.
Remarque : Dans les pages « Mes tâches », « Liste des approbations », « Révision » et « Exporter », vous pouvez voir des onglets relatifs aux dépenses même si votre entreprise n’utilise pas Perk pour le traitement des dépenses. Toute action effectuée à l’aide de ces onglets sera inopérante.
Gestion des factures
La gestion des factures dans Perk fonctionne de la même manière que dans Yokoy. Accédez à Factures > Traitement des factures > Factures pour consulter toutes les factures de votre entreprise, à n'importe quelle étape du processus d'approbation.
À partir de là, vous pouvez :
- Téléchargez directement une nouvelle facture.
- Modifiez et codez le contenu de la facture, puis soumettez-la pour approbation.
- Rappelez une facture que vous avez déjà soumise.
- Transmettre une facture à un autre expéditeur.
- Afficher et surveiller factures téléchargées et factures approuvées.
Vous pouvez également Envoyer les factures par e-mail — cela fonctionne de la même manière que dans Yokoy. Pour des instructions détaillées sur toutes les tâches liées à la facturation, consultez Traiter et coder les factures.
Astuce : Perk peut automatiquement détecter des mots-clés spécifiques sur les factures pour faciliter le codage.
Gestion des fournisseurs et des bons de commande
La gestion des fournisseurs et des bons de commande fonctionne de la même manière que dans Yokoy.
- Fournisseurs : Accédez à Factures > Traitement des factures > Fournisseurs pour gérer Données et paramètres du fournisseur.
-
Bons de commande : Accédez à Factures > Traitement des factures > Bons de commande pour consulter les bons de commande importés et leurs réceptions de marchandises associées. Cette section n’apparaît que si les bons de commande sont activés pour votre entreprise.
Pour plus d'informations sur la correspondance des bons de commande, consultez Appariement des factures et des bons de commande – Appariement bidirectionnel, Appariement des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises – Appariement à 3 voies, et Correspondance des statuts pour les commandes et les réceptions de marchandises.
Approbation des factures
Si vous êtes également responsable de l'approbation des factures, vous pouvez examiner et approuver les factures soumises à partir de Dépenses > Approbations > Liste des approbations.
En tant qu'approbateur, vous pouvez également Ajoutez les pièces justificatives aux factures avant de les approuver.
Utilisation de Perk sur mobile
Au lieu d'utiliser l'application mobile Yokoy, vous utilisez désormais l'application Perk. Vous pouvez la télécharger sur l'App Store ou le Google Play Store.
Avertissement : Vous ne pouvez pas télécharger ni consulter de factures dans l’application mobile Perk. Pour vérifier ou soumettre des factures, utilisez l’application web Perk ou connectez-vous à Perk via le navigateur de votre appareil mobile.
Si vous êtes un approbateur, vous pouvez toujours examiner et traiter les factures depuis la boîte de réception des approbations dans l'application mobile.
Paramètres de facturation pour les administrateurs de compte
Auparavant, en tant que gestionnaire de factures, vous auriez pu gérer les paramètres des factures si vous aviez bénéficié d'autorisations supplémentaires dans Yokoy.
Dans Perk, vous devez être un Vous devez être administrateur du compte pour effectuer cette tâche. Voici où trouver les pages de configuration pertinentes dans Perk :
- Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation — Voir Paramètres de facturation pour les catégories de factures, les conditions de paiement, les règles commerciales et plus encore.
- Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales — Voir Configurer les contrôles et la rejet des factures.
Pour obtenir la liste des autres changements importants lors du passage de Yokoy à Perk, consultez Yokoy contre Perk : principaux changements.