Le rapport de dépenses de Perk offre aux administrateurs de compte et aux responsables financiers une vue d'ensemble des dépenses de votre entreprise. Cet article vous explique en quoi consiste cette fonctionnalité, quels rôles y ont accès et où la trouver dans Perk.
Ce que montrent les rapports de dépenses
L'aperçu comprend quatre vignettes en haut de la page. Chaque vignette présente un chiffre clé :
- Dépenses totales : la valeur totale des dépenses exportées au cours de la période sélectionnée.
- Meilleur dépensier : l'employé ayant effectué les dépenses les plus élevées au cours de la période.
- Objet de coût principal : l’objet de coût ayant les dépenses les plus élevées au cours de la période.
- Catégorie principale : la catégorie de dépenses ayant enregistré les dépenses les plus élevées au cours de la période.
Sous les titres principaux, quatre graphiques vous donnent une ventilation plus détaillée de vos dépenses :
- Tendance des dépenses totales : comment vos dépenses totales ont évolué au cours de la période sélectionnée.
- Dépenses par objet de coût : comment les dépenses des objets de coût ont évolué au cours de la période sélectionnée.
- Dépenses par catégorie : comment les dépenses par catégorie de dépenses ont évolué au cours de la période sélectionnée.
- Dépenses par employé : comment les dépenses par employé ont évolué au cours de la période sélectionnée.
Vous pouvez également générer une exportation Excel ou CSV personnalisée directement à partir de l'aperçu en utilisant le bouton Téléchargement personnalisé, ou configurer un envoi par e-mail programmé en utilisant l'option Planifier le rapport.
Comment les données de dépenses sont-elles calculées ?
Les rapports de dépenses sont basés sur les dépenses exportées enregistrées dans Perk. Les montants sont affichés dans votre devise préférée. Lorsqu'une dépense est enregistrée dans une autre devise, Perk la convertit en utilisant l'EUR comme taux de change de base.
L'aperçu comprend les types de dépenses suivants : dépenses avec justificatif, dépenses sans justificatif, indemnités journalières et frais kilométriques. Veuillez noter que seules les dépenses exportées figurent dans le tableau de bord.
Répartition des dépenses entre les employés, les centres de coûts et les catégories
Lorsqu'une dépense est partagée ou répartie entre plusieurs employés, objets de coûts ou catégories, Perk répartit la dépense comme suit :
- Dépenses des employés : le montant des dépenses est réparti équitablement entre tous les participants internes. Les participants externes ne sont pas inclus dans cette répartition. Les montants sont arrondis à deux décimales, et tout excédent est attribué à un participant.
- Répartition des dépenses par objet de coût : le montant des dépenses est réparti entre les objets de coût selon le pourcentage de pondération configuré pour chaque dépense. Chaque objet de coût reçoit le pourcentage qui lui est attribué dans le total. Les objets de coût non appariés dans les données de votre organisation sont exclus de la répartition. Les montants sont arrondis à deux décimales, et le reste est affecté à un seul objet de coût.
- Répartition des dépenses : le montant de la dépense est réparti entre les catégories configurées. Si cette répartition ne couvre pas la totalité du montant, le solde est affecté à la catégorie principale de la dépense. Les noms de catégories étant propres à chaque entité juridique, un même identifiant de catégorie peut s'afficher différemment selon les entités.
Remarque : Le tableau de bord des dépenses reflète les données traitées par le système de traitement de données de Perk. Un léger délai peut s'écouler avant l'affichage des transactions les plus récentes ; les chiffres peuvent donc ne pas correspondre aux données en temps réel.
Qui a accès aux rapports de dépenses ?
Seuls les administrateurs de compte et les vérificateurs financiers peuvent consulter l'aperçu des rapports de dépenses.
- Les administrateurs de compte voient l'aperçu complet de toutes les entités juridiques et de tous les employés de leur organisation.
- Les analystes financiers consultent les rapports de dépenses des entités relevant de leur champ d'application.
Remarque : Les autres rôles — y compris les gestionnaires de voyages, les employés et les auditeurs — ne peuvent pas accéder aux rapports de dépenses.
Où trouver les rapports de dépenses
Vous pouvez accéder aux rapports de dépenses depuis la barre latérale de Perk.
- Allez à Analyser > Rapports de dépenses pour ouvrir l'aperçu.
- Sélectionnez une plage de dates ou utilisez Bouton de téléchargement personnalisé pour exporter un rapport détaillé.