Perk notifie les approbateurs lorsque de nouvelles dépenses sont en attente de validation. Vous pouvez recevoir ces notifications par e-mail et, si votre administrateur a configuré l'intégration, via Slack ou Microsoft Teams.
Les notifications par e-mail sont disponibles pour tous les abonnements Perk. Les notifications Slack et Microsoft Teams sont uniquement disponibles pour les comptes Premium et Pro.
Cet article vous permettra de comprendre le contenu de chaque notification et comment approuver ou refuser les dépenses qui y sont associées.
Remarque : Ces notifications sont distinctes de l’e-mail récapitulatif des tâches de dépenses en cours, qui regroupe toutes vos tâches en cours dans un seul récapitulatif. Vous pouvez recevoir les deux si votre administrateur a activé l’envoi d’e-mails récapitulatifs des tâches de dépenses en cours ; elles sont configurées indépendamment et l’une n’affecte pas l’autre.
Que contiennent les notifications de dépenses ?
Perk vous envoie un courriel quotidien dès que de nouvelles dépenses vous sont soumises pour approbation. Vous ne le recevrez que les jours où une demande est en attente ; si aucune demande n'est en attente, aucun courriel ne vous sera envoyé.
Le courriel récapitule les dépenses nécessitant votre attention, en précisant leur description, le nom de l'expéditeur, le mode de paiement et le montant. Si plusieurs dépenses sont en attente, le courriel en affiche un aperçu et indique le nombre total.
Slack (comptes Premium et Pro)
Microsoft Teams (comptes Premium et Pro)
Si votre administrateur a configuré le Intégration de Microsoft Teams : Perk vérifie toutes les heures les nouvelles dépenses et vous envoie une notification Teams dès qu’une dépense est en attente. La notification affiche les détails de la dépense et un Accéder aux approbations Bouton qui vous amène directement à votre file d'attente d'approbations dans Perk.
Examiner et approuver une dépense
Les trois types de notification (courriel, Slack et Teams) vous redirigent vers Perk pour consulter et traiter vos dépenses. Il n'est pas possible d'approuver ou de refuser une dépense directement depuis la notification.
- Ouvrez la notification et cliquez sur Accéder aux approbations.
- Dans Perk, vérifiez les détails de la dépense, notamment la description, le montant, la date, la catégorie et tout reçu joint.
- Cliquez sur Approuver si la dépense est valide.
Une fois approuvée, la dépense suit son cours dans le processus de remboursement. La personne ayant soumis la dépense est informée de son approbation.
Renvoyer une dépense
- Ouvrez la notification et cliquez sur Accéder aux approbations.
- Dans Perk, examinez le détail des dépenses et identifiez le motif du refus.
- Cliquez sur Refuser.
- Vous pouvez également ajouter un commentaire expliquant pourquoi vous renvoyez les frais.
- Confirmez votre décision.
Une fois la demande rejetée, la dépense est renvoyée à l'expéditeur avec vos commentaires afin qu'il puisse la corriger et la soumettre à nouveau., à condition que vous n'ayez pas choisi de refuser définitivement cette dépense.
Examiner plusieurs dépenses
Chaque notification récapitule les nouvelles dépenses qui vous ont été soumises depuis le dernier contrôle. Vous pouvez cliquer sur la notification pour les consulter dans Perk.
Conseil : Pour consulter toutes les dépenses en attente au même endroit, rendez-vous sur Dépenses > Mes tâches > Approbations ou Dépenses > Approbations > Liste des approbations dans Perk. La liste des approbations vous offre une vue dédiée où vous pouvez filtrer, trier et approuver en masse les dépenses sans avoir à cliquer sur chaque notification.