Vous pouvez configurer Perk pour envoyer des récapitulatifs par e-mail aux employés, aux délégués et aux approbateurs afin de leur rappeler les tâches en cours : notes de frais à soumettre, factures à examiner, transactions à rapprocher et approbations en attente pour l’entreprise.
L'e-mail relatif aux tâches de dépenses en cours est distinct des notifications d'approbation des dépenses. Ces dernières sont des alertes quotidiennes dédiées, envoyées aux approbateurs lorsque de nouvelles dépenses leur sont soumises pour examen, par e-mail, Slack ou Microsoft Teams. Pour en savoir plus, consultez Gérer les notifications d'approbation des dépenses.
Cet article vous permettra de comprendre le contenu de chaque type de notification et comment configurer la fréquence d'envoi pour votre entreprise.
Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.
Notifications aux employés
Dans Perk, les notifications aux employés leur rappellent les tâches à accomplir. Perk vérifie quotidiennement pour chaque entreprise dont les notifications sont activées et envoie un courriel individuel à chaque personne ayant des tâches en cours.
Par exemple, si un employé a des notes de frais en brouillon ou un voyage dont les dates sont passées, Perk les considère comme des tâches en cours et les inclut dans la notification.
Perk informe les employés de ces tâches :
- Dépenses : toutes les dépenses en statut brouillon, nécessitant une révision ou rejetées.
- Transactions : toutes les transactions non appariées.
- Voyages : tout voyage ayant le statut de brouillon, de révision ou de prêt à être soumis.
- Factures : toute facture en statut nouveau, brouillon ou nécessitant une révision.
Dépenser les notifications de délégué
Les notifications de délégation permettent de rediriger les rappels de tâches en cours vers une personne habilitée à soumettre les notes de frais en leur nom. Pour activer cette fonction, cochez la case Rappeler aux délégués la soumission des notes de frais les tâches en cours.
Les personnes doivent également sélectionner un délégué dans leur profil (Profil > Préférences > Délégués de dépenses), dans le champ Soumet les dépenses en votre nom puis activer Envoyé à vos délégués de dépenses (Profil > Préférences > Notifications).
Les délégués reçoivent uniquement des notifications concernant les dépenses ou les factures à l'état de brouillon ou renvoyées pour modification. Ils ne reçoivent pas de notifications d'approbation ; seule la personne concernée ou son délégué peut donner suite à ces approbations.
Étant donné que chacun choisit individuellement de rediriger ou non ses notifications vers un délégué aux dépenses, Perk envoie les notifications aux délégués aux dépenses séparément des notifications aux employés.
Perk informe les délégués de ces tâches :
- Dépenses : toutes les dépenses en statut brouillon, nécessitant une révision ou rejetées.
- Transactions : toutes les transactions non appariées.
- Voyages : tout voyage ayant le statut de brouillon, de révision ou de prêt à être soumis.
Notifications à l'approbateur et au délégué d'approbation
Perk peut envoyer aux approbateurs un récapitulatif de toutes les dépenses, voyages et factures en attente de leur approbation.
Si une personne a délégué ses approbations à un délégué (configuré dans son profil ou Dépenses > Approbations > Approbations d'objets de coûts), le délégué reçoit le résumé à la fois de ses propres éléments en attente et des tâches qui lui sont déléguées.
Perk informe les approbateurs et leurs délégués de ces tâches :
- Dépenses : toutes les dépenses dont le statut est En approbation.
- Voyages : tout voyage ayant le statut En cours d'approbation.
- Factures : toute facture dont le statut est En approbation.
Paramétrage de la fréquence de notification
L'envoi d'e-mails concernant les tâches de dépenses en cours est activé au niveau de l'entreprise. Ces notifications sont envoyées exclusivement par e-mail ; elles ne peuvent pas être envoyées via Slack ou Microsoft Teams. Vous pouvez choisir la fréquence d'envoi de ces e-mails par Perk.
- Mensuel : choisissez n'importe quel jour du mois, du 1 au 28.
- Hebdomadaire : choisissez n'importe quel jour de la semaine, du lundi au dimanche.
- Quotidien : envoie les jours ouvrables vers 8 h 00, du lundi au vendredi UTC.
Le service de notification est désactivé par défaut. Pour activer l'envoi de notifications :
- Allez à Paramètres > Compte > Entreprises et sélectionnez une entreprise.
- Cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Service de notification.
- Sélectionnez Rappeler aux employés les tâches en cours ou Rappeler au délégué à la soumission des dépenses les tâches en cours.
- Choisissez une fréquence. Si vous choisissez mensuelle, vous pouvez définir une date précise entre le 1er et le 28.
Pour tester votre configuration, cliquez sur Envoyer un e-mail de test. Assurez-vous d'enregistrer le formulaire au préalable ; toute modification non enregistrée ne sera pas prise en compte lors du test.