Utilisez le Rapport de recouvrement des factures Ce rapport permet de rapprocher vos relevés de facturation Perk avec les factures de TVA reçues de vos fournisseurs. Il aide les responsables financiers et les administrateurs de comptes à suivre les factures perçues, à télécharger les fichiers PDF et à identifier les anomalies de facturation.

Que fait le rapport de recouvrement des factures ?

Ce rapport rassemble trois types de données en un seul endroit :

• Données de facturation du fournisseur : Ventilation de la TVA extraite des lignes de facture du fournisseur, comprenant le montant net, le montant de la taxe, le montant brut, le taux de TVA et la catégorie de dépenses (telles que les séjours, les repas ou la taxe de séjour).
• Données de facturation des avantages sociaux : les montants facturés par Perk à votre compte, tels qu'ils figurent sur votre relevé de facturation.
• Détails de la réservation et du voyage : Identifiants de voyage, objets de coûts, pays de service, noms des fournisseurs et dates de paiement : vous pouvez ainsi faire correspondre les lignes de facture aux voyages qui les ont générées.

Ce rapport est conçu pour vous aider à vérifier que les montants figurant sur votre relevé de facturation correspondent aux factures originales du fournisseur.

Par exemple, un contrôleur financier peut filtrer le rapport par date de départ pour identifier rapidement les séjours à l'hôtel pour lesquels une facture a été perçue, les factures qui sont encore en attente et les écarts qui existent entre le montant facturé et le montant de la facture du fournisseur.

Où trouver le rapport

Vous trouverez ce rapport dans la section Analyser :

1. Aller à Analyser > Reportages de voyage
2. Trouvez le rapport de recouvrement des factures section

Avant d'ouvrir le rapport complet, vous verrez un résumé pour la période sélectionnée.

La section récapitulative présente quatre indicateurs pour la période sélectionnée :

• % de réservations avec facture encaissée: Le pourcentage de réservations d'hôtel éligibles pour lesquelles Perk a reçu et traité une facture de TVA du fournisseur.
• Économies d'impôt estiméesEstimation du montant de TVA que vous pourriez récupérer, basée sur les factures collectées à ce jour. Ce montant n'est pas garanti.
• Réservations avec facture en attente: Le nombre de réservations pendant la période où aucune facture fournisseur valide n'a encore été reçue ou validée.
• Factures présentant des anomalies: Le nombre de réservations pour lesquelles le montant brut figurant sur la facture du fournisseur ne correspond pas au montant brut figurant sur le relevé de facturation Perk.

Pour ouvrir la vue détaillée du rapport, cliquez Voir le rapport complet.

Ouvrir le rapport complet

Lorsque vous cliquez Voir le rapport complet Pour ouvrir la vue détaillée du rapport, vous pouvez :

• Réconcilier Montants des relevés de facturation par rapport aux factures fournisseurs recouvrées.
• Filtrer par période de facturation, société, objet de coût, pays de prestation de services, identifiant de voyage, nom du fournisseur et statut de recouvrement des factures.
• Télécharger les factures fournisseurs au format PDF du tableau des factures fournisseurs.
• Export exporter les tableaux au format CSV ou Excel.
• Planifier la livraison recevoir le rapport automatiquement par courriel.

Structure des données

Le rapport comprend deux tableaux : le relevé de facturation et la facture du fournisseur.

• Tableau des relevés de facturation : Chaque ligne représente un relevé de facturation lié à une ou plusieurs factures fournisseurs. Elle indique les identifiants de facturation, les trajets associés, les détails du fournisseur et du centre de coûts, le statut de la facture et les éventuelles anomalies.
• Tableau des factures fournisseurs (lignes de TVA) : Chaque ligne représente les éléments de la facture fournisseur, regroupés par taux de TVA. Elle comprend les références de voyage et de réservation, le lien vers le relevé de facturation, le détail de la TVA, les totaux, la devise, la catégorie et les notes d'anomalie.

À noter : une même facture fournisseur peut inclure plusieurs taux de TVA (par exemple, les frais de chambre et le petit-déjeuner). Dans ce cas, la facture apparaît sur plusieurs lignes. Seules les factures encaissées figurent dans ce tableau.

Remarque : Le rapport est mis à jour une fois par jour. Toutes les factures perçues ou validées depuis la dernière mise à jour apparaîtront le jour suivant.

Filtrer le rapport

Utilisez les filtres en haut de la page. Les filtres mettent à jour le résumé et les deux tableaux.

• Date de facturation des avantages sociauxFiltrer par période de facturation spécifique.
• Date de départFiltrer par plage de dates de départ du voyageur.
• EntrepriseSi votre compte comporte plusieurs entreprises, filtrez pour n'en afficher qu'une ou plusieurs.
• Objet de coût: Concentrez-vous sur des départements ou des budgets spécifiques.
• ID du voyage: Rechercher un voyage Perk spécifique.
• Pays de serviceFiltrer par pays où le séjour ou le service a eu lieu.
• Nom du fournisseurFiltrer par hôtel ou prestataire de services spécifique.
• Facture encaisséeAfficher uniquement les factures encaissées, uniquement les factures en attente ou toutes les factures.

Lecture du tableau des relevés de facturation Perk

Ce tableau présente une ligne par réservation telle qu'elle apparaît sur votre relevé de facturation Perk (INV-03). Utilisez-le pour comparer le montant facturé par Perk avec le montant de la facture du fournisseur.

Lecture du tableau des factures des fournisseurs

Ce tableau présente une ligne par poste de dépense, avec le même taux de TVA sur une facture fournisseur.

Interprétation des divergences

Si la différence Le montant figurant sur le relevé de facturation Perk n'est pas égal à 0 ; il ne correspond pas au montant de la facture du fournisseur.

Des écarts sont à prévoir. Par exemple :

• Options supplémentairesServices supplémentaires ajoutés après la réservation initiale (par exemple, départ tardif).
• Conversion de devisesLa facture du fournisseur est en monnaie locale et le relevé de facturation est converti.
• Remboursements partielsUn avoir a été émis.

Toutefois, certaines divergences peuvent nécessiter une enquête, telles que :

• Facture non encore recouvrée: Il n'y a pas encore de facture du fournisseur à comparer.
• Différences de frais inattenduesLes commentaires incluent une note de l'équipe des opérations Perk.

Pour plus d'informations sur l'interprétation des divergences du rapport, consultez Comprendre les écarts de facturation.

Conseil : Utilisez le ID du voyage filtre ou le lien dans Numéro complet de la facture pour ouvrir le PDF et vérifier directement les montants.